Verkaufsinformationen in Microsoft Teams-Besprechungszusammenfassungen anzeigen

Der Vertrieb umfasst alle Funktionen in Microsoft 365 Copilot, um Benutzern wertvolle Einblicke zu geben, um Kundeneinsätze zu unterstützen. Die kombinierte Copilot-Erfahrung in Produkten wie Microsoft Teams kombiniert die Leistungsfähigkeit von Copilot in Teams und Sales und bietet nahtlose, rollenspezifische Funktionen für eine verbesserte Zusammenarbeit. Die Umgebung bietet zusammengefasste Besprechungserkenntnisse und generierte Besprechungszusammenfassungen, damit Verkäufer Kundenbeziehungen ausbauen und Geschäfte abschließen können.

Anforderungen

• Aktivieren Sie Copilot KI-Funktionen in Ihrer Umgebung.
• Fügen Sie die Vertriebs-App entweder manuell oder automatisch zur Besprechung hinzu.
• Transkribieren Sie die Besprechung. Es ist erforderlich, Einblicke in den Umsatz zu erstellen.
• Stellen Sie sicher, dass die Besprechung nicht wiederholt wird.
• Stellen Sie sicher, dass die Besprechung nicht in Dynamics 365 Sales erstellt wird.

Unterstützte Sprachen

Um eine Liste der unterstützten Sprachen anzuzeigen, wechseln Sie zu Unterstützte Sprachen.

Sehen Sie sich vertriebsbezogene Erkenntnisse in der Besprechungszusammenfassung an

Sie können eine Besprechungszusammenfassung anzeigen, wenn Sie eine Besprechung aufzeichnen und transkribieren. Sobald die Vertriebs-App zur Teams-Besprechung hinzugefügt wird, können Sie verkaufsbezogene Einblicke in der Besprechungszusammenfassung einsehen.

Um vertriebsbezogene Erkenntnisse anzuzeigen, öffnen Sie die Besprechungszusammenfassung in Teams, wählen Sie den Abwärtspfeil neben Transkript und dann Vertrieb aus.

Die folgenden Informationen sind verfügbar:

• Aktionen nach der Besprechung: Anzeigen einer Liste vorgeschlagener Aktionen nach besprechungen, z. B. Erstellen einer Zusammenfassungs-E-Mail für Besprechungsteilnehmer und Speichern von KI-generierten Besprechungsnotizen in CRM. Dieser Abschnitt ist nicht verfügbar, wenn Sie die Besprechungszusammenfassung mit einer älteren Sales Copilot-Lizenz ansehen.

• Vorgeschlagene Nachverfolgungen aus der Besprechung: Zeigen Sie eine Liste der Nachverfolgungsaufgaben an, die während der Besprechung erstellt werden. Sie können auch eine Aufgabe in CRM erstellen, indem Sie Aufgabe erstellen auswählen.

• Fragen: Zeigen Sie Fragen an, die während des Meetings gestellt wurden. Es hilft Ihnen festzustellen, ob Ihre Verkäufer die richtigen Fragen stellen, um die Kundenbedürfnisse zu verstehen. Die Fragen werden nach der Person gruppiert, die sie gestellt hat. Wenn Sie eine Frage auswählen, springt das Video zu der Stelle in der Unterhaltung, an der die Frage gestellt wurde.

• Erwähnte Schlüsselwörter: Zeigen Sie die Schlüsselwörter an, die während der Besprechung erwähnt wurden. Schlüsselwörter werden nach den folgenden Kategorien gruppiert:

  • Marken: Namen von Marken, die während der Besprechung erwähnt wurden.
  • Zeiten: Während der Besprechung erwähnte Zeiträume.
  • Personen: Namen der Personen, die während der Besprechung erwähnt wurden.
  • Sonstige: Andere Schlüsselwörter, die während der Besprechung erwähnt wurden.

  Wenn Schlüsselwörter und Mitbewerber in Ihrem CRM nachverfolgen, werden sie auch in diesem Abschnitt angezeigt.

• Wichtige Highlights: Anzeigen von Themen, die während der Besprechung behandelt werden, einschließlich Zeitstempel für die einzelnen Themen und Sprechernamen. Die Zusammenfassung wird mithilfe von KI generiert und basiert auf der Besprechungsaufzeichnung und -transkription. Es hilft Ihnen, die wichtigsten Themen, die während der Besprechung behandelt werden, schnell zu verstehen. Dieser Abschnitt ist nur verfügbar, wenn Sie sich die Besprechungszusammenfassung mit der älteren Sales Copilot-Lizenz ansehen.

