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Configuración de Microsoft 365 Copilot y asignación de licencias

  • Se aplica a: ✅ Microsoft 365 Copilot

Como parte de la adopción de Microsoft 365 Copilot, el siguiente paso es habilitar las características de seguridad, configurar el canal de actualización y asignar licencias de Copilot a los usuarios. En este artículo se proporcionan instrucciones para los administradores de TI sobre cómo preparar su organización para Microsoft 365 Copilot. Abarca actividades básicas de implementación y preparación, licencias y pasos para garantizar una implementación segura y compatible.

Diagrama en el que se muestra el paso de configuración y asignación de licencia para adoptar y habilitar Microsoft 365 Copilot.

Requisitos previos

roles del centro de Administración

En este artículo se usan los siguientes centros de administración. Estos centros de administración requieren un rol específico para completar las tareas del artículo.

Licencias

Para comprar Microsoft 365 Copilot, asegúrese de que tiene un plan de suscripción adecuado. Las licencias de Microsoft 365 Copilot están disponibles como complemento a otros planes de licencias. Para obtener más información, consulte Opciones de licencia de Microsoft 365 Copilot.

Puede comprar licencias de Microsoft 365 Copilot a través de Centro de administración de Microsoft 365 Marketplace, asociados de Microsoft o su equipo de cuentas de Microsoft.

Es posible que necesite más licencias para usar algunas de las características descritas en este artículo, como Microsoft Purview y Microsoft SharePoint Premium: Administración Avanzada de SharePoint información general.

Actividades de preparación

Para garantizar una transición fluida a Microsoft 365 Copilot, use la siguiente lista de comprobación de preparación:

  • Configurar un entorno de prueba: para validar configuraciones y escenarios de prueba, establezca un entorno de prueba con las licencias necesarias.

  • Realizar pruebas piloto: para identificar cualquier problema y recopilar comentarios, realice pruebas piloto con un grupo selecto de usuarios.

  • Desarrollar un plan de comunicación: cree un plan de comunicación para informar a los usuarios sobre los próximos cambios y proporcionarles los recursos y soporte técnico necesarios.

  • Revisar las directivas de acceso condicional: asegúrese de configurar correctamente las directivas de acceso condicional. Microsoft 365 Copilot admite directivas de acceso condicional de nivel de inquilino en SharePoint. Para obtener más información, vea Acceso condicional.

  • Revisar las directivas de búsqueda y administración avanzada de SharePoint: use Administración Avanzada de SharePoint para controlar el acceso al contenido, evitar el uso compartido excesivo y administrar el ciclo de vida del contenido. Para obtener más información, consulte Preparación para Microsoft 365 Copilot con Administración Avanzada de SharePoint.

    Además, considere la posibilidad de implementar una búsqueda restringida de SharePoint para limitar la detectabilidad del contenido confidencial. Para obtener más información, consulte Solucionar problemas de uso compartido excesivo en el plano técnico de implementación de Copilot de Microsoft 365.

  • Garantizar el cumplimiento de la red: asegúrese de que la red cumple los requisitos de los servicios de Microsoft 365 Copilot. Para obtener más información, consulte Requisitos de red de Microsoft 365 Copilot.

Medidas de seguridad

Para garantizar un entorno seguro y compatible para Microsoft 365 Copilot, es fundamental implementar medidas de seguridad sólidas. Algunos componentes clave son la autenticación multifactor, el registro de auditoría y la restricción de información confidencial. Estas medidas ayudan a protegerse contra el acceso no autorizado y proporcionan visibilidad sobre las actividades de usuario y administración.

Autenticación multifactor (MFA)

La autenticación multifactor es una medida de seguridad crítica que requiere que los usuarios proporcionen dos o más factores de verificación para acceder a un recurso, como una aplicación o una cuenta en línea. Al implementar MFA, ayuda a protegerse contra el acceso no autorizado y mejora la seguridad de los datos de la organización. Para obtener más información, consulte Microsoft Entra autenticación multifactor.

Pasos para implementar MFA:

  • Habilitar MFA para todos los usuarios: use el Centro de administración de Microsoft 365 para habilitar MFA para todos los usuarios de la organización. Para obtener más información, consulte Configuración de la autenticación multifactor para Microsoft 365.

  • Configurar directivas de acceso condicional: configure directivas de acceso condicional para aplicar MFA en función del riesgo del usuario, la ubicación y el cumplimiento del dispositivo. Para obtener un tutorial, consulte Protección de eventos de inicio de sesión de usuario con Microsoft Entra autenticación multifactor.

  • Educar a los usuarios: proporcione formación y recursos para ayudar a los usuarios a comprender la importancia de MFA y cómo usarla de forma eficaz.

Registro de auditoría

El registro de auditoría es esencial para el seguimiento y la supervisión de actividades en el entorno de Microsoft 365. Le ayuda a detectar y responder a posibles incidentes de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos. Para obtener más información, consulte Información general sobre el registro de auditoría y la supervisión.

Pasos para implementar el registro de auditoría:

  • Habilitar el registro de auditoría unificado: para capturar todas las actividades de usuario y administrador, active el registro de auditoría unificado en el portal de Microsoft Purview.

  • Configurar la retención de registros de auditoría: configure directivas de retención para asegurarse de que los registros de auditoría se conservan durante el período necesario en función de las necesidades de cumplimiento de la organización.

  • Supervisión y revisión de registros: supervise y revise periódicamente los registros de auditoría para identificar actividades sospechosas o posibles amenazas de seguridad.

Restricción de información confidencial de Copilot

Para proteger la información confidencial durante la implementación y el uso de Microsoft 365 Copilot, siga estos pasos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de uso compartido excesivo. Estas medidas ayudan a mantener la seguridad y el cumplimiento de los datos dentro de su organización.

  • Identificar los sitios más populares y evaluar el uso compartido excesivo: exporte los 100 sitios más usados del Centro de administración de SharePoint y ejecute el informe de estado de permisos de Administración Avanzada de SharePoint. Para obtener más información, consulte Protección de forma predeterminada con Microsoft Purview.

  • Conceder a Copilot acceso a sitios populares de bajo riesgo: haga referencia cruzada a los resultados del informe de Administración Avanzada de SharePoint y el Administración de postura de seguridad de datos de Microsoft Purview (DSPM) evaluación de posición de uso compartido excesivo con los 100 principales sitios usados.

  • Activar la auditoría y la protección proactivas: deshabilite a todos excepto a los usuarios externos (EEEU) en el nivel de inquilino y habilite Purview Audit para supervisar la actividad de interacción de Copilot. Para obtener más información, consulte Protección de los datos confidenciales con Microsoft Purview.

  • Implementar controles de acceso y etiquetado: inicie una revisión de acceso de Administración Avanzada de SharePoint para todos los sitios que están sobrecompartido. A continuación, aplique el control de acceso restringido en sitios críticos para la empresa. Para obtener más información, consulte Preparación para Microsoft 365 Copilot con Administración Avanzada de SharePoint)..

Para obtener pasos detallados, consulte Abordar problemas de uso compartido interno en el plano técnico de implementación de Copilot de Microsoft 365.

Introducción e implementación

Paso 1: Actualizar canales

✅ Usar el canal actual o el canal mensual de empresa para actualizar las aplicaciones

Microsoft 365 Copilot sigue la Aplicaciones Microsoft 365 práctica estándar de implementación y actualizaciones. Está disponible en todos los canales de actualización, excepto en Semi-Annual Canal enterprise.

Las opciones son:

  • Canales de producción :

    • El canal actual proporciona a los usuarios las características más recientes de la aplicación de Microsoft 365 tan pronto como estén listas. Proporciona la mejor experiencia para un producto de movimiento rápido, como Copilot.

    • El canal mensual de empresa es más predecible para cuando Microsoft publica estas nuevas características de aplicación de Microsoft 365 cada mes. Es una buena opción para las organizaciones que quieren validar las nuevas características antes de que se publiquen en el canal actual.

  • Los canales de vista previa incluyen El canal actual (versión preliminar) y el canal beta.

    Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulte Introducción a los canales de actualización para Aplicaciones Microsoft 365 y Comparar canales de Microsoft 365 Insider.

Puede administrar canales para dispositivos de usuario de varias maneras. Para obtener más información, vea Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.

Paso 2: Aprovisionar licencias de Copilot de Microsoft 365

✅ Asignar licencias de Copilot mediante el Centro de administración de Microsoft 365

Antes de asignar licencias de Copilot, asegúrese de aprovisionar usuarios y asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios del inquilino. Las opciones son:

A continuación, asigne licencias de Copilot para que los usuarios puedan empezar a usarlas. Puede administrar licencias de Microsoft 365 Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar a usuarios individuales o a grupos de usuarios, y también reasignar licencias a otros usuarios.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 y vaya aLicencias de facturación>.

  2. Seleccione Microsoft 365 Copilot.

  3. En la página de detalles del producto, asigne licencias a los usuarios y administre su acceso a Copilot y a otras aplicaciones y servicios.

  4. Para comprobar si se agrega un usuario, vaya a Usuarios>activos. En esta página se muestran todos los usuarios y las licencias activas.

Al asignar licencias, Copilot se muestra en aplicaciones de Microsoft 365, como Word y Excel. En algunas aplicaciones, es posible que los usuarios tengan que esperar hasta 24 horas para que Copilot aparezca. Es posible que también deban reiniciar o actualizar la aplicación. Una vez habilitado, Copilot aparece en las aplicaciones.

Para usar Copilot, los usuarios inician sesión en la aplicación con su cuenta profesional o educativa y el archivo debe ser editable, no de solo lectura. En algunas experiencias como Word, se muestra un cuadro de diálogo de Copilot al crear un documento nuevo. En otras experiencias, Copilot es accesible en la cinta de opciones.

Nota:

  • No se admite la asignación de licencias de Copilot a usuarios entre inquilinos, incluidos los invitados.

  • Para los clientes de educación, la licencia de Copilot aparece en Microsoft 365 A3 Características adicionales para profesores o Microsoft 365 A5 Características adicionales para profesores.

También puede administrar licencias desde la página de Copilot en la Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración.

Para obtener más información, consulte Asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios.

Paso 3: Configuración de la configuración de Copilot

✅ Configuración de más características de Copilot

Puede administrar la configuración mediante el Sistema de control de Copilot. Proporciona acceso centralizado a las características y controles de administración que benefician a su organización.

Para acceder a esta configuración, vaya a la Centro de administración de Microsoft 365>Copilot.

Con el Sistema de control de Copilot, puede:

  • Vea el estado de las asignaciones de licencias de Copilot.
  • Acceda a la información más reciente sobre Copilot.
  • Administrar los controles de seguridad y cumplimiento de datos.
  • Envíe comentarios en nombre de los usuarios.
  • Configure los complementos y permisos.
  • Habilite el uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot.

Para obtener más información, vea Administrar escenarios de Microsoft 365 Copilot y configurar el aplicación Microsoft 365 Copilot.

Paso 4: Implementación en algunos usuarios y adopción de medidas

Cuando esté listo para asignar licencias de Copilot a los usuarios, siga estas tres fases:

  1. Piloto: para probar la implementación y recopilar comentarios, asigne licencias a un pequeño grupo de usuarios.

  2. Implementar: asigne licencias a un grupo mayor de usuarios.

  3. Operar: supervise el uso y la adopción, y realice ajustes según sea necesario.

Para obtener más información sobre estas fases y las posibles acciones que puede realizar en cada fase, consulte el plano técnico de implementación de Microsoft para abordar el uso compartido excesivo en Microsoft 365 Copilot.

Piloto

✅ Creación de un grupo de usuarios pioneros

Hay muchos usos de Microsoft 365 Copilot en las distintas aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Los usuarios pueden encontrar el valor de diferentes maneras.

Para ayudar a impulsar la adopción, cree un grupo de usuarios pioneros. Este grupo puede ayudarle a comprender cómo los usuarios usan Copilot y cómo es valioso para ellos.

  1. Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características de Microsoft 365 existentes. Puede identificar a estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.

  2. Asigne a estos usuarios licencias de Microsoft 365 Copilot e incorpórelas a Copilot. Para obtener más recursos que le ayuden en esta fase, consulte las herramientas y plantillas de interacción del usuario en el centro de adopción de Copilot de Microsoft 365.

  3. A medida que estos usuarios se sienten más cómodos con el uso de Copilot, pueden hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esta información le proporciona expertos en productos que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar y usar Copilot en toda la organización.

    Con su comunidad establecida de pioneros o campeones, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización. Estos campeones pueden contextualizar el valor de Copilot para adaptarse mejor a sus necesidades. Este marco también proporciona al departamento de TI una manera escalable de controlar las preguntas a través de expertos, desarrollando un equipo de expertos en toda la organización.

Para obtener más información sobre cómo impulsar la adopción, visite el centro de adopción de Copilot de Microsoft 365.

Implementar

✅ Implementación completa de licencias de Copilot en todos los usuarios de la organización

Para implementar licencias de Copilot en todos los usuarios de su organización, siga estos pasos:

  1. Use el Centro de administración de Microsoft 365 para asignar licencias a usuarios individuales o grupos de usuarios, en función de sus necesidades.

  2. Antes de que los usuarios empiecen a usar Copilot, asegúrese de asignarles las licencias adecuadas. Este paso garantiza que todos tengan acceso a las características que necesitan y puedan participar plenamente en la experiencia de Copilot.

Durante esta fase, incluya también las siguientes actividades:

  • Céntrese en evitar el uso compartido excesivo limitando el uso compartido externo, restringendo el acceso a determinados archivos o carpetas y configurando alertas para notificarle cualquier actividad inusual.

  • Use etiquetas de confidencialidad para clasificar y proteger la información confidencial. Estas etiquetas permiten cifrar automáticamente los archivos que contienen datos confidenciales o restringir el acceso a los archivos marcados como "confidenciales".

Para obtener más información sobre estos pasos importantes de seguridad de datos, consulte Sistema de control de Copilot seguridad y gobernanza.

Operar

✅ Obtener conclusiones y opiniones del usuario

Para medir el impacto de Copilot en su organización, use el panel de Copilot de Viva Insights y los informes de uso de Microsoft 365 en el centro de administración. Estas herramientas proporcionan a los líderes de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión del usuario.

Para más información, consulte los siguientes artículos:

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