Évaluer les status de gestion de contenu de votre organization

SharePoint Advanced Management (SAM) fournit un ensemble complet d’outils pour évaluer et améliorer les pratiques de gestion de contenu de votre organization avec des insights et des recommandations actionnables. L’évaluation de la gestion de contenu est le hub pour ces fonctionnalités.

Qu’est-ce que l’évaluation de gestion de contenu ?

L’évaluation de la gestion de contenu est une fonctionnalité intégrée et facile à utiliser de la gestion avancée de SharePoint. En un seul clic, vous pouvez rapidement case activée et améliorer la façon dont votre organization gère le contenu dans les environnements SharePoint. L’évaluation de la gestion du contenu fournit aux administrateurs un processus simple et guidé pour :

• Identifier le contenu potentiellement surpartagé
• Rechercher des problèmes ou des risques (tels que des sites inactifs ou sans propriétaire)
• Définir la préparation de Copilot pour le organization
• Garantir la conformité et maintenir l’intégrité des données
• Recevoir des recommandations actionnables pour la correction
• Suivre la progression au fil du temps avec des évaluations périodiques

L’évaluation utilise la boîte à outils de gestion avancée SharePoint (SAM), qui exécute une suite de rapports essentiels pour exposer les résultats clés et classer les sites qui peuvent nécessiter une attention particulière. Il est destiné à rendre la gouvernance du contenu accessible et exploitable, même pour les administrateurs qui n’ont peut-être pas une expertise technique approfondie.

Rapports inclus

Actuellement, l’évaluation de la gestion du contenu comprend les rapports suivants :

• Sites inactifs : identifie les sites sans activité au cours des 180 derniers jours
• Propriété du site : détecte les sites sans propriétaires ou avec un seul propriétaire
• Héritage rompu : recherche les sites où l’héritage d’autorisation a été rompu
• Partage interne illimité via EEEU (Tout le monde sauf les utilisateurs externes) : localise le contenu partagé avec tous les utilisateurs internes
• Partage illimité via des liens de partage : détecte le contenu partagé via des liens de partage trop permissifs

Pourquoi utiliser l’évaluation de gestion de contenu ?

Les organisations sont confrontées à une complexité croissante de la gestion du contenu sur de grands locataires Microsoft 365. Les défis courants sont les suivants :

• Incertitude quant à l’endroit où commencer avec la gouvernance.
• Difficulté à déterminer s’il existe des problèmes ou des risques réels.
• Manque de clarté quant à savoir si les mesures de gouvernance existantes sont suffisantes.
• Nécessité d’une surveillance et d’une amélioration continues.

L’évaluation de la gestion du contenu résout ces défis en :

• Automatisation de la découverte : découvrir et catégoriser automatiquement les sites potentiellement impactés sans intervention manuelle
• Résultats clairs et actionnables : fournissez une liste claire des problèmes avec les étapes suivantes recommandées spécifiques pour chaque recherche
• Élimination du travail manuel : réduisez le besoin de scripts personnalisés ou d’audits manuels, ce qui peut prendre du temps et entraîner des erreurs
• Réévaluation à la demande : autoriser les administrateurs à réexécuter l’évaluation mensuellement pour garantir l’amélioration et la conformité continues

De quoi avez-vous besoin pour accéder à l’évaluation de gestion de contenu ?

Quelles sont les exigences de licence ?

Votre organization doit disposer de la licence appropriée et répondre à certaines autorisations ou rôles administratifs pour utiliser la fonctionnalité décrite dans cet article.

Tout d’abord, votre organization doit avoir l’une des licences de base suivantes :

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

En outre, vous avez besoin d’au moins une de ces licences :

• Microsoft 365 Copilot licence : au moins un utilisateur de votre organization doit se voir attribuer une licence Copilot (cet utilisateur n’a pas besoin d’être administrateur SharePoint).
• Licence Microsoft SharePoint Advanced Management : Disponible en tant qu’achat autonome.

Configuration requise pour l’administrateur

Vous devez être administrateur SharePoint ou disposer d’autorisations équivalentes.

Informations supplémentaires

Si votre organization dispose d’une licence Copilot et qu’au moins une personne de votre organization se voit attribuer une licence Copilot, les administrateurs SharePoint ont automatiquement accès aux fonctionnalités de gestion avancée sharePoint nécessaires au déploiement de Copilot.

Pour les organisations sans licence Copilot, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion avancée sharePoint en achetant une licence SharePoint Advanced Management autonome.

Où trouver l’évaluation de la gestion de contenu

Vous pouvez accéder à l’évaluation de la gestion de contenu dans le Centre Administration SharePoint :

1. Connectez-vous au Centre d’administration SharePoint avec les informations d’identification de l’administrateur SharePoint pour votre organization.
2. Dans le volet de navigation gauche, sélectionnez Gestion avancée.
3. Recherchez le nouvel écran de démarrage de l’évaluation (l’affichage précédent basé sur les menus est toujours disponible sous « Toutes les fonctionnalités »).
4. Sélectionnez Démarrer l’évaluation.

L’évaluation exécute automatiquement les rapports SAM pertinents, analyse les résultats et présente les résultats dans un tableau de bord convivial.

• Côté gauche : résumé visuel des sites impactés
• Côté droit : le panneau des résultats du rapport répertorie chaque site impacté, les résultats spécifiques et les actions recommandées pour la correction. Sélectionnez chacun des résultats. Vous voyez plus de détails et des documentations Microsoft Learn associées pour résoudre le problème.
• Sous les résultats : vous voyez les dernières instructions et documentations relatives à ces stratégies.

Étapes suivantes après l’exécution de l’évaluation

1. Passer en revue les résultats : examinez la liste des sites marqués comme potentiellement impactés. Le tableau de bord affiche à la fois le nombre et les détails de ces sites.
2. Prendre des mesures : pour chaque recherche, suivez les étapes recommandées fournies. Ces étapes peuvent inclure :
   • Création ou ajustement de stratégies de site (par exemple, en cas de surpartage, d’inactivité ou de propriété potentielle).
   • Utilisation d’outils intégrés pour résoudre les problèmes.
   • Consulter la documentation liée pour obtenir des conseils supplémentaires.
3. Surveiller la progression : réexécutez l’évaluation tous les 30 jours pour suivre les améliorations et détecter de nouveaux problèmes.

Résumé

L’évaluation de la gestion de contenu est un ensemble d’outils puissant et évolutif pour les administrateurs Microsoft 365, conçu pour simplifier et automatiser le processus de gouvernance du contenu. En fournissant des évaluations claires, des recommandations actionnables et une surveillance continue, il permet aux organisations de maintenir un environnement sécurisé et conforme.