Verwalten inaktiver Websites mithilfe von inaktiven Websiterichtlinien

Mit den Funktionen für die Websitelebenszyklusverwaltung von Microsoft SharePoint Advanced Management können Sie die Websitegovernance verbessern, indem Sie automatisierte Richtlinien im SharePoint Admin Center konfigurieren lassen. Inaktive Websiterichtlinien, die Teil der SharePoint-Funktionen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus sind, helfen Ihnen bei der Automatisierung dieses Prozesses. Sie können eine inaktive Websiterichtlinie einrichten, um inaktive Websites automatisch zu erkennen und Websitebesitzer per E-Mail zu benachrichtigen. Besitzer können dann bestätigen, ob die Website noch aktiv ist.

Was benötigen Sie zum Erstellen einer inaktiven Websiterichtlinie?

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihr organization muss über die richtige Lizenz verfügen und bestimmte Administratorberechtigungen oder Rollen erfüllen, um das in diesem Artikel beschriebene Feature verwenden zu können.

Zunächst muss Ihr organization über eine der folgenden Basislizenzen verfügen:

• Office 365 E3, E5 oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen ein SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihr organization über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens einer Person in Ihrem organization eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die SharePoint Advanced Management-Funktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Funktionsweise inaktiver Websiterichtlinien

Bereich der inaktiven Websiterichtlinien

Sie können Parameter für eine inaktive Websiterichtlinie wie inaktiven Zeitraum, Vorlagentyp, Websiteerstellungsquelle, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Ausschluss von bis zu 100 Websites konfigurieren.

Bereichsbezogene Websiteaktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien analysieren Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Plattformen wie Teams, Viva Engage (früher Yammer) und Exchange, um die letzte Aktivität einer Website zu erkennen.

Umfang der App-Aktivitäten

Inaktive Websiterichtlinien berücksichtigen keine App-Aktivität über App-Token. App-Aktivitäten über Benutzertoken werden nur berücksichtigt, wenn ein Benutzer-Agent beteiligt ist und die folgenden Kriterien erfüllt.

Bereichsinterne Websitevorlagen

Die Websitelebenszyklusverwaltung überprüft die Aktivität von Kommunikationswebsites, klassischen Websites, mit Teams verbundenen Websites und mit Gruppen verbundenen Websites mit den folgenden Websitevorlagentypen:

Websites außerhalb des Gültigkeitsbereichs

Die folgenden Websites gelten als außerhalb des Gültigkeitsbereichs und sind von der Websiteaktivitätserkennung ausgeschlossen:

• OneDrive-Websites

• Von Systembenutzern erstellte Websites

• App-Katalogwebsites

• Stammwebsites

• Startsites

• Mandantenadministratorwebsites

• Websites, die freigegebenen und privaten Teams-Kanälen zugeordnet sind

Richtlinienmodi

Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen.

Simulationsmodus

Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Nachdem Sie eine Simulationsrichtlinie überprüft haben, können Sie sie in eine aktive Richtlinie konvertieren.

Aktiver Modus

Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die Richtlinie erzwingt Aktionen für Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert oder nicht überprüft werden, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.

Erstellen einer inaktiven Websiterichtlinie

Um eine inaktive Websiterichtlinie zu erstellen, erweitern Sie Richtlinien, und wählen Sie im SharePoint Admin CenterWebsitelebenszyklusverwaltung aus:

1. Wählen Sie + Richtlinie erstellen und dann Weiter aus.

   

2. Wählen Sie ihre Richtlinienbereichsoption aus, und wählen Sie Weiter aus.

Wenn Sie EINE CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

5. Definieren Sie die Konfiguration der Richtlinie, indem Sie den Inaktivitätszeitraum, die E-Mail-Empfänger und die Erzwingungsaktionen auswählen. Wählen Sie Weiter aus.

