A1 Inteligência em Viagens 利用 Power Automate 和 Copilot Studio 提升團隊效率和客戶體驗

總部位於巴西的企業旅行社 A1 Inteligência em Viagens 利用 Microsoft Power Automate 和 Microsoft Copilot Studio 的強大功能，改變了與客戶的旅行協調和團隊協作。

A1 公司由 Daniel Schaurich de Oliveira 於 30 多年前創立，他目前擔任該公司的執行長 (CEO)。 該公司專門為高階主管客戶安排國際旅行和豪華假期。 由於該公司擁有一個由航空公司和酒店組成的全球合作夥伴網路，可以利用該網路為每位旅客提供個人化的旅行體驗，因此旅行計劃很少是相同的。

在新冠肺炎疫情期間，A1 的客戶出行減少了。 因此，丹尼爾利用這段時間致力於透過自動化來改善商務程序。 他從國際旅行所需的研究和協調開始。 獲取即時資訊對於旅行社來說至關重要。 即使在正常情況下，研究和協調過程也很耗時，因為旅行社必須搜尋多個政府網站並致電大使館以獲得最新的旅遊指南。 疫情期間旅行規則的快速頻繁變化和邊境關閉使這一過程更具挑戰性。

該公司開發了 Fifi，這是一個客製化代理程式，其形像是一位睿智的年長女性，對公司和旅遊業瞭如指掌。 Fifi 嵌入 A1 網站，提供即時的客戶協助。 Fifi 還可以在 Microsoft Teams 中使用，員工可以輕鬆存取她，他們把她視為同事，而不僅僅是聊天機器人。

Power Platform 以我們意想不到的方式改變了我們的業務。 在 Power Platform 和 Copilot Studio 之前，我們從未想過我們可以建立軟體。 Power Platform 讓我們能夠以小公司可承受的方式輕鬆地將我們的想法付諸實踐。

— 執行長 Daniel Schaurich de Oliveira

案例研究

在此技術案例研究中，您將了解如何：

• A1 Inteligência em Viagens 使用 Power Automate 和 Copilot Studio 對其旅行預訂流程進行了數位轉型。
• Power Automate 可以取代耗時且容易出錯的手動資料整理任務。
• 您可以基於現有自動化來建立更多業務解決方案。
• 您可以建立使用生成式 AI 來改善客戶體驗的自訂代理程式。
• 您可以建立一個自訂代理程式作為您團隊的核心部分。

案例

丹尼爾在 A1 Inteligência em Viagens 的團隊負責與公司的企業客戶協調旅遊預訂。 這些客戶經常前往對簽證、文件和疫苗接種有不同要求的國際目的地。 此外，這些目的地的旅行風險狀況可能會改變。 所有這些資訊必須在客戶出發前傳達，以確保旅途順利。

Daniel 認識到 Power Automate 的潛力，它可以幫助其團隊中的旅行社即時識別和整理來自各國當局的旅遊要求。 例如，以下旅行確認是自動的：

這種常規、手動資料檢查和整理過程的自動化不僅提高了團隊的工作效率。 它還可以提高所提供資訊的完整性、及時性和可靠性。 對於丹尼爾和他的團隊來說，自動化顯著減少了旅行協調所需的時間。 結果是效率提高了55％。 自動化也激發了許多業務改進。

此外，丹尼爾還擴展了旅行預訂流程，以自動開立客戶發票。 Fifi 幫助團隊成員和客戶解決複雜的問題，為旅行社節省了大量時間。

A1 部落格上的大部分流量來自查看旅遊原則的客戶。 因此，Daniel 也將 Power Automate 和 Copilot Studio 結合使用，幫助 Fifi 協助客戶為其組織制定客製化的旅遊原則。

什麼行之有效

Power Automate 和 Copilot Studio 幫助 A1：

• 每周安排時間透過 Microsoft Power Platform 和 AI 進行業務改進。
• 啟發並倡導領導團隊成員的新想法。
• 確定一個定義明確、可重複且可自動化的流程。
• 專注於自動化如何改善客戶或使用者體驗。
• 建立一個角色，幫助將自訂代理程式確立為有價值的團隊成員。

使用 Power Automate 簡化旅行預訂流程

丹尼爾認為，經常使用的旅遊預訂流程可以自動化，以最大限度地節省其團隊中旅行社的時間。 團隊以前必須手動檢查和整理來自多個來源的旅行資訊。

對於旅行預訂流程，必須一致完成以下步驟：

1. 取得預訂確認，其中包含客戶確認的航班和目的地詳細資訊。
2. 從相關部門和政府網站獲取最新的出發前旅行要求。
3. 識別目的地國家/地區的最新旅行風險狀態。
4. 將所有資訊整理成電子郵件並行送給客戶。

Power Automate 流程

Power Automate 解決方案會自動分析預訂確認電子郵件，並從 Dataverse 擷取目的地國家/地區和機場代碼。 然後，它使用這些資訊透過各個部門的 API 請求最新的即時旅行要求。

不再需要手動整理資料。 此外，訊息在發送之前會自動從英語翻譯成客戶的母語葡萄牙語。

自動化旅行預訂流程包括以下步驟：

1. 預訂系統會將預訂確認透過電子郵件傳送至共用的 Outlook 信箱。
2. 觸發 Power Automate，並在附加到預訂確認電子郵件的 PDF 中搜尋旅行目的地。
3. 目的地國家/地區和對應的機場代碼是從 Dataverse 清單中擷取的。
4. 目的地詳細資訊被傳送到各種 API，這些 API 使用自訂連接器來擷取旅行要求。
5. Microsoft Translator 用於將資訊從英文翻譯成巴西的官方語言葡萄牙語。
6. 資料被格式化為電子郵件並行送給旅行社和客戶。

建立旅行預訂流程自動化

收到電子郵件作為工作流程的觸發程序。 執行文字函數來識別電子郵件中的相關詳細資訊。 接下來，HTTP 動作透過 API 從外部來源擷取資訊。 最後，聯合行動整理並格式化收集到的內容。

App	動作​	Description
	1. 共用信箱中收到一封新郵件。	Outlook 連接器用於選擇觸發工作流程的共用信箱。
	2.找到旅行目的地。	文字函數用於識別電子郵件中要自動讀取的詳細資訊 (參數)。
	3. 確定收貨的行程要求。	變數充當工作流程期間收集資料的預留位置。
	4. 尋找目的地國家/地區和機場代碼。	Dataverse 或 SQL 連接器用於在清單中尋找目標詳細資訊。
	5.收集旅行要求。	連接到 API 以從外部來源擷取資訊。 自訂連接器為 API 填入資料 (例如，憑證)。
	6.整理旅行需求。	連接動作用於整理來自各種來源和格式的資訊以作為電子郵件的輸入。
	7.確認旅行要求齊全。	條件用於確認所有收到的資訊都是完整的。 如果 yes，則準備發送電子郵件。 如果 no，則發出錯誤。
	8. 將電子郵件發送給旅行社和客戶。	Outlook 連接器用於將電子郵件傳送給收件者。

技術考慮

• Microsoft Power Platform 環境中的資料保護保護措施會決定可用的連接器，例如外部 API 的自訂連接器。

• PDF 分析可能需要 AI Builder，其具有必須考慮的授權要求。

• 觸發自動化可能需要設定相關係統或為團隊成員提供新的工作指令。 必要時，預訂系統會更新，將旅行確認資訊發送到電子郵件地址。

• Dataverse 是 Microsoft Power Platform 的一部分，它簡化了變更管理：

  • Microsoft Power Platform 解決方案可以包含 Dataverse 清單。
  • 包元件可以允許使用管線來管理應用程式生命週期。

解決方案架構和設計模式的其他可能用途

丹尼爾建立了一個自動化系統來擷取、整理並向客戶發送最新的旅行要求。 您可以對組織中的類似使用案例使用相同的解決方案架構和設計模式。 以下列出一些範例：

• 當團隊成員提交旅行請求時，自動將您組織的旅行原則和文件要求整理到電子郵件中。
• 根據外部標準評估檢查或稽核結果，並將結果傳送到共用的 Teams 工作區。
• 確定與目標分數相比較的測驗分數，並將結果發送給團隊成員進行審查。

創造力是最重要的，有了想法，那麼 (自動化) 就很容易做到。

— 執行長 Daniel Schaurich de Oliveira

自動開立發票

每次旅行預訂都會產生一張必須發送給客戶的發票。 開票是另一項常規的手動任務。 因此，Daniel 擴展了旅行協調自動化的設計模式，以便使用 Power Automate 來管理發票。

自動開票流程包括以下步驟：

1. 團隊成員將發票 PDF 儲存在 OneDrive 資料夾中。
2. Azure AI Document Intelligence 擷取銷售資料。
3. 與發票相關的稅務資訊來自政府 API。
4. 發票已透過電子郵件發送給客戶。

使用 Copilot Studio 解答客戶問題

丹尼爾建立了一個自訂代理程式，幫助旅行社回答複雜的問題，並幫助客戶在公司網站上自行找到資訊。 這些任務的自動化節省了旅行社的時間並為他們提供了大量資訊。

透過將客製化代理程式命名為 Fifi，丹尼爾幫助它成為團隊不可或缺且被接受的一部分。

為 [自訂代理程式] 建立角色。 Fifi 不僅是機器人，她還是一位工作同事，幫助團隊更快接受並吸收她的貢獻。

— 執行長 Daniel Schaurich de Oliveira

Fifi 會使用自訂主題來對常見問題產生類似人類的答案。 每個主題都基於用於生成式答案的定義的知識來源。 Fifi 使用 Bing 自訂搜尋收集外部網站的結果。

先前，Daniel 整理了團隊的常見問題，以建立 Fifi 可以使用的內部 SharePoint Online 內容。 現在，該團隊安排並記錄訓練課程，以加快持續的內容開發。 Fifi 使用會議記錄建立教程。 然後，本教學將上傳至 SharePoint Online 以供透過 Copilot Studio 使用。

利用知識來源和 Bing 自訂搜尋增強自訂代理程式的交談

Fifi 使用 Copilot Studio 中的生成式答案功能在多個內部和外部知識來源中尋找資訊。 因此，Fifi 可以立即解答客戶提出的各種不同且往往難以預測的問題。

Daniel 設定 Fifi 使用 Bing 自訂搜尋根據選定的合作航空公司和飯店網站的資訊產生回應。 這種方法可確保擷取到的資訊權威可靠。

因此，Fifi 提供了透過手動搜尋可能難以找到的答案：

• 頭等艙旅行的福利
• 距離會議地點最近的機場
• 特定街區內評分最高的飯店

Fifi 的快速反應和提出建議的能力有助於改善客戶體驗。

設計您的自訂代理程式以透過不同管道與使用者互動

Daniel 設計了 Fifi 以便透過不同管道與使用者互動。 Fifi 可以為 A1 Inteligência em Viagens 網站上的客戶和 Teams 中的員工提供即時支援。

由於旅行社通常提出的問題與客戶透過網站提出的問題不同，因此為每個管道定義了自訂主題和相關知識來源。

使用 Power Automate 和 Copilot Studio 建立旅行原則

Fifi 協助造訪 A1 Inteligência em Viagens 網站的客戶為其組織產生旅行原則文件。

丹尼爾注意到旅行安排者經常尋找改進原則文件的方法。 因此，Fifi 被設定為提供有關最佳做法的指導。 例如，指導旅行者應提前多少天預訂行程，或指導如何處理餐費和計程車費等旅行費用。

此功能將 Power Automate 和 Copilot Studio 結合在一起，根據 Fifi 與客戶互動時提供的答案建立 Word 文件範本。

旅行原則功能的運作方式如下：

1. 當客戶提出相關請求時，Copilot Studio 中會觸發自訂主題，例如「我想建立旅行原則」。
2. Fifi 提示用戶端回答一系列用於填入原則範本的預先定義問題。 例如，詢問客戶的名稱、公司、員工在國內或國際旅行時必須提前通知的天數，以及公司向員工支付的任何報銷費用。 在每個步驟中，聊天都設定為提供支援資料輸入的建議。
3. Copilot Studio 會觸發 Power Automate，以使用用戶端聊天回應中提供的資料填入 Word 文件範本中的預留位置。
4. Power Automate 會儲存新的旅行原則文件並透過電子郵件將文件傳送給客戶。
5. Fifi完成與用戶端的聊天互動。

建立旅行原則範本自動化

建構旅行原則範本自動化的過程有三個相互關聯的步驟：

1. 建立包含預留位置的 Word 範本。 使用純文字內容控制項插入預留位置欄位。 將完成的範本檔案儲存在 SharePoint Online 庫中。
2. 建立一個 Power Automate 流程，填入範本文件，將其儲存到 SharePoint，然後透過電子郵件傳送給客戶。
3. 使用自訂主題設定自訂代理程式，提示用戶端輸入所需的輸入並觸發 Power Automate 流程。

以下螢幕擷取畫面顯示了為此自動化所建立旅行原則範本的範例。 第一頁頂部的標題包含一個純文字內容控制項，作為公司名稱的預留位置。

自動化步驟

Power Automate 會執行以下幾個步驟：

1. 使用從 Copilot 執行流程觸發程序。

2. 使用填入 Word 範本動作來取得已建立的範本。

3. 每次為用戶端產生文件時，使用撰寫動作來產生唯一的文件名稱動作。

4. 儲存文件輸出。

   您可以將 SharePoint Online 庫設定為在流程每次執行時儲存文件輸出。

5. 使用 Outlook 連接器透過電子郵件將新文件傳送給使用者。

6. 使用回覆 Copilot 動作來表示文件已完成並傳送。

App	動作​	Description
	1. 從 Copilot Studio 執行流程。	選擇來自自訂代理程式與使用者互動的每個輸入並填入範本預留位置。
	2. 填入 Word 文件範本。	選擇要用於範本的網站、庫和檔案。
	3. 產生唯一的檔名。	使用撰寫動作來產生唯一的檔案名稱動作，例如，將客戶公司的名稱作為標題的首碼。
	4.建立旅行原則文件。	選擇要儲存新文件輸出的資料夾路徑和檔案名稱。
	5. 透過電子郵件將保單文件傳送給客戶。	使用 Outlook 連接器將客製化的文件透過電子郵件傳送給客戶。
	6.回覆海關代理程式。	將文件透過電子郵件發送給客戶後，通知海關代理程式。

建立自訂代理程式

您可以建立自訂代理程式來設定自動化流程的 Copilot 元件。

1. 在 Copilot Studio 中建立一個新的自訂代理程式。
2. 建立新主題。 在主題功能的描述中，請包含自訂代理程式可以用來偵測和觸發後續步驟的關鍵字。
3. 新增一系列問題。 自訂代理程式將向使用者詢問這些問題，以收集填入 Word 範本中的內容控制預留位置所需的輸入。 (每個預留位置應該有一個問題。)
4. 選擇呼叫動作以觸發您建立的 Power Automate 自動化，以產生、儲存和透過電子郵件傳送新文件。
5. 在交談結束時新增一則訊息，以便自訂代理程式可以關閉與使用者的互動。 例如，代理程式的最後一條訊息可以通知使用者文件已透過電子郵件發送給他們。

以下流程圖顯示了觸發程序、問題、動作和最終訊息如何在主題中協同工作。

解決方案架構和設計模式的其他可能用途

Daniel 建立了一個 Copilot Studio 主題和一個相關的 Power Automate 自動化，以便客戶可以根據他們對預定義問題的答案產生客製化的旅遊原則文件。 您可以對組織中的類似使用案例使用相同的解決方案架構和設計模式。 以下列出一些範例：

• 網站客戶產生與您的行業相關的原則或指南文件。
• 根據參與者選擇的會議或主題產生客製化的會議計劃。
• 商務活動的邀請函上都會印有每位出席者的名稱、職位、頭銜和公司。

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