自動套用保留標籤以保留或刪除內容

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

保留標籤 最實用的功能之一，是將標籤自動套用至符合特定條件的內容。 在此情況下，貴組織中的人員不必親自套用保留標籤。 Microsoft 365 會執行這些動作。

自動套用保留標籤很強大是因為：

• 您不需要訓練您的使用者記下所有分類。
• 您不需要仰賴使用者正確地將所有內容分類。
• 使用者不再需要了解資料控管原則，他們可以專心工作。

當內容尚未套用保留標籤且包含敏感性資訊、關鍵字或可搜尋屬性，或符合 可訓練分類器時，您可以自動套用保留標籤至內容上。 您也可以自動將保留標籤套用至儲存在 SharePoint 或 OneDrive 中的雲端附件。

根據下列條件自動套用保留標籤的程式：

使用下列指示執行兩個系統管理員步驟。

了解模擬模式

當自動套用標籤原則針對下列任一條件設定時，您可以在模擬模式中執行：

• 特定敏感資訊類型
• 符合您所建立查詢的特定關鍵字或可搜尋的屬性

與 敏感度標籤自動套用標籤原則的模擬模式非常類似，這項新增功能可讓您執行自動套用標籤部署，例如 PowerShell 的 WhatIf 參數。 您會看到報告的結果，就好像自動標記原則使用您定義的條件套用您選取的標籤一樣。 然後，您可以視需要調整條件以確保精確度，然後重新執行模擬。

模擬模式也可讓您在部署之前逐漸增加自動套用標籤原則的範圍。 例如，您可能會從單一位置 (例如 SharePoint 網站) 的單一文件庫開始使用。 接著，使用反覆變更將範圍增加至多個網站，然後增加至其他位置 (例如 OneDrive)。

自動標籤原則的一般工作流程：

1. 建立並設定自動套用標籤保留原則。

2. 在模擬模式下執行原則，並等待其完成。

3. 檢閱結果，並視需要調整您的原則並重新執行模擬。 等待它再次完成。

4. 視需要重複步驟 3。

5. 開啟原則，在生產環境中部署。

不同於自動套用敏感度標籤的模擬模式：

• 模擬模式是選擇性的，不需要在開啟原則之前完成。 您甚至可以在模擬仍在執行時開啟原則。
• 模擬完成後，結果會在七天內自動過期。 然後，若要檢視原則的範例，您必須重新啟動模擬。

自動套用保留標籤原則的模擬模式的其他考量：

• 在 12 小時內最多可以有 30 個模擬工作處於作用中狀態。
• 每個郵箱最多可以收集 100 個項目樣本。
• 如果您針對原則使用 調適性範圍 ：
  • 最多支援 20,000 個位置 (網站和信箱的任意組合) 。
  • 由於這些範圍使用每天執行的動態查詢，而且可能需要幾天時間才能完全填入，因此請在開始模擬之前等待並 確認其成員資格 。
  • 對於 Microsoft 365 群組信箱 & 網站 位置，不支援儲存在 AuxPrimary 信箱 中的專案。
• 您可能需要獲指派其他權限才能查看模擬結果。 如需必要角色的相關資訊，請參閱下一節開始 之前。
• 模擬會計算模擬時符合原則準則的所有項目。 不過，開啟原則時，只有尚未標記的內容才有資格自動套用保留標籤。
• 雖然敏感性資訊類型的自動套用標籤適用於傳送和接收的電子郵件，而不是儲存在信箱中的電子郵件，但 Exchange 位置的模擬會針對儲存在信箱中的電子郵件執行。 使用歷程記錄資料可讓您更快速地評估所選敏感性資訊類型和設定的有效性。
• 針對 Microsoft 365 群組信箱 & 網站 和 OneDrive 帳戶 位置：模擬不支援儲存在 仲裁信箱 中的專案。
• 由於模擬結果是以模擬工作執行時指定位置中可用的項目為基礎，因此請記得在開啟原則時考慮下列考量：
  • 不再位於指定位置內的項目將不會被標記。
  • 不再符合原則準則的項目將不會被標記。

在 [標籤原則] 頁面上，對於在模擬中執行的自動標記原則，或針對模擬和完成設定的自動標記原則，[ 狀態 ] 資料行會顯示 [ 在模擬中 ]。

模擬通常會在一到兩天內完成，具體取決於要分析的資料量。 已完成的模擬會觸發電子郵件通知，此電子郵件通知會寄送給設定會收到 活動警示 的使用者。

若要檢視模擬結果，請從 [ 標籤原則 ] 頁面選取原則，然後從飛出視窗窗格中選取 [ 檢視模擬]。 然後，您可以檢視任何範例、檢閱相符項目的數目和位置、編輯原則、開啟原則或重新啟動模擬。

開始之前

若要確定您有權建立和編輯保留標籤及其原則，請參閱 記錄管理 或 資料生命週期管理的許可權資訊，視您使用的解決方案而定。

若要在模擬模式下執行原則：

• 必須開啟 Microsoft 365 的稽核功能。 如果您需要開啟稽核，或者如果您不確定稽核是否開啟，請參閱開啟或關閉稽核記錄搜尋。
• 若要檢視範例清單，您必須具有「 資料分類清單檢視器 」角色，而若要在來源檢視中檢視檔案或電子郵件內容，您必須具有「 資料分類內容檢視器 」角色。

請確認您已建立要套用至項目的保留標籤。

如何建立自動套用保留標籤原則

在建立保留標籤原則之前，請先決定是否要將其設為 調適性 或 靜態。 如需詳細資訊，請參閱保留的調適型或靜態原則範圍。 如果您決定使用調適型原則，則必須先建立一或多個調適型範圍，才能建立保留標籤原則，然後在建立保留標籤原則程序期間選取它們。 如需指示，請參閱調適型範圍的設定資訊。

當您建立自動套用原則時，您可以根據您指定的條件，選取要自動套用至內容的保留標籤：

1. 登入 Microsoft Purview 入口網站 ，然後：

   如果您使用記錄管理： 解決方案>記錄管理>原則>標籤原則>自動套用標籤

   如果您使用資料生命週期管理： 解決方案>資料生命週期管理>原則>標籤原則>自動套用標籤

2. 輸入此自動標籤原則的名稱和描述，然後選取 [下一步]。

3. 針對 [選擇要套用此標籤的內容類型]，選取其中一個可用條件。 如需選項的詳細資訊，請參閱此頁面上的設定自動套用保留標籤的條件一節。

4. 針對 [指派管理單位] 頁面，請保留預設值 [ 完整目錄]。 目前，此原則不支援系統管理單位。

5. 取決於您從開始之前指示進行的選擇，針對 [選擇要建立的保留原則類型] 頁面，選取 [調適型] 或 [靜態]。 如果您尚未建立調適型範圍，您可以選取調 適型 ，但由於沒有任何調適型範圍可供選取，因此您將無法使用此選項完成原則設定。

6. 取決您選取的範圍：

   • 如果您選擇 [調適型]：在 [選擇調適型原則範圍和位置] 頁面上，選取 [新增範圍]，並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的範圍類型。 例如，如果您只新增 [使用者] 的範圍類型，您將能夠選取 Exchange 信箱 ，但無法選取 SharePoint 網站。

   • 如果您選擇 [靜態]：在 [選擇位置] 頁面上，開啟或關閉任何位置。 您可以將每個位置保留為預設值，以便將原則套用於整個位置，或指定包含和排除。

   如需位置選項的資訊，請參閱位置。

7. 請依照提示選取保留標籤，是以 模擬模式 執行原則，還是 (針對您選擇的條件) 開啟原則，然後檢閱並提交您的組態選擇。

若要編輯現有的保留標籤原則 (原則類型是　[自動套用])，請選取它，然後選取 [編輯]選項，以啟動 [編輯保留原則]設定。

使用自動套用標籤原則為內容加上標籤之後，您無法透過變更內容或原則或使用新的自動套用標籤原則來自動移除或變更已套用的標籤。 如需詳細資訊，請參閱一次僅一個保留標籤。

設定自動套用保留標籤的條件

您可以在內容包含以下資訊時，自動將保留標籤套用到內容：

• 特定敏感資訊類型

• 符合您所建立查詢的特定關鍵字或可搜尋的屬性

• 可訓練分類器的符合項目

或者，您可以對新共用的雲端附件自動套用保留標籤。

當您將保留標籤設定為根據敏感性資訊、關鍵字或可搜尋屬性或可訓練分類器自動套用時，請使用下表來識別可以自動套用保留標籤的時機。

此案例不支援草稿或從未發佈的 SharePoint 專案。

Exchange：

SharePoint 和 OneDrive：

註腳：

^* 僅適用於已分類的內容，您可以使用 內容總管來判斷。

自動將標籤套用至包含特定類型敏感資訊的內容

當您為敏感性資訊建立自動套用保留標籤原則時，系統會顯示與建立 Microsoft Purview 資料外洩防護 (DLP) 原則時相同的原則範本清單。 每個範本預設會尋找特定類型的敏感性資訊。 在下列範例中，敏感性資訊類型來自隱私權類別，以及美國個人識別資訊 (PII) 資料範本：

若要深入瞭解敏感性資訊類型，請參閱 瞭解敏感性資訊類型。 目前，此案例不支援 以精確數據比對為基礎的敏感性資訊類型 和 檔指紋識別 。

選取原則範本之後，您可以新增或移除任何類型的敏感性資訊，也可以變更信賴等級和執行個體計數。 在上一個範例螢幕擷取畫面中，這些選項已變更，因此只有在下列情況下才會自動套用保留標籤：

• 偵測到的敏感性資訊類型中的兩種具有至少中信賴等級的比對精確度 (或信賴等級)，而一個為高信賴等級。 許多機密資訊類型是與多個合作夥伴所定義；比對精確度越高的模式需要更多證據 (例如關鍵字、日期或地址)，比對精確度越低的模式則需要較少證據。 信賴等級越低，內容就越容易符合條件，但可能會產生更多誤判。

• 內容包含 1 到 9 個以下三種敏感性資訊類型其中之一的執行個體。 至的預設值為 Any。

如需這些選項的詳細資訊，請參閱 DLP 檔中的下列指引測試 您的資料外洩防護原則。

在使用敏感性資訊類型以自動套用保留標籤時，請考慮下列事項：

• 如果您使用自訂敏感性資訊類型，這些類型無法自動為 SharePoint 和 OneDrive 中的現有專案設定標籤。

自動將標籤套用至包含關鍵字或可搜尋屬性的內容

您可以使用包含特定單字、片語或可搜尋屬性值的查詢，將標籤自動套用至內容。 您可以使用搜尋運算子 （例如 AND、OR 和 NOT） 來精簡查詢。

如需使用 關鍵字查詢語言 (KeyQL) 之查詢語法的詳細資訊，請參閱 關鍵字查詢語言 (KeyQL) 語法參考。

查詢式自動套用原則使用與 eDiscovery 內容搜尋相同的搜尋索引來識別內容。 如需有關您可使用的可搜尋屬性詳細資訊，請參閱內容搜尋的關鍵字查詢和搜尋條件。

在使用關鍵字或可搜尋屬性以自動套用保留標籤時，請考慮下列事項：

• 針對 SharePoint，這些 KeyQL 查詢不支援編目屬性和自訂屬性，而且您必須只針對檔使用預先定義的受控屬性。 不過，您可以在租用戶等級使用對應，並使用預設啟用為精簡器的預先定義 Managed 屬性 (RefinableDate00-19, RefinableString00-99, RefinableInt00-49, RefinableDecimals00-09, and RefinableDouble00-09)。 如需詳細資訊，請參閱SharePoint 伺服器中的編目及受管理屬性概觀，及如需相關指示，請參閱 建立新的受管理屬性。

• 如果您將自訂屬性對應至其中一個精簡器屬性，請等候 24 小時，再在 KeyQL 查詢中使用它來取得保留標籤。

• 雖然 SharePoint 受控屬性可以使用別名來重新命名，但請勿在標籤中針對 KeyQL 查詢使用這些屬性。 一律指定受管理屬性的實際名稱，例如，"RefinableString01"。

• 若要搜尋含有空格或特殊字元的值，請使用雙引號 (" ") 括住片語;例如，subject:"Financial Statements"。

• 不支援尾碼萬用字元搜尋 (像是 *cat) 或子字串萬用字元搜尋 (像是 *cat*)。 不過，會支援前置萬用字元搜尋 (例如 cat*)。

• 使用 DocumentLink 屬性取代 Path 並根據其 URL 比對項目。 若要包含或排除特定文件庫內的內容，請使用 ParentLink 屬性。

• 請注意，部分編製索引的項目可能是導致無法將您預期的項目進行標示、或在您使用 NOT 運算子時，將您預期排除標示的項目進行標示的原因。 如需詳細資訊，請參閱 內容搜尋中的部分編製索引的項目。

• 建議您不要在文件的 RefinableStrings 值中的字組之間使用空格。 RefinableString 不是斷詞屬性。

範例查詢：

更多複雜的問題:

當 Word 文件或 Excel 試算表含有關鍵字 密碼、密碼或 pw時，下列 SharePoint 查詢可以識別出這些檔案：

(password OR passwords OR pw) AND (filetype:doc* OR filetype:xls*)

當附加至電子郵件的 Word 文件或 PDF 中含有文字 保密合約 (nda) 或字詞 non disclosure agreement (保密合約) 時，下列 Exchange 查詢可以識別出這些檔案：

(nda OR "non disclosure agreement") AND (attachmentnames:.doc* OR attachmentnames:.pdf)

下列 SharePoint 查詢會識別含有信用卡號碼的檔案：

sensitivetype:"credit card number"

下列查詢包含部分的一般關鍵字，以協助識別含有法律內容的文件或電子郵件：

ACP OR (Attorney Client Privilege*) OR (AC Privilege)

下列查詢包含一般的關鍵字，以協助識別適用於人力資源的文件或電子郵件：

(resume AND staff AND employee AND salary AND recruitment AND candidate)

請注意，最後這個範例使用了最佳做法，即是在關鍵字之間一律包括運算子。 關鍵字 (或兩個 property:value 運算式之間的空格) 與使用 AND 相同。 藉由一律新增運算子，更容易看到此範例查詢只會識別包含所有這些關鍵字的內容，而不是包含任何關鍵字的內容。 如果您想要識別包含任何關鍵字的內容，請指定或 (OR)，而不是和 (AND)。 如這個範例所示，當您一律指定運算子時，更容易正確解讀查詢。

Microsoft Teams 會議錄製檔和文字記錄

若要識別儲存在使用者 OneDrive 帳戶或 SharePoint 中的 Microsoft 會議錄製和文字記錄，請為 關鍵字查詢編輯器指定下列項目：

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

大多數情況下，會議錄製和文字記錄會儲存到 OneDrive。 但對於頻道會議，它們會儲存在 SharePoint 中。 如需詳細資訊，請參閱 使用 OneDrive 和 SharePoint 來儲存會議錄製。

查詢將識別：

• Teams 會議文字記錄，當沒有隨附的錄製檔時
• Teams 會議錄製和隨附的文字記錄

由於視訊文字記錄 會與 OneDrive 或 SharePoint 中的視訊一起儲存，因此當有 Teams 會議錄製視訊檔案時，無法個別鎖定保留。

識別具有敏感度標籤的檔案和電子郵件

若要識別在 SharePoint 或 OneDrive 中的檔案以及 Exchange 中的電子郵件已套用特定 敏感度標籤 者, 請針對 關鍵字查詢編輯器 指定下列項目:

InformationProtectionLabelId:<GUID>

若要尋找 GUID, 請使用安全性與合規性 PowerShell 的 Get-Label Cmdlet:

Get-Label | Format-Table -Property DisplayName, Name, Guid

使用可訓練分類器自動將標籤套用至內容

當您為可訓練分類器選擇一個選項時，您可以選取一或多個預先訓練或自訂的可訓練分類器：

可用的預先訓練分類器通常會更新，因此可選取的項目可能會比這個螢幕擷取畫面中顯示的更多。

如需可訓練分類器的詳細資訊，請參閱深入了解可訓練分類器。

若要使用此選項自動套用標籤，SharePoint 網站和信箱必須有至少 10 MB 的資料。

在使用可訓練分類器以自動套用保留標籤時，請考慮下列事項：

• 無法自動為超過六個月的 SharePoint 和 OneDrive 專案設定標籤。

自動套用標籤至雲端附件

如果您需要擷取並保留租使用者透過通訊傳送的所有檔案複本，或 Microsoft 365 Copilot 或 Microsoft 365 Copilot Chat 中參考的檔案，您可能需要使用此選項。 您可以將此選項與通訊服務本身的保留原則搭配使用;Exchange、Teams、Viva Engage 和 Copilot。

雲端附件 (有時也稱為新式附件) 是一種共用機制，使用儲存在雲端檔案的內嵌連結。 它們支援共用內容的集中式儲存空間，並具有共同作業的優點，例如版本控制。 雲端附件不會附加檔案副本或檔案的 URL 文字連結。 不過，也支援 URL 文字連結。 您可能會發現參考 Outlook、Teams 和 Viva Engage 中支援雲端附件的視覺化檢查清單很有幫助。

選擇將保留標籤套用至雲端附件的選項時，基於合規性目的，共用時會建立該檔案的一個副本。 您選取的保留標籤接著會套用至之後可以使用電子文件探索識別的複本。 使用者不知道儲存在保留程式庫中的複本。 保留標籤不會套用至郵件本身或原始檔案。

如果修改並再次共用該檔案，則會在文件保留庫中將檔案的新副本儲存為新版本。 如需詳細資訊，包括為何您應該使用 [項目套用標籤的時間] 標籤設定，請參閱保留如何與雲端附件搭配使用。

此選項支援的雲端附件是儲存在 SharePoint 和 OneDrive 中的檔案，例如文件、影片和影像。 對於 Teams，支援在聊天訊息中及標準和私人頻道中共用的雲端附件。 針對 Viva Engage，支援在故事線條、社群貼文和收件匣訊息中與使用者共用的雲端附件。 針對 Copilot，支援在聊天交談中參考使用者並由使用者參考的檔案。

不支援透過會議邀請和 Teams、Outlook、Viva Engage 和 Copilot 以外的應用程式共用的雲端附件。 雲端附件必須由使用者或 Copilot 共用;不支援透過機器人傳送的雲端附件。

雖然此選項不需要，但建議您確保已為您的 SharePoint 網站和 OneDrive 帳戶啟用版本設定，以便可以正確擷取共用的版本。 如果未啟用版本設定，則會保留最後一個可用的版本。 不支援草稿中或從未發佈過的文件。

選取要用於對雲端附件自動套用保留標籤的標籤時，請確定標籤保留設定 [保留期間開始的根據] 為 [項目套用標籤的時間]。

設定此選項的位置時，您可以選取：

• SharePoint 傳統和通訊網站，適用於儲存在 SharePoint 通訊網站中的共用檔案、未由 Microsoft 365 群組連線的小組網站，以及傳統網站。
• Microsoft 365 群組，用於儲存在由 Microsoft 365 群組連結的團隊網站中的共用檔案。
• OneDrive 帳戶，用於儲存在使用者 OneDrive 中的共用檔案。

如果您想要保留或刪除原始檔案、電子郵件訊息或來自 Teams 和 Copilot 的訊息，以及 Viva Engage，您必須建立個別的保留原則。

若要考慮何時自動套用保留標籤至雲端附件：

• Viva Engage 必須處於原生模式，才能支援雲端附件。

• 如果在編輯訊息傳送訊息之後，Teams 或 Viva Engage 訊息中的雲端附件和連結發生變更，則不支援保留這些變更的雲端附件和連結。

• 當使用者新增至 Teams 交談，並取得交談完整歷程記錄的存取權時，該歷程記錄可以包含雲端附件和 URL 文字連結。 如果這些附件是在使用者新增至交談後的 48 小時內共用的，則附件的目前副本會自動標記以保留。 新新增的使用者不支援在此期間之前共用的附件。

• 不支援在 Teams、Outlook、Viva Engage 和 Copilot 外部共用的附件和連結，而且附件和連結必須是儲存在 SharePoint 或 OneDrive 中的內容。

• 不支援加密電子郵件或加密郵件中的雲端附件和連結。

• 不支援使用附件共用現有的 Viva Engage 訊息。

• 特定於 URL 文字連結中的共用文件：

  • 郵件內文支援，但電子郵件主旨或 Teams 頻道主旨、公告或副標題不支援。
  • 不支援相同執行緒中的先前回應，僅支援目前訊息
  • 單一訊息中的附件總數限制為 25 個，其中此上限可以是雲端附件和來自 URL 文字連結的共用文件的任意組合
  • 初始電子郵件正文或 Teams、Copilot 和 Viva Engage 訊息中不支援超過 5,000 個字元

• 不支援下列項目作為可保留的附件：

  • SharePoint 網站、頁面、清單、表單、資料夾、文件集和 OneNote 頁面。
  • 共用時無權存取這些檔案的使用者共用的檔案。
  • 在傳送雲端附件之前刪除或移除的檔案。 例如，使用者會從另一封郵件複製並貼上之前共用的附件，而不需要先確認檔案仍然可用。 或者，在檔案現在已刪除時，某人轉寄該舊郵件。
  • 由來賓或組織外部使用者共用的檔案。
  • 未傳送的草稿電子郵件和訊息中的檔案。
  • 空白檔案。

保留標籤要多久才會生效

當您根據敏感性資訊、關鍵字或可搜尋的屬性或可訓練分類器自動套用保留標籤，最多可能需要 7 天的時間，才能套用保留標籤：

如果預期的標籤在七天後未出現，請從 Microsoft Purview 入口網站的 [標籤原則] 頁面中選取自動套用原則的 [狀態]。 如果您看到關閉 (錯誤) 狀態，且在位置的詳細資料中，看到訊息說明部署原則 (針對 SharePoint) 或嘗試重新部署原則 (針對 OneDrive) 所耗費的時間超過預期，請嘗試執行 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令以重試原則發佈：

1. 連線至安全性與合規性 PowerShell。

2. 執行下列命令：

   Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
   

更新保留標籤及其原則

針對為敏感性資訊、關鍵字或可搜尋屬性或可訓練分類器的相符項目所設定的自動保留標籤原則：將來自原則的保留標籤套用至內容時，除了新識別的內容之外，所選標籤和原則設定中的變更，也會自動套用至此內容。

針對為雲端附件所設定的自動套用保留標籤原則：因為此原則會套用至新共用的檔案，而不是現有檔案，所選標籤和原則設定中變更，則只會自動套用至新共用的內容。

在建立及儲存標籤或原則之後，部分設定無法變更，其中包括：

• 保留標籤及其原則的名稱、範圍類型 (調適型或靜態)，以及保留期間以外的保留設定。
• 將項目標記為記錄的選項。

刪除保留標籤

若要刪除保留標籤，必須同時符合下列三個條件：

• 標籤不會包含在任何保留標籤原則中
• 標籤未設定為以事件為基礎的保留
• 標籤未設定為將專案標示為法規記錄

當滿足所有這些條件時：

• 您一律可以刪除未將專案標示為記錄的保留標籤 (有時稱為「標準保留標籤」) 。 即使標籤套用至項目，刪除也會成功，然後從這些項目中移除保留標籤。

• 只有在標籤未套用至項目時，您才能刪除將項目標示為記錄的保留標籤。 如果標籤已套用至項目，則刪除會失敗，您會看到內容總管的連結，以識別已標記的項目。 內容總管最多可能需要兩天時間才能顯示已標記的項目。 在此情況中，保留標籤可能會被刪除，而不會向您顯示連線至內容瀏覽器的連結。

鎖定原則以防止變更

如果您需要確保沒有人可以關閉原則、刪除原則或放寬限制，請參閱 使用「保留鎖定」來限制變更保留原則和保留標籤原則。

疑難排解保留標籤原則

如果您的自動套用保留標籤原則未如預期運作，或您看到與這些原則相關的錯誤，請使用下列疑難排解資源：

• 識別 Microsoft 365 保留和保留標籤原則中的錯誤
• 解決 Microsoft 365 保留和保留標籤原則中的錯誤

此外，如果您也使用舊版功能、 MRM 保留標籤和保留原則，請參閱 自動套用保留標籤不適用於信箱中的專案。

後續步驟

為了協助您追蹤從自動標記原則套用的標籤:

• 監視保留標籤
• 使用內容搜尋來尋找具有特定保留標籤的所有內容
• 稽核保留動作

請參閱 使用保留標籤來管理儲存在 SharePoint 中的文件週期，例如，在 SharePoint 中使用自動套用保留標籤原則和受管理的屬性，以及以事件為基礎的保留原則，開始保留期間。