Gérer les sites inactifs à l’aide de stratégies de site inactifs

Les fonctionnalités de gestion du cycle de vie de site de Microsoft SharePoint Advanced Management vous permettent d’améliorer la gouvernance des sites en ayant des stratégies automatisées configurées dans le Centre d’administration SharePoint. Les stratégies de site inactives, qui font partie des fonctionnalités de gestion du cycle de vie des sites de SharePoint, vous aident à automatiser ce processus. Vous pouvez configurer une stratégie de site inactif pour détecter automatiquement les sites inactifs et avertir les propriétaires de sites par e-mail. Les propriétaires peuvent ensuite vérifier si le site est toujours actif.

De quoi avez-vous besoin pour créer une stratégie de site inactif

Quelles sont les exigences de licence ?

Votre organization doit disposer de la licence appropriée et répondre à certaines autorisations ou rôles administratifs pour utiliser la fonctionnalité décrite dans cet article.

Tout d’abord, votre organization doit avoir l’une des licences de base suivantes :

• Office 365 E3, E5 ou A5
• Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A5

En outre, vous avez besoin d’au moins une de ces licences :

• Microsoft 365 Copilot licence : