Administración de sitios inactivos mediante directivas de sitio inactivas

Las características de administración del ciclo de vida del sitio de Administración avanzada de Microsoft SharePoint permiten mejorar la gobernanza del sitio mediante directivas automatizadas configuradas en el Centro de administración de SharePoint. Las directivas de sitio inactivas, que forman parte de las características de administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint, le ayudan a automatizar este proceso. Puede configurar una directiva de sitio inactiva para detectar automáticamente sitios inactivos y notificar a los propietarios del sitio por correo electrónico. A continuación, los propietarios pueden confirmar si el sitio sigue activo.

¿Qué necesita para crear una directiva de sitio inactiva?

¿Cuáles son los requisitos de licencia?

Su organización debe tener la licencia adecuada y cumplir determinados permisos o roles administrativos para usar la característica descrita en este artículo.

En primer lugar, la organización debe tener una de las siguientes licencias base:

• Office 365 E3, E5 o A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 o A5

Además, necesita al menos una de estas licencias:

• Microsoft 365 Copilot licencia: al menos a un usuario de su organización se le debe asignar una licencia de Copilot (este usuario no necesita ser administrador de SharePoint).
• Licencia de administración avanzada de Microsoft SharePoint: Disponible como compra independiente.

Requisitos de administrador

Debe ser administrador de SharePoint o tener permisos equivalentes.

Información adicional

Si su organización tiene una licencia de Copilot y al menos una persona de su organización tiene asignada una licencia de Copilot, los administradores de SharePoint obtienen acceso automáticamente a las características de Administración avanzada de SharePoint necesarias para la implementación de Copilot.

Para las organizaciones sin una licencia de Copilot, puede usar las características de Administración avanzada de SharePoint mediante la compra de una licencia de Administración avanzada de SharePoint independiente.

Cómo funcionan las directivas de sitio inactivas

Ámbito de las directivas de sitio inactivas

Puede configurar parámetros para una directiva de sitio inactiva, como el período de tiempo inactivo, el tipo de plantilla, el origen de creación del sitio, las etiquetas de confidencialidad y la exclusión de hasta 100 sitios.

Actividades del sitio en el ámbito

Las directivas de sitio inactivas analizan la actividad en SharePoint y plataformas conectadas como Teams, Viva Engage (anteriormente Yammer) y Exchange para detectar la última actividad de un sitio.

Ámbito de las actividades de la aplicación

Las directivas de sitio inactivas no tienen en cuenta la actividad de la aplicación a través del token de aplicación. La actividad de la aplicación a través del token de usuario solo se considera cuando un agente de usuario participa y cumple los criterios siguientes.

Plantillas de sitio en el ámbito

La administración del ciclo de vida del sitio revisa la actividad de los sitios de comunicación, los sitios clásicos, los sitios conectados a Teams y los sitios conectados a grupos con los siguientes tipos de plantilla de sitio:

Sitios fuera del ámbito

Los siguientes sitios se consideran fuera del ámbito y se excluyen de la detección de actividad de sitio:

• Sitios de OneDrive

• Sitios creados por usuarios del sistema

• Sitios de catálogo de aplicaciones

• Sitios raíz

• Sitios principales

• Sitios de administración de inquilinos

• Sitios asociados a canales compartidos y privados de Teams

Modos de directiva

Al configurar una directiva de ciclo de vida de sitio, puede elegir entre una directiva de simulación y una directiva activa.

Modo de simulación

La directiva de simulación se ejecuta una vez y genera un informe basado en los parámetros establecidos. Si se produce un error, debe eliminarlo y crear uno nuevo. Una vez valida una directiva de simulación, puede convertirla en una directiva activa.

Modo activo

La directiva activa se ejecuta mensualmente, generando informes y enviando notificaciones a los propietarios del sitio para confirmar el estado del sitio. Si se produce un error durante un mes determinado, se volverá a ejecutar en la siguiente programación. La directiva aplica acciones en sitios que permanecen sin confirmación o sin confirmación por parte del propietario o administrador del sitio, siempre que la haya configurado para realizar acciones de cumplimiento.

Creación de una directiva de sitio inactiva

Para crear una directiva de sitio inactiva, expanda Directivas y seleccione Administración del ciclo de vida del sitio en el Centro de administración de SharePoint:

1. Seleccione + Crear directiva y, a continuación, seleccione Siguiente.

   

2. Elija la opción de ámbito de directiva y seleccione Siguiente.

Si selecciona Cargar un archivo CSV con una lista de hasta 10 000 direcciones URL, puede cargar una lista de direcciones URL de sitio de sitios seleccionados para la directiva.

5. Defina la configuración de la directiva seleccionando el período de inactividad, los destinatarios del correo electrónico y las acciones de cumplimiento. Selecciona Siguiente.

   Durante el paso de configuración, puede:

   • Elija enviar correos electrónicos a los propietarios del sitio o administradores del sitio, o ambos.
   • Personalice el contenido del correo electrónico para proporcionar más contexto e instrucciones a los destinatarios del correo electrónico.
   • Elija las acciones de cumplimiento si no hay ninguna respuesta de los propietarios o administradores del sitio después de tres notificaciones.

   Elección de acciones de cumplimiento

   Para los sitios que no están certificados o atestiguados después de 3 notificaciones mensuales para cualquiera de las directivas de administración del ciclo de vida del sitio, puede realizar una de las siguientes acciones de cumplimiento.

   Acción de cumplimiento	Comportamiento de la directiva
   No hacer nada	Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Después de este período, no se enviará ninguna notificación durante los próximos tres meses. Si el sitio permanece sin confirmación después de seis meses, se reanudan las notificaciones mensuales. El informe de ejecución de directivas muestra los sitios no confirmados como sin acción por el propietario del sitio. Puede descargar este informe y filtrar los sitios marcados como sin acción.
   Acceso de solo lectura	Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como atestiguado durante este período, el sitio pasa al modo de solo lectura.
   Archivo sitios después del período de solo lectura obligatorio	Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como atestiguado durante este período, el sitio pasa a un modo de solo lectura durante una duración configurable (3, 6, 9 o 12 meses). Después del número configurado de meses, el sitio se archiva a través de Microsoft 365 Archivo. El archivo está sujeto al inquilino que habilita Microsoft 365 Archivo en el Centro de microsoft Administración.

   En la captura de pantalla siguiente se muestra un ejemplo de configuración de acciones de cumplimiento para una directiva de atestación de sitio:

   Nota:

   Si configura la directiva para realizar una acción de cumplimiento:

   • Las notificaciones no se enviarán después de que la acción de directiva se realice correctamente.
   • El sitio y su estado se incluyen en el informe mensual.

   

6. Asigne un nombre a la directiva, agregue una descripción (opcional) y seleccione un modo de directiva. Seleccione Finalizar. La directiva se ha creado y se puede ver y administrar desde el panel Directiva de sitio inactivo de administración > del ciclo de vida del sitio.

   

Notificaciones de sitio inactivas a propietarios de sitios o administradores de sitios

Las notificaciones informan a los propietarios de sitios o administradores de sitios de SharePoint cuando un sitio está inactivo durante un número especificado de meses. Para conservar el sitio, los destinatarios de la notificación deben seleccionar el botón Certificar sitio en el correo electrónico de notificación. Una vez certificado, la administración del ciclo de vida del sitio no comprueba la actividad del sitio durante un año.

Sitios administrados por varias directivas de administración del ciclo de vida del sitio

Para cada tipo de directiva de administración del ciclo de vida del sitio (directiva de propiedad del sitio, directiva de sitio inactiva y directiva de atestación del sitio) si se crean varias directivas con el mismo tipo, los correos electrónicos de notificación no se repiten. Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de ese tipo y el sitio permanece sin recibir notificaciones, no se enviarán más notificaciones. El informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".

Por ejemplo, si un sitio está cubierto por dos directivas de sitio inactivas diferentes y recibe un correo electrónico de notificación de la primera directiva, no se enviarán notificaciones adicionales desde la segunda directiva en los próximos 30 días si el sitio sigue sin recibir notificaciones.

Se recomienda asegurarse de que las directivas del mismo tipo no tengan ámbitos superpuestos. Si los sitios están dentro del ámbito de varias directivas del mismo tipo, la programación de notificaciones y las acciones de cumplimiento en el sitio podrían ser imprevisibles.

Acciones de cumplimiento

En la tabla siguiente se resume cómo se comporta la directiva de sitio inactiva en función de la acción de cumplimiento seleccionada:

Modo de solo lectura

Una directiva de sitio inactiva configurada con la acción de aplicación de solo lectura envía notificaciones adicionales para informar a los propietarios del sitio o a los administradores del sitio cuando no hay ninguna respuesta.

Se envía una notificación cuando el sitio entra en modo de solo lectura.

Una vez que el sitio está en modo de solo lectura, se agrega el siguiente banner al sitio:

Eliminación del sitio del modo de solo lectura

Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el Centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.

Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura y deben ponerse en contacto con el administrador de inquilinos para quitar el modo de solo lectura.

Unarchive a site

Para desarchar un sitio en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios archivados. Seleccione el sitio que desea desarchivo y seleccione Reactivar.

Reporting

Los sitios con inactividad durante seis meses se enumeran en el informe de ejecución de directivas. El informe está disponible para su descarga como un archivo .csv y le permite filtrar los sitios que los propietarios del sitio consideran no aptos.

En la tabla siguiente se describe la información incluida en el informe de ejecución de directivas:

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