   Während des Konfigurationsschritts haben Sie folgende Möglichkeiten:

   • Wählen Sie aus, ob Sie E-Mails an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren oder beides senden möchten.
   • Passen Sie den E-Mail-Inhalt an, um den E-Mail-Empfängern mehr Kontext und Anweisungen bereitzustellen.
   • Wählen Sie Erzwingungsaktionen aus, wenn es nach drei Benachrichtigungen keine Antwort von Websitebesitzern oder Administratoren gibt.

   Auswählen von Erzwingungsaktionen

   Für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen für eine der Richtlinien für die Websitelebenszyklusverwaltung nicht zertifiziert oder bestätigt wurden, können Sie eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen.

   Erzwingungsaktion	Richtlinienverhalten
   Nichts tun	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden für die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen mehr gesendet. Wenn die Website nach sechs Monaten nicht getestet wird, werden die monatlichen Benachrichtigungen fortgesetzt. Der Richtlinienausführungsbericht listet nicht getestete Websites auf, die vom Websitebesitzer als nicht bearbeitet wurden. Sie können diesen Bericht herunterladen und websites herausfiltern, die als nicht aktiv markiert sind.
   Schreibgeschützter Zugriff	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website in den schreibgeschützten Modus.
   Archiv Websites nach dem obligatorischen schreibgeschützten Zeitraum	Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als bestätigt markieren, wechselt die Website für eine konfigurierbare Dauer (3, 6, 9 oder 12 Monate) in einen schreibgeschützten Modus. Nach der konfigurierten Anzahl von Monaten wird die Website über Microsoft 365 Archiv archiviert. Die Archivierung unterliegt dem Mandanten, der Microsoft 365 Archiv im Microsoft Admin Center aktiviert.

   Der folgende Screenshot zeigt ein Beispiel für das Konfigurieren von Erzwingungsaktionen für eine Websitenachweisrichtlinie:

   Hinweis

   Wenn Sie die Richtlinie so konfigurieren, dass eine Erzwingungsaktion ausgeführt wird:

   • Die Benachrichtigungen werden nicht gesendet, nachdem die Richtlinienaktion erfolgreich war.
   • Die Website und ihre status sind im monatlichen Bericht enthalten.

   

6. Benennen Sie die Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Klicken Sie auf Fertigstellen. Ihre Richtlinie wird jetzt erstellt und kann über die Websitelebenszyklusverwaltung > inaktive Websiterichtlinie Dashboard angezeigt und verwaltet werden.

   

Inaktive Websitebenachrichtigungen an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren

Benachrichtigungen informieren SharePoint-Websitebesitzer oder Websiteadministratoren, wenn eine Website für eine bestimmte Anzahl von Monaten inaktiv ist. Um die Website beizubehalten, sollten die Empfänger der Benachrichtigung in der Benachrichtigungs-E-Mail die Schaltfläche Website zertifizieren auswählen. Nach der Zertifizierung überprüft die Websitelebenszyklusverwaltung die Aktivitäten der Website für ein Jahr nicht mehr.

Websites, die von mehreren Websitelebenszyklusverwaltungsrichtlinien verwaltet werden

Wenn mehrere Richtlinien unter demselben Typ erstellt werden, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ der Websitelebenszyklusverwaltung (Websitebesitzrichtlinie, Inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie) nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer Richtlinie dieses Typs eine Benachrichtigung gesendet wurde und die Website nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website beispielsweise durch zwei verschiedene inaktive Websiterichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, werden innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen von der zweiten Richtlinie gesendet, wenn die Website nicht zertifiziert ist.

Es wird empfohlen, sicherzustellen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Erzwingungsaktionen

In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:

Schreibgeschützter Modus

Eine mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfigurierte inaktive Websiterichtlinie sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu informieren, wenn keine Antwort vorliegt.

Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.

Sobald sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Reporting

Websites mit Sechsmonatsinaktivität werden im Bericht zur Richtlinienausführung aufgeführt. Der Bericht steht als .csv-Datei zum Download zur Verfügung und ermöglicht es Ihnen, Websites herauszufiltern, die von Websitebesitzern als nicht aktiv betrachtet werden.

In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind:

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