Automatisches Überwachen des SharePoint-Websitebesitzes mit Websitebesitzrichtlinien

Mit den Funktionen für die Websitelebenszyklusverwaltung von Microsoft SharePoint Advanced Management können Sie die Websitegovernance verbessern, indem Sie automatisierte Richtlinien im SharePoint Admin Center konfigurieren lassen. Websitebesitzrichtlinien, die Teil der Funktionen für die Verwaltung des Websitelebenszyklus von SharePoint sind, helfen Ihnen, Die Anforderungen an den Websitebesitz in Ihren organization automatisch zu überwachen und durchzusetzen. Mit diesen Richtlinien können Sie definieren, wer für jede Website verantwortlich sein soll, die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren festlegen und Benachrichtigungen automatisieren, wenn Websites Ihre Kriterien nicht erfüllen. Indem Sie regelmäßig nicht konforme Websites identifizieren und Benutzer dazu auffordern, Maßnahmen zu ergreifen, unterstützen Websitebesitzerrichtlinien eine effektive Websiteverwaltung, verringern das Risiko von besitzerlosen Websites und tragen zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Compliance in Ihrer SharePoint-Umgebung bei.

Was benötigen Sie zum Erstellen einer Websitebesitzrichtlinie?

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihr organization muss über die richtige Lizenz verfügen und bestimmte Administratorberechtigungen oder Rollen erfüllen, um das in diesem Artikel beschriebene Feature verwenden zu können.

Zunächst muss Ihr organization über eine der folgenden Basislizenzen verfügen:

• Office 365 E3, E5 oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen ein SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihr organization über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens einer Person in Ihrem organization eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die SharePoint Advanced Management-Funktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Wie funktionieren Websitebesitzrichtlinien?

Bereich der Websitebesitzrichtlinien

Sie können basierend auf den Anforderungen Ihrer organization verschiedene Richtlinien mit unterschiedlichen Bereichen erstellen.

Sie können die Websites auswählen, die unter der Richtlinie festgelegt werden sollen, basierend auf Websitevorlagen, Erstellungsquellen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Websites unter Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren einschließen. Wenn Sie bestimmte Websites ausschließen möchten, können Sie die Website-URLs von bis zu 100 Websites im Abschnitt Ausschließen von Websites hinzufügen, während Sie die Richtlinie konfigurieren.

Richtlinienmodi

Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen.

Simulationsmodus

Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Nachdem Sie eine Simulationsrichtlinie überprüft haben, können Sie sie in eine aktive Richtlinie konvertieren.

Aktiver Modus

Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die Richtlinie erzwingt Aktionen für Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert oder nicht überprüft werden, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.

Besitzkriterien

Unterschiedliche Organisationen haben unterschiedliche Anforderungen. Mit Websitebesitzrichtlinien können Sie anpassen, wie der Besitz bestimmt wird, indem Sie Folgendes ermöglichen:

• Wählen Sie aus, wer als für die Verwaltung einer Website in Ihrem organization verantwortlich ist – Websitebesitzer oder Websiteadministratoren oder beides.

• Definieren Sie die mindeste Anzahl von Besitzern oder Administratoren, die eine Website haben soll( derzeit bis zu 2).

Die Richtlinie identifiziert alle Websites, die nicht mit den konfigurierten Besitzkriterien kompatibel sind, und generiert den Bericht. Wenn Ihre Richtlinie aktiv ist, werden dann E-Mail-Benachrichtigungen für identifizierte Websites gesendet.

Es wird empfohlen, 2 als Mindestanzahl von Besitzern auszuwählen, damit Websites mit einem einzelnen Besitzer identifiziert und sofort ein weiterer Besitzer hinzugefügt wird. Die Verwendung mehrerer Websitebesitzer kann dazu beitragen, das Risiko zu verringern, dass Websites besitzerlos werden.

Wie können Sie Benutzer-ID-Konflikte beheben, bevor Sie die Richtlinie für den Websitebesitz ausführen?

Vor dem Ausführen der Websitebesitzrichtlinie ist es wichtig, alle Benutzer-ID-Konflikte zu beheben, um genaue Besitzergebnisse für jeden Standort sicherzustellen. Wenn ein Websitebesitzer gelöscht und später neu erstellt wurde, verweisen Besitzerverweise manchmal auf eine alte, nicht vorhandene PUID. Als Mandantenadministrator sollten Sie diese Nichtübereinstimmungen beheben, indem Sie die Diagnose "Standortbenutzer-ID-Konflikt" ausführen.

Erstellen einer Websitebesitzrichtlinie

Um eine Websitebesitzrichtlinie zu erstellen, wechseln Sie zum SharePoint Admin Center.

1. Erweitern Sie Richtlinien , und wählen Sie Standortlebenszyklusverwaltung aus.

   

2. Wählen Sie + Richtlinie erstellen und dann Weiter aus.

   

3. Geben Sie Ihre Richtlinienbereichsparameter ein, die bestimmen, auf welche Websites die Richtlinie reagieren soll, und wählen Sie Weiter aus.

   

   Wenn Sie EINE CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

   

   Tipp

   • Sie können die Websiteliste von der Seite aktive SharePoint-Websites exportieren.
   • Stellen Sie sicher, dass die CSV-Datei das gleiche Format wie die CSV-Beispieldatei verwendet und keine doppelten URLs enthält und diese URLs gültig und vollständig sind. 
   • Stellen Sie sicher, dass die in der CSV-Datei aufgeführten URLs zur Domäne Ihres Mandanten gehören. 

4. Legen Sie die Besitzkriterien fest, wer benachrichtigt werden soll, wenn eine Website diese Kriterien nicht erfüllt, und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wenn die Website diese Kriterien drei Monate lang nicht erfüllt. Wählen Sie Weiter aus.

   

5. Benennen Sie Ihre Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Klicken Sie auf Fertigstellen.

   

6. Wählen Sie Fertig aus. Ihre Richtlinie wird jetzt erstellt und kann angezeigt und verwaltet werden, indem Sie im Dashboard Websitelebenszyklusverwaltung die Option Websitebesitzrichtlinien auswählen.

Inaktive Websitebenachrichtigungen

Jede Richtlinie wird jeden Monat ausgeführt, um nicht konforme Websites zu identifizieren. Email Benachrichtigungen werden dann gemäß der Richtlinie an die konfigurierte Gruppe von Empfängern gesendet.
Benachrichtigungen werden nur ausgelöst, wenn die Richtlinie im aktiven Modus ausgeführt wird.

Die potenziellen Empfänger dieser E-Mail-Benachrichtigungen, sofern in der Richtlinie konfiguriert, sind:

• Aktuelle Websitebesitzer: Wenn die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren auf 2 festgelegt ist und die Website über einen vorhandenen Websitebesitzer verfügt, erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, einen weiteren Besitzer hinzuzufügen.

• Aktuelle Websiteadministratoren: Wenn die Mindestanzahl von Besitzern oder Administratoren auf 2 festgelegt ist und die Website über einen vorhandenen Websiteadministrator verfügt, erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung, in der sie aufgefordert werden, einen weiteren Besitzer hinzuzufügen.

• Vorgesetzte von früheren Besitzern oder Administratoren: Wenn ein Besitzer oder Administrator einer Website die organization verlässt, werden seine Vorgesetzten darüber informiert, dass die Website einen Besitzer für eine effektive Verwaltung benötigt. Wenn Manager Mitglieder einer Website sind, können sie den Besitz übernehmen. Wenn sie Besucher sind oder keinen Zugriff auf die Website haben, können sie sich mit SharePoint-Administratoren abstimmen, um den nächstbesten Besitzer zu finden.

  • Wenn die Details eines Benutzers 30 Tage nach dem Verlassen des organization aus dem System gelöscht werden, erhalten Manager möglicherweise nur eine Benachrichtigung über den Standort.

  • Wenn die Richtlinie nach 30 Tagen ausgeführt wird, nachdem ein Benutzer die organization verlassen hat, sind keine Vorgesetzteninformationen verfügbar, und es können keine Benachrichtigungen gesendet werden.

  • Bei einer Teams-Website funktioniert die Benachrichtigung "Vorgesetzter des vorherigen Websitebesitzers" nur für Benutzer, die direkt dem Besitzer der SharePoint-Website hinzugefügt wurden. Wenn der Benutzer aus der M365-Gruppe hinzugefügt wurde, wird die Benachrichtigung nicht gesendet. Dies ist eine Systemeinschränkung, da Benutzerinformationen nach dem Löschen eines Kontos aufbewahrt werden. Daher wird empfohlen, mindestens drei Optionen auszuwählen, um die Wahrscheinlichkeit zu verbessern, dass Benachrichtigungen erfolgreich gesendet werden.

• Aktive Websitemitglieder: Basierend auf der Richtlinienkonfiguration werden E-Mails an die zuletzt aktiven Mitglieder einer Website gesendet, um den Besitz zu übernehmen.

  • Um die Relevanz und Aktualität sicherzustellen, wird die Lese- oder Schreibaktivität, die von einem Websitemitglied auf einer Website in den letzten 180 Tagen durchgeführt wurde, als Aktivität betrachtet.

  • Benutzer mit einer letzten Aktivität über 180 Tage werden für diese Benachrichtigungen nicht berücksichtigt.

  • Externe und Gastbenutzer werden nicht berücksichtigt, damit diese Benachrichtigungen den Besitz übernehmen.

    Hinweis

    Wenn für eine Website niemanden verfügt, der gemäß den E-Mail-Empfängern, die während der Richtlinienkonfiguration angegeben wurden, benachrichtigt werden muss, wird die Anzahl in der Zusammenfassung angegeben. Sie können die Websites selektieren und die nächste Vorgehensweise bestimmen.

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Administratoren können jetzt die E-Mails anpassen, die von den Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung zur Zertifizierung oder zum Nachweis an Websitebesitzer und Administratoren gesendet werden. Das Anpassen von E-Mail-Inhalten trägt dazu bei, die Leserate der gesendeten E-Mails zu verbessern und die Reaktionseffizienz effektiv zu verbessern und so zu einer besseren Governance im gesamten Mandanten beizutragen.

Die Option zum Anpassen von E-Mails ist im Konfigurationsschritt für alle Richtlinien verfügbar.

Wenn Sie E-Mail zum Senden anpassen auswählen , wird das Anpassungsfenster wie folgt geöffnet:

Sie können auch E-Mails für vorhandene Richtlinien anpassen. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um E-Mails anzupassen:

1. Wählen Sie eine vorhandene Richtlinie aus.
2. Wechseln Sie zu Konfiguration bearbeiten.
3. Suchen Sie die E-Mail-Anpassungsoption.

Wann können Sie keine E-Mails anpassen?

Möglicherweise können Sie E-Mails nicht anpassen, wenn die Einstellung für die benutzerdefinierte Domäne nicht konfiguriert oder deaktiviert ist.

Sie müssen die Einstellung "E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden" im Microsoft Admin Center (MAC) konfigurieren, bevor Sie E-Mails anpassen können. Wenn diese Einstellung nicht konfiguriert ist, wird oben in der Richtlinienliste eine Warnmeldung angezeigt:

Außerdem wird während des Konfigurationsschritts die Warnmeldung angezeigt:

Wenn Sie zuvor E-Mails in einer oder mehreren Richtlinien angepasst haben, aber die Einstellung "E-Mail-Benachrichtigungen von Ihrer Domäne senden" in MAC deaktiviert ist, sehen Sie die Nachrichtenleiste in der Richtlinienliste und eine Warnmeldung im E-Mail-Anpassungsfenster.

Websites, die von mehreren Websitelebenszyklusverwaltungsrichtlinien verwaltet werden

Wenn mehrere Richtlinien unter demselben Typ erstellt werden, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ der Websitelebenszyklusverwaltung (Websitebesitzrichtlinie, Inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie) nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer Richtlinie dieses Typs eine Benachrichtigung gesendet wurde und die Website nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website beispielsweise von zwei verschiedenen Websitebesitzrichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, werden innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen von der zweiten Richtlinie gesendet, wenn die Website nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, sicherzustellen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Erzwingungsaktionen

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:

Wenn eine Website drei aufeinanderfolgende Monate lang als nicht den Besitzkriterien entspricht, wird eine der folgenden Aktionen ausgeführt, je nachdem, was konfiguriert ist:

Nichts tun: Es gibt keine Änderung am Zugriff, aber nachfolgende Benachrichtigungen werden angehalten und werden nach drei Monaten fortgesetzt.

Zugriff auf schreibgeschützt festlegen: Websitemitglieder und Besucher können Inhalte anzeigen, aber keine Änderungen mehr vornehmen. Es werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet.

• Wenn die Option ausgewählt wird und niemand während der drei Monate benachrichtigt werden kann, ist der Zugriff auf die Website weiterhin auf schreibgeschützt festgelegt.

Schreibgeschützter Modus

Eine Websitebesitzrichtlinie, die mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfiguriert ist, sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um die angegebenen Empfänger zu informieren, wenn keine Antwort vorliegt.

Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.

Sobald sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Reporting

Nach jeder Ausführung der konfigurierten Richtlinie können Sie einen Bericht über die von ihr identifizierten Websites anzeigen.

Wählen Sie auf der Seite Websitebesitzrichtlinien die gewünschte Richtlinie aus der Liste aus.

Der Bericht beschreibt die Anzahl der Websites, die als nicht den Besitzkriterien entsprechen, sowie die Anzahl der Websites, für die keine Benachrichtigung erforderlich war.

Wählen Sie Bericht herunterladen aus, um den detaillierten Bericht in einem .csv-Format herunterzuladen. In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind: