Supervisión automática de la propiedad del sitio de SharePoint con directivas de propiedad de sitio

Las características de administración del ciclo de vida del sitio de Administración avanzada de Microsoft SharePoint permiten mejorar la gobernanza del sitio mediante directivas automatizadas configuradas en el Centro de administración de SharePoint. Las directivas de propiedad del sitio, que forman parte de las características de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint, le ayudan a supervisar y aplicar automáticamente los requisitos de propiedad del sitio en toda la organización. Estas directivas le permiten definir quién debe ser responsable de cada sitio, establecer recuentos mínimos de propietarios o administradores y automatizar las notificaciones cuando los sitios no cumplen sus criterios. Al identificar periódicamente sitios no conformes y pedir a los usuarios que tomen medidas, las directivas de propiedad del sitio admiten una administración eficaz del sitio, reducen el riesgo de sitios sin propietario y ayudan a mantener la seguridad y el cumplimiento en el entorno de SharePoint.

¿Qué necesita para crear una directiva de propiedad de sitio?

¿Cuáles son los requisitos de licencia?

Su organización debe tener la licencia adecuada y cumplir determinados permisos o roles administrativos para usar la característica descrita en este artículo.

En primer lugar, la organización debe tener una de las siguientes licencias base:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Además, necesita al menos una de estas licencias:

• Microsoft 365 Copilot licencia: al menos a un usuario de su organización se le debe asignar una licencia de Copilot (este usuario no necesita ser administrador de SharePoint).
• Licencia de administración avanzada de Microsoft SharePoint: Disponible como compra independiente.

Requisitos de administrador

Debe ser administrador de SharePoint o tener permisos equivalentes.

Información adicional

Si su organización tiene una licencia de Copilot y al menos una persona de su organización tiene asignada una licencia de Copilot, los administradores de SharePoint obtienen acceso automáticamente a las características de Administración avanzada de SharePoint necesarias para la implementación de Copilot.

Para las organizaciones sin una licencia de Copilot, puede usar las características de Administración avanzada de SharePoint mediante la compra de una licencia de Administración avanzada de SharePoint independiente.

¿Cómo funcionan las directivas de propiedad del sitio?

Ámbito de las directivas de propiedad del sitio

Puede crear directivas diferentes con ámbitos diferentes en función de los requisitos de su organización.

Puede elegir los sitios que se van a limitar en la directiva en función de plantillas de sitio, orígenes de creación, etiquetas de confidencialidad e incluir sitios en directivas de retención y retención. Si desea excluir sitios específicos, puede agregar las direcciones URL de sitio de hasta 100 sitios en la sección Excluir sitios mientras configura la directiva.

Modos de directiva

Al configurar una directiva de ciclo de vida de sitio, puede elegir entre una directiva de simulación y una directiva activa.

Modo de simulación

La directiva de simulación se ejecuta una vez y genera un informe basado en los parámetros establecidos. Si se produce un error, debe eliminarlo y crear uno nuevo. Una vez valida una directiva de simulación, puede convertirla en una directiva activa.

Modo activo

La directiva activa se ejecuta mensualmente, generando informes y enviando notificaciones a los propietarios del sitio para confirmar el estado del sitio. Si se produce un error durante un mes determinado, se volverá a ejecutar en la siguiente programación. La directiva aplica acciones en sitios que permanecen sin confirmación o sin confirmación por parte del propietario o administrador del sitio, siempre que la haya configurado para realizar acciones de cumplimiento.

Criterios de propiedad

Las distintas organizaciones tienen necesidades diferentes. Las directivas de propiedad del sitio le permiten personalizar cómo se determina la propiedad al permitirle:

• Elija quién se considera responsable de administrar un sitio en su organización: propietarios de sitios o administradores de sitios o ambos.

• Defina el número mínimo de propietarios o administradores que debe tener un sitio, actualmente hasta 2.

La directiva identifica todos los sitios que no cumplen los criterios de propiedad configurados y genera el informe. Si la directiva está activa, se enviarán notificaciones por correo electrónico para sitios identificados.

Se recomienda elegir 2 como recuento mínimo de propietarios para que los sitios con un solo propietario se identifiquen y otro propietario se agregue inmediatamente. Tener más de un propietario del sitio puede ayudar a reducir el riesgo de que los sitios se vuelvan sin propietario.

¿Cómo puede resolver las discrepancias de identificador de usuario antes de ejecutar la directiva de propiedad del sitio?

Antes de ejecutar la directiva de propiedad del sitio, es importante resolver las discrepancias de identificador de usuario para garantizar resultados de propiedad precisos para cada sitio. A veces, si se eliminó un propietario del sitio y se volvió a crear más adelante, las referencias de propiedad pueden apuntar a un PUID antiguo e inexistente. Como administrador de inquilinos, debe corregir estas discrepancias mediante la ejecución del diagnóstico de error de coincidencia del identificador de usuario del sitio.

Creación de una directiva de propiedad de sitio

Para crear una directiva de propiedad de sitio, vaya al Centro de administración de SharePoint.

1. Expanda Directivas y seleccione Administración del ciclo de vida del sitio.

   

2. Seleccione + Crear directiva y seleccione Siguiente.

   

3. Escriba los parámetros de ámbito de la directiva que determinen en qué sitios actuaría la directiva y seleccione Siguiente.

   

   Si selecciona Cargar un archivo CSV con una lista de hasta 10 000 direcciones URL, puede cargar una lista de direcciones URL de sitio de sitios seleccionados para la directiva.

   

   Sugerencia

   • Puede exportar la lista de sitios desde la página de sitios activos de SharePoint.
   • Asegúrese de que el archivo CSV usa el mismo formato del archivo CSV de ejemplo y que no tiene direcciones URL duplicadas y que esas direcciones URL son válidas y completas. 
   • Asegúrese de que las direcciones URL que aparecen en el archivo CSV pertenecen al dominio del inquilino. 

4. Defina los criterios de propiedad, a quién se le notificará si un sitio no cumple estos criterios y qué acción tomar si el sitio no cumple estos criterios durante tres meses. Seleccione Siguiente.

   

5. Asigne un nombre a la directiva, agregue una descripción (opcional) y seleccione un modo de directiva. Seleccione Finalizar.

   

6. Seleccione Listo. La directiva se ha creado y se puede ver y administrar seleccionando Directivas de propiedad del sitio en el panel Administración del ciclo de vida del sitio.

Notificaciones de sitio inactivas

Cada directiva se ejecuta cada mes para identificar sitios no conformes. Email notificaciones se envían al conjunto configurado de destinatarios según la directiva.
Las notificaciones solo se desencadenan si la directiva se ejecuta en modo activo.

Los destinatarios potenciales de estas notificaciones por correo electrónico, si están configuradas en la directiva, son:

• Propietarios de sitios actuales: Si el número mínimo de propietarios o administradores se establece en 2 y el sitio tiene un propietario de sitio existente, recibe una notificación por correo electrónico en la que se le pide que agregue otro propietario.

• Administradores de sitio actuales: Si el número mínimo de propietarios o administradores se establece en 2 y el sitio tiene un administrador de sitio existente, recibe una notificación por correo electrónico en la que se le pide que agregue otro propietario.

• Administradores de propietarios o administradores anteriores: Si un propietario o administrador de un sitio deja la organización, se informa a sus administradores de que el sitio necesita un propietario para una administración eficaz. Si los administradores son miembros de un sitio, pueden aceptar la propiedad. Si son visitantes o no tienen acceso al sitio, pueden coordinarse con los administradores de SharePoint para encontrar al siguiente mejor propietario.

  • A medida que los detalles de un usuario se eliminan del sistema 30 días después de salir de la organización, los administradores solo pueden recibir una notificación sobre el sitio.

  • Si la directiva se ejecuta después de 30 días desde que un usuario abandona la organización, la información del administrador no estará disponible y no se podrán enviar notificaciones.

  • Para un sitio de Teams, la notificación "administrador del propietario del sitio anterior" solo funciona para los usuarios agregados directamente al propietario del sitio de SharePoint. Si el usuario se agregó desde el grupo M365, no se enviará la notificación. Se trata de una limitación del sistema debido a cómo se conserva la información del usuario después de eliminar una cuenta. Por lo tanto, para mejorar las posibilidades de enviar notificaciones correctamente, se recomienda seleccionar al menos tres opciones.

• Miembros del sitio activo: En función de la configuración de directiva, los correos electrónicos se envían a los miembros activos más recientes de un sitio para aceptar la propiedad.

  • Para garantizar la relevancia y la recencia, la actividad de lectura o escritura realizada por un miembro del sitio en un sitio en los últimos 180 días se considera una actividad.

  • No se tiene en cuenta ningún usuario con la última actividad superior a 180 días para estas notificaciones.

  • Los usuarios externos e invitados NO se tendrán en cuenta para que estas notificaciones acepten la propiedad.

    Nota:

    Si un sitio no tiene a nadie que recibir una notificación según los destinatarios de correo electrónico proporcionados durante la configuración de la directiva, el recuento se proporciona en el resumen. Puede evaluar los sitios y determinar el siguiente curso de acción.

Sitios administrados por varias directivas de administración del ciclo de vida del sitio

Para cada tipo de directiva de administración del ciclo de vida del sitio (directiva de propiedad del sitio, directiva de sitio inactiva y directiva de atestación del sitio) si se crean varias directivas con el mismo tipo, los correos electrónicos de notificación no se repiten. Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de ese tipo y el sitio permanece sin recibir notificaciones, no se enviarán más notificaciones. El informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".

Por ejemplo, si un sitio está cubierto por dos directivas de propiedad de sitio diferentes y recibe un correo electrónico de notificación de la primera directiva, no se enviarán notificaciones adicionales desde la segunda directiva en los próximos 30 días si el sitio sigue sin recibir notificaciones.

Se recomienda asegurarse de que las directivas del mismo tipo no tengan ámbitos superpuestos. Si los sitios están dentro del ámbito de varias directivas del mismo tipo, la programación de notificaciones y las acciones de cumplimiento en el sitio podrían ser imprevisibles.

Acciones de cumplimiento

En la tabla siguiente se resume cómo se comporta la directiva de sitio inactiva en función de la acción de cumplimiento seleccionada:

Si un sitio se identifica como que no cumple los criterios de propiedad durante tres meses consecutivos, se realiza una de las siguientes acciones en función de lo que esté configurado:

No haga nada: no hay ningún cambio en el acceso, pero las notificaciones posteriores se pausan y se reanudarán después de tres meses.

Establecer el acceso a solo lectura: los miembros del sitio y los visitantes pueden ver contenido, pero ya no realizar modificaciones. No se envían más notificaciones.

• Si se elige la opción y no se puede notificar a nadie durante los tres meses, el sitio sigue teniendo su acceso establecido en solo lectura.

Modo de solo lectura

Una directiva de propiedad de sitio configurada con la acción de aplicación de solo lectura envía notificaciones adicionales para informar a los destinatarios especificados cuando no hay ninguna respuesta.

Se envía una notificación cuando el sitio entra en modo de solo lectura.

Una vez que el sitio está en modo de solo lectura, se agrega el siguiente banner al sitio:

Eliminación del sitio del modo de solo lectura

Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el Centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.

Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura y deben ponerse en contacto con el administrador de inquilinos para quitar el modo de solo lectura.

Unarchive a site

Para desarchar un sitio en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios archivados. Seleccione el sitio que desea desarchivo y seleccione Reactivar.

Reporting

Después de cada ejecución de la directiva configurada, puede ver un informe sobre los sitios que identifica.

En la página Directivas de propiedad del sitio , seleccione la directiva deseada en la lista.

El informe describe el número de sitios identificados como que no cumplen los criterios de propiedad, junto con el número de sitios que no tenían a nadie que notificar.

Seleccione Descargar informe para descargar el informe detallado en un formato de .csv. En la tabla siguiente se describe la información incluida en el informe de ejecución de directivas: