Anfordern wiederkehrender Websitenachweise für SharePoint-Websites

Mit den Funktionen für die Websitelebenszyklusverwaltung von Microsoft SharePoint Advanced Management können Sie die Websitegovernance verbessern, indem Sie automatisierte Richtlinien im SharePoint Admin Center konfigurieren lassen. Websitenachweisrichtlinien, die Teil der SharePoint-Funktionen zur Verwaltung des Websitelebenszyklus sind, helfen Ihnen bei der Verwaltung des regelmäßigen Nachweises von Websites im großen Stil. Dieser Nachweis umfasst regelmäßige Überprüfungen durch Websitebesitzer oder Administratoren, um die Richtigkeit der Websiteinformationen zu überprüfen und zu bestätigen, einschließlich der Notwendigkeit der Website, ihrer Besitzer, Mitglieder, Berechtigungen und Freigabeeinstellungen. Für Websites, die nicht getestet werden, können Sie Erzwingungsaktionen automatisieren, um risiken von Inhalten gegenüber der Offenlegung zu vermeiden. Dieser Ansatz stellt die fortlaufende Websitekonformität sicher und verringert aktiv Risiken wie die Überteilung von Informationen.

Was benötigen Sie zum Erstellen einer Websitenachweisrichtlinie?

Welche Lizenzanforderungen gelten?

Ihr organization muss über die richtige Lizenz verfügen und bestimmte Administratorberechtigungen oder Rollen erfüllen, um das in diesem Artikel beschriebene Feature verwenden zu können.

Zunächst muss Ihr organization über eine der folgenden Basislizenzen verfügen:

• Office 365 E3, E5 oder A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 oder A5

Darüber hinaus benötigen Sie mindestens eine der folgenden Lizenzen:

• Microsoft 365 Copilot-Lizenz: Mindestens einem Benutzer in Ihrem organization muss eine Copilot-Lizenz zugewiesen sein (dieser Benutzer muss kein SharePoint-Administrator sein).
• Microsoft SharePoint Advanced Management-Lizenz: Als eigenständiger Kauf verfügbar.

Administratoranforderungen

Sie müssen ein SharePoint-Administrator sein oder über entsprechende Berechtigungen verfügen.

Weitere Informationen

Wenn Ihr organization über eine Copilot-Lizenz verfügt und mindestens einer Person in Ihrem organization eine Copilot-Lizenz zugewiesen ist, erhalten SharePoint-Administratoren automatisch Zugriff auf die SharePoint Advanced Management-Funktionen, die für die Copilot-Bereitstellung erforderlich sind.

Für Organisationen ohne Copilot-Lizenz können Sie sharePoint Advanced Management-Features verwenden, indem Sie eine eigenständige SharePoint Advanced Management-Lizenz erwerben.

Wie funktioniert die Websitenachweisrichtlinie?

Bereich der Websitenachweisrichtlinien

Sie können Websitelebenszyklusrichtlinien mit unterschiedlichen Bereichen erstellen, die auf den Anforderungen Ihrer organization basieren. Sie können die Websites auswählen, die unter der Richtlinie festgelegt werden sollen, basierend auf:

• Websitevorlagen
• Erstellungsquellen
• Vertraulichkeitsbezeichnungen
• Und ob Websites unter Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren eingeschlossen werden sollen

Wenn Sie bestimmte Websites ausschließen möchten, können Sie die Website-URLs von bis zu 100 Websites im Abschnitt Ausschließen von Websites hinzufügen, während Sie die Richtlinie konfigurieren.

Richtlinienmodi

Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen.

Simulationsmodus

Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Nachdem Sie eine Simulationsrichtlinie überprüft haben, können Sie sie in eine aktive Richtlinie konvertieren.

Aktiver Modus

Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die Richtlinie erzwingt Aktionen für Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert oder nicht überprüft werden, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.

Erstellen von Websitenachweisrichtlinien

Um eine Websitenachweisrichtlinie zu erstellen, beginnen Sie mit den folgenden Schritten:

1. Melden Sie sich beim SharePoint Admin Center mit den SharePoint-Administratoranmeldeinformationen für Ihre organization an.
2. Erweitern Sie im linken Bereich Richtlinien , und wählen Sie Standortlebenszyklusverwaltung aus.

3. Wählen Sie unter Websitenachweisrichtlinien die Option Öffnen aus.
4. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.
5. Wählen Sie auf der Seite Übersicht von Websitenachweis verwalten die Option Weiter aus.

Auf der nächsten Seite definieren Sie den Bereich der Richtlinie.

Definieren des Bereichs der Websitenachweisrichtlinie

Um den Bereich der Websitenachweisrichtlinie zu definieren, können Sie auf der Seite Richtlinienbereich auswählen beginnen, indem Sie die Websites für die Richtlinie mit einem der folgenden Ansätze auswählen:

• Hochladen einer CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs
• Auswählen von Standorten im großen Stil

Hochladen einer CSV-Datei mit der Liste der Websites

Wenn Sie EINE CSV-Datei mit einer Liste von bis zu 10.000 URLs hochladen auswählen, können Sie eine Liste der Website-URLs ausgewählter Websites für die Richtlinie hochladen.

Auswählen von Standorten im großen Stil

Wenn Sie Websites im großen Stil auswählen auswählen, können Sie dann Websitevorlagen auswählen, die in diese Richtlinie eingeschlossen werden sollen, und sie nach filtern:

• Vertraulichkeitsbezeichnung
• Websiteerstellungsquelle

Sie können auch auswählen, ob:

• Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern
• Ausschließen bestimmter Websites von dieser Richtlinie

Auswählen von Websitevorlagentypen

Sie können Websitevorlagentypen aus den folgenden Optionen auswählen:

• Alle Websites
• Klassische Websites
• Kommunikationswebsites
• Gruppieren verbundener Websites ohne Teams
• Teamwebsites ohne Microsoft 365-Gruppe
• Mit Teams verbundene Websites

Filtern von Websites nach Vertraulichkeitsbezeichnungen

Sie können den Richtlinienbereich festlegen, indem Sie Websites mit ihren Vertraulichkeitsbezeichnungen filtern.

Filtern von Websites nach Erstellungsquelle

Sie können Websites für den Richtlinienbereich nach der Quelle für die Websiteerstellung filtern:

• SharePoint-Homepage
• SharePoint Admin Center
• PowerShell
• Pnp
• Microsoft Teams

Einschließen von Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsaufbewahrungsspeichern

Standardmäßig ist das Kontrollkästchen Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren einschließen, schreibgeschützte Websites und gesperrte Websites aktiviert. Dies bedeutet, dass Websites in einem schreibgeschützten Zustand oder gesperrten Zustand im Geltungsbereich der Richtlinie enthalten sind, wobei die anderen Filter angewendet werden.

Ausschließen bestimmter Websites aus der Richtlinie

Sie können bis zu 100 Websites eingeben, die Sie von der Richtlinie ausschließen möchten. Achten Sie darauf, jede URL durch neue Zeilen zu trennen.

Wählen Sie nach dem Festlegen des Richtlinienbereichs Weiter aus. Anschließend konfigurieren Sie die Richtlinieneinstellungen für den Standortnachweis.

Konfigurieren von Richtlinieneinstellungen für den Standortnachweis

Auf der Seite Richtlinie konfigurieren haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Wählen Sie aus, wie oft die Websites bestätigt werden sollen (3 Monate, 6 Monate und 12 Monate).
• Identifizieren, wer für den Nachweis der Website verantwortlich ist (Websitebesitzer, Websiteadministratoren oder beides)
• Ausschließen von Websitebesitzern oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen
• Angeben, welche Aktion die Richtlinie nach drei Benachrichtigungen ausführen soll

Ausschließen von Websitebesitzern oder Administratoren vom Empfang von Anforderungen

Sie können bis zu 100 Benutzer, Microsoft 365 oder Sicherheitsgruppen vom Empfang von Nachweisanforderungen ausschließen, auch wenn sie die Websitebesitzer oder Websiteadministratoren für die in der Richtlinie enthaltenen Websites sind.

Aktionen für nicht getestete Websites nach drei Benachrichtigungen

Für Websites, die nach drei monatlichen Benachrichtigungen nicht getestet wurden, können Sie entweder keine Aktionen ausführen oder eine der folgenden Erzwingungsaktionen ausführen. In der folgenden Tabelle wird zusammengefasst, wie sich die inaktive Websiterichtlinie für jede ausgewählte Erzwingungsaktion verhält:

Wählen Sie nach dem Konfigurieren der Richtlinieneinstellungen Weiter aus, um die Richtlinie abzuschließen. Benennen Sie die Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus.

Klicken Sie auf Fertigstellen. Ihre Richtlinie wird jetzt erstellt und kann über die Websitelebenszyklusverwaltungsrichtlinie> fürStandortnachweise Dashboard angezeigt und verwaltet werden.

Website als schreibgeschützter Modus festgelegt

Eine nicht getestete Websiterichtlinie, die mit der aktion schreibgeschützter Erzwingung konfiguriert ist, sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu informieren, wenn die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.

Sobald sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:

Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus

Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.

Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.

Aufheben der Archivierung einer Website

Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.

Websites, die von mehreren Websitenachweisrichtlinien verwaltet werden

Wenn mehrere Richtlinien unter demselben Typ erstellt werden, werden Benachrichtigungs-E-Mails für jeden Typ der Websitelebenszyklusverwaltung (Websitebesitzrichtlinie, Inaktive Websiterichtlinie und Websitenachweisrichtlinie) nicht wiederholt. Wenn eine Benachrichtigung innerhalb der letzten 30 Tage von einer Richtlinie dieses Typs gesendet wurde und die Website nicht überprüft oder nicht zertifiziert ist, werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.

Wenn eine Website beispielsweise von zwei verschiedenen Websitenachweisrichtlinien abgedeckt ist und eine Benachrichtigungs-E-Mail von der ersten Richtlinie erhält, werden innerhalb der nächsten 30 Tage keine zusätzlichen Benachrichtigungen von der zweiten Richtlinie gesendet, wenn der Standort nicht überprüft wird.

Es wird empfohlen, sicherzustellen, dass Richtlinien desselben Typs keine überlappenden Bereiche aufweisen. Wenn Websites in den Geltungsbereich mehrerer Richtlinien desselben Typs fallen, können der Benachrichtigungszeitplan und die Erzwingungsaktionen auf der Website unvorhersehbar werden.

Reporting

Nach jeder Ausführung der konfigurierten Richtlinie können Sie einen detaillierten Bericht zu den websites anzeigen, die sie identifiziert. Wählen Sie auf der Seite Websitenachweisrichtlinien die gewünschte Richtlinie aus der Liste aus. Das Panel beschreibt die Zahlen von:

• Zu belegende Websites
• Websites, auf denen niemanden benachrichtigt werden konnte
• Nachgewiesene Websites
• Websites, die auf "Ready-only" festgelegt sind
• Archivierte Websites Sie können auch den Umfang, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie zum Bericht anzeigen.

Sie können auch den Bereich, die Konfiguration und allgemeine Informationen der Richtlinie im Panel anzeigen. Wählen Sie die Option Detaillierten Bericht herunterladen aus, um den Bericht in csv herunterzuladen, der die folgenden Details für die einzelnen Websites enthält, die für den Nachweis erforderlich sind: