Gerir sites inativos com políticas de site inativas

As funcionalidades de gestão do ciclo de vida do site da Gestão Avançada do Microsoft SharePoint permitem-lhe melhorar a governação do site ao configurar políticas automatizadas no centro de administração do SharePoint. As políticas de site inativas, que fazem parte das funcionalidades de gestão do ciclo de vida do site do SharePoint, ajudam-no a automatizar este processo. Pode configurar uma política de site inativa para detetar automaticamente sites inativos e notificar os proprietários do site por e-mail. Em seguida, os proprietários podem confirmar se o site ainda está ativo.

O que precisa para criar uma política de site inativa

Quais são os requisitos de licença?

A sua organização tem de ter a licença correta e cumprir determinadas permissões ou funções administrativas para utilizar a funcionalidade descrita neste artigo.

Em primeiro lugar, a sua organização tem de ter uma das seguintes licenças base:

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

Além disso, precisa de, pelo menos, uma destas licenças:

• Microsoft 365 Copilot licença: tem de ser atribuída uma licença copilot a pelo menos um utilizador na sua organização (este utilizador não precisa de ser administrador do SharePoint).
• Licença de Gestão Avançada do Microsoft SharePoint: Disponível como uma compra autónoma.

Requisitos de administrador

Tem de ser um administrador do SharePoint ou ter permissões equivalentes.

Informações adicionais

Se a sua organização tiver uma licença copilot e, pelo menos, uma pessoa na sua organização lhe for atribuída uma licença copilot, os administradores do SharePoint obterão automaticamente acesso às funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint necessárias para a implementação do Copilot.

Para organizações sem uma licença copilot, pode utilizar as funcionalidades de Gestão Avançada do SharePoint ao comprar uma licença de Gestão Avançada do SharePoint autónoma.

Como funcionam as políticas de site inativas

Âmbito das políticas de site inativas

Pode configurar parâmetros para uma política de site inativa, como período de tempo inativo, tipo de modelo, origem de criação de sites, etiquetas de confidencialidade e exclusão de até 100 sites.

Atividades de site no âmbito

As políticas de sites inativas analisam a atividade no SharePoint e plataformas ligadas, como o Teams, o Viva Engage (anteriormente Yammer) e o Exchange para detetar a última atividade de um site.

Âmbito das atividades da aplicação

As políticas de site inativas não consideram a atividade da aplicação através do token de aplicação. A atividade da aplicação através do token de utilizador só é considerada quando um agente de utilizador está envolvido e cumpre os seguintes critérios.

Modelos de site no âmbito

A gestão do ciclo de vida do site analisa a atividade de sites de comunicação, sites clássicos, sites ligados ao Teams e sites ligados a grupos com os seguintes tipos de modelo de site:

Sites fora do âmbito

Os seguintes sites são considerados fora do âmbito e excluídos da deteção de atividade do site:

• Sites do OneDrive

• Sites criados por utilizadores do sistema

• Sites de catálogo de aplicações

• Sites de raiz

• Sites iniciais

• Sites de administração de inquilinos

• Sites associados a canais Do Teams Partilhados e Privados

Modos de política

Ao configurar uma política de ciclo de vida do site, pode escolher entre uma política de simulação e uma política ativa.

Modo de simulação

A política de simulação é executada uma vez e gera um relatório com base nos parâmetros definidos. Se falhar, terá de eliminá-lo e criar um novo. Depois de validar uma política de simulação, pode convertê-la numa política ativa.

Modo ativo

A política ativa é executada mensalmente, gerando relatórios e enviando notificações aos proprietários do site para confirmar a status do site. Se falhar durante um mês específico, será novamente executado na agenda seguinte. A política impõe ações em sites que permanecem não certificados ou não são registados pelo proprietário ou administrador do site, desde que o tenha configurado para efetuar ações de imposição.

Como criar uma política de site inativa

Para criar uma política de site inativa, expanda Políticas e selecione Gestão do ciclo de vida do site no centro de administração do SharePoint:

1. Selecione + Criar política e, em seguida, selecione Seguinte.

   

2. Selecione a opção de âmbito da política e selecione Seguinte.

Se selecionar Carregar um ficheiro CSV com uma lista de até 10 000 URLs, pode carregar uma lista de URLs de sites selecionados para a política.

5. Defina a configuração da política ao selecionar o período de inatividade, os destinatários do e-mail e as ações de imposição. Selecione Avançar.

   Durante o passo de configuração, pode:

   • Opte por enviar e-mails aos proprietários do site ou aos administradores do site, ou ambos.
   • Personalize o conteúdo do e-mail para fornecer mais contexto e instruções aos destinatários do e-mail.
   • Escolha as ações de imposição se não houver resposta dos proprietários ou administradores do site após três notificações.

   Escolher ações de imposição

   Para sites que não são certificados ou atestados após 3 notificações mensais para qualquer uma das políticas de gestão do ciclo de vida do site, pode efetuar uma das seguintes ações de imposição.

   Ação de imposição	Comportamento da política
   Não fazer nada	Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Após este período, não são enviadas notificações para os próximos três meses. Se o site permanecer pouco atraente após seis meses, as notificações mensais são retomadas. O relatório de execução de políticas lista sites não formatados como não acionados pelo proprietário do site. Pode transferir este relatório e filtrar sites marcados como não acionados.
   Acesso somente leitura	Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como atestado durante este período, o site entra no modo só de leitura.
   Arquivo sites após o período só de leitura obrigatório	Os proprietários do site ou os administradores do site recebem notificações mensais durante três meses. Se os destinatários da notificação não marcarem o site como atestado durante este período, o site entrará no modo só de leitura durante uma duração configurável (3, 6, 9 ou 12 meses). Após o número de meses configurado, o site é arquivado através do Microsoft 365 Arquivo. O arquivo está sujeito ao inquilino que ativa o Microsoft 365 Arquivo no centro de Administração da Microsoft.

   A captura de ecrã seguinte mostra um exemplo de configuração de ações de imposição para uma política de atestado de site:

   Observação

   Se configurar a política para efetuar uma ação de imposição:

   • As notificações não serão enviadas depois de a ação da política ser bem-sucedida.
   • O site e status estão incluídos no relatório mensal.

   

6. Atribua um nome à política, adicione uma descrição (opcional) e selecione um modo de política. Selecione Concluir. A sua política é agora criada e pode ser visualizada e gerida a partir da política de site De gestão > do ciclo de vida do site Inativa dashboard.

   

Notificações de site inativas para proprietários de sites ou administradores de sites

As notificações informam os proprietários de sites do SharePoint ou os administradores do site quando um site está inativo durante um número especificado de meses. Para manter o site, os destinatários da notificação devem selecionar o botão Certificar site no e-mail de notificação. Depois de certificada, a gestão do ciclo de vida do site não marcar a atividade do site durante um ano.

Sites geridos por várias políticas de gestão do ciclo de vida do site

Para cada tipo de política de gestão do ciclo de vida do site — política de propriedade do site, política de site inativa e política de atestado de site — se forem criadas várias políticas com o mesmo tipo, os e-mails de notificação não são repetidos. Se uma notificação tiver sido enviada nos últimos 30 dias a partir de qualquer política desse tipo e o site permanecer não certificado, não serão enviadas mais notificações. O relatório de execução de políticas mostra a status do site como "Notificado por outra política".

Por exemplo, se um site for abrangido por duas políticas de site inativas diferentes e receber um e-mail de notificação da primeira política, não serão enviadas notificações adicionais a partir da segunda política nos próximos 30 dias se o site permanecer não certificado.

Recomenda-se garantir que as políticas do mesmo tipo não têm âmbitos sobrepostos. Se os sites estiverem no âmbito de várias políticas do mesmo tipo, a agenda de notificação e as ações de imposição no site poderão tornar-se imprevisíveis.

Ações de imposição

A tabela seguinte resume o comportamento da política de site inativo com base na ação de imposição selecionada:

Modo só de leitura

Uma política de site inativa configurada com a ação de imposição só de leitura envia notificações adicionais para informar os proprietários do site ou os administradores do site quando não houver resposta.

É enviada uma notificação quando o site entra no modo só de leitura.

Assim que o site estiver no modo só de leitura, é adicionada a seguinte faixa ao site:

Remover site do modo só de leitura

Para remover um site do modo só de leitura no centro de administração do SharePoint, aceda à página Sites ativos , selecione o site e, em seguida, selecione Desbloquear no painel da página do site.

Os proprietários do site não podem remover um site do modo só de leitura e têm de contactar o administrador do inquilino para remover o modo só de leitura.

Anular a arquivo de um site

Para desbloquear um site no centro de administração do SharePoint, expanda Sites e selecione Sites arquivados. Selecione o site que pretende anular e selecione Reativar.

Reporting

Os sites com inatividade durante seis meses estão listados no relatório de execução de políticas. O relatório está disponível para transferência como um ficheiro de .csv e permite-lhe filtrar sites que são considerados não acionados pelos proprietários do site.

A tabela seguinte descreve as informações incluídas no relatório de execução de políticas:

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