• Allgemeine Besprechungsstimmung: Betrachten Sie die allgemeine Stimmung der Besprechung, die basierend auf dem Ton der Unterhaltung berechnet wird. Die Stimmung wird als positiv, negativ oder neutral kategorisiert. Es zeigt auch, wie sich die Stimmung im Laufe der Zeit entwickelt, was Ihnen hilft, zu verstehen, wie die Redner sich in den einzelnen Phasen der Besprechung gefühlt haben. Erfahren Sie mehr über die Genauigkeit der Stimmungsanalyse.

• Einblicke auf Sprecherebene: Zeigen Sie Einblicke für jeden Sprecher an, einschließlich ihrer Gesprächszeit, der Stimmungsverteilung und der Zusammenfassung. Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie jeder Sprecher zur Besprechung beigetragen hat und wie er während der Unterhaltung fühlte.

Wenn Verkaufseinblicke nicht generiert werden

Umsatzeinblicke werden in den folgenden Szenarien nicht generiert:

• Die Besprechung wird wiederholt.
• Die Besprechung wurde nicht transkribiert.
• Die Besprechung wurde in Dynamics 365 Sales erstellt.
• Die Besprechungsaufzeichnung wurde mehrmals gestartet und beendet.
• Sie sind nicht mit Ihrem CRM in der Vertriebs-App verbunden.
• Wenn der Besprechungsorganisator keinen Zugriff auf die Besprechungsaufzeichnung und Transkription für alle Personen gewährt hat.

Genauigkeit der Stimmungsanalyse

Die Stimmungsanalyse wird KI-generiert und basiert auf dem Inhalt und Ton des Besprechungstranskripts. Es kann zwar eine hilfreiche allgemeine Ansicht des Tons und Engagements von Kunden bieten, ist jedoch nicht immer vollkommen genau und kann Nuancen, Sarkasmus oder Kontext falsch interpretieren.

Diese Funktion soll Ihnen helfen, die allgemeine Stimmung einer Besprechung schnell zu messen , z. B. ob die Unterhaltung hauptsächlich positiv, neutral oder negativ war, aber nicht als endgültige Bewertung der Absicht oder Zufriedenheit einzelner Teilnehmer verwendet werden sollte.

Es wird dringend empfohlen, Erkenntnisse anhand Ihres eigenen Urteils zu überprüfen und bei Bedarf direkt mit Kunden zu verfolgen. Stimmungseinblicke werden am besten als unterstützendes Tool verwendet, nicht als Ersatz für die menschliche Bewertung.

Eine CRM-Aufgabe aus einer Besprechungszusammenfassung erstellen

1. Öffnen Sie eine Besprechungszusammenfassung in Teams, und zeigen Sie vertriebsbezogene Erkenntnisse an.

2. Suchen Sie das Folgeelement, für das Sie eine Aufgabe erstellen müssen, und wählen Sie dann Aufgabe erstellen.

3. Fügen Sie die folgenden Informationen hinzu oder aktualisieren Sie sie:

   Artikel	Beschreibung	Erforderlich
   Thema	Name der Aufgabe	Ja
   Besitzer	Wer wird die Aufgabe erledigen? Wenn Sie es nicht sind, können Sie jemand anderen beauftragen.	Ja
   Verbunden mit	Ein Datensatz, der Informationen über die Aufgabe bereitstellt. Wählen Sie aus Konten und Verkaufschancen aus, die mit den Empfängern der E-Mail verknüpft sind.	Nein
   Fälligkeitsdatum	Das Datum, bis zu dem der Besitzer die Aufgabe abschließen sollte.	Nein
   Beschreibung	Textausschnitt des Folgeelements; Sie können ihn bei Bedarf ändern. Hinweis: In diesem Feld wird automatisch ein Link zur Besprechung eingefügt.	Nein

   

4. Wählen Sie Erstellen aus.

   Nachdem Sie eine Aufgabe erstellt haben, wird Aufgabe erstellen in Aufgabe öffnen geändert. Wählen Sie Aufgabe öffnen, um die Aufgabe in Ihrem CRM zu öffnen.

E-Mail mit einer Zusammenfassung der Verkaufsbesprechung erstellen

Nach einem Treffen mit Ihren Kunden senden Sie häufig eine E-Mail mit einer Zusammenfassung Ihrer Interaktion, relevanten Aktionspunkten oder nächsten Schritten sowie einem Folgetermin. Das manuelle Erstellen einer Besprechungszusammenfassung und das Zusammenstellen aller während der Besprechung gemachten Notizen und Aktionspunkte nimmt einige Zeit in Anspruch und wird oft übersehen.

Mit der Vertriebs-App können Sie schnell eine E-Mail aus der Besprechungsrückfassung in Teams entwerfen. Die E-Mail enthält eine Zusammenfassung der Besprechung, Aktionspunkte und Nachverfolgungsaufgaben.

So erstellen Sie eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Verkaufsbesprechung:

1. Öffnen Sie eine Besprechungszusammenfassung in Teams, und zeigen Sie vertriebsbezogene Erkenntnisse an.

2. Wählen Sie im Abschnitt Aktionen nach der Besprechung die Option E-Mail-Entwurf aus. Die E-Mail wird entworfen und in einem Popup-Fenster geöffnet.

   

3. Um den E-Mail-Inhalt in die Zwischenablage zu kopieren, wählen Sie Kopieren aus.

4. Wählen Sie In Outlook-Web öffnen aus, um die letzte E-Mail in Outlook-Web zu öffnen.

5. Überprüfen und aktualisieren Sie den E-Mail-Inhalt nach Bedarf, und senden Sie ihn dann an Ihre Kunden.

KI-generierte Besprechungsnotizen im CRM speichern

Mit der intelligenten Zusammenfassung können Sie sich auf das Gespräch während der Besprechung anstatt auf das Erfassen von Notizen konzentrieren. KI-generierte Notizen ermöglichen es Ihnen, wichtige Punkte und Erkenntnisse nach dem Meeting zu sehen.

KI-generierte Besprechungsnotizen können direkt auf der Zusammenfassungsseite der Teams-Besprechung in Ihrem CRM gespeichert werden. Je nach Administratorkonfiguration können Sie die Besprechungsnotizen entweder in einem bestimmten Datensatz in Ihrem CRM speichern, z. B. eine Verkaufschance oder ein Konto, oder im Standardfeld für die Terminbeschreibung. Diese Funktion hilft Ihnen, eine Aufzeichnung von Besprechungsnotizen in Ihrem CRM zu erhalten, entweder zur späteren Bezugnahme oder zum Teilen mit Ihrem Team.

Dieses Feature ist standardmäßig aktiviert.

So speichern Sie KI-generierte Besprechungsnotizen im CRM:

1. Öffnen Sie eine Besprechungszusammenfassung in Teams, und zeigen Sie vertriebsbezogene Erkenntnisse an.
2. Wählen Sie im Abschnitt Aktionen nach der Besprechung die Option Speichern im (CRM) aus.
3. Suchen Sie im Fenster Besprechungsnotizen speichern den Datensatz und wählen Sie ihn aus dem Feld CRM-Datensatz aus. Wenn die Besprechung bereits im CRM gespeichert ist, wird die Suchleiste nicht angezeigt.
4. Bearbeiten Sie bei Bedarf die Notizen, bevor Sie sie in CRM speichern.
5. Wählen Sie Speichern. Es wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt, die angibt, dass die Besprechungsnotizen in Ihrem CRM gespeichert wurden. Sie können sich die gespeicherten Besprechungsnotizen in Ihrem CRM anzeigen lassen, indem Sie Gespeicherte Notizen anzeigen auswählen. Sobald die Notizen gespeichert sind, sehen alle entsprechenden internen Teilnehmer die URL zum CRM-Datensatz anstelle der Schaltfläche „Speichern in (CRM)“.

Wenn die Schaltfläche Speichern unter (CRM) nicht angezeigt wird, kann dies einen der folgenden Gründe haben:

• Die Besprechung verfügt über mehrere Aufzeichnungen.
• Das Treffen ist Teil einer wiederkehrenden Reihe.
• Sie sind nicht beim CRM angemeldet.
• Sie verfügen nicht über eine gültige Lizenz.
• Das Besprechungsprotokoll ist nicht lang genug, um Besprechungsnotizen zu erstellen.
• Ihr Administrator hat die Funktion KI-Notizen im CRM speichern deaktiviert.
• Ihr Administrator hat die richtigen CRM-Felder zum Speichern von Notizen nicht konfiguriert.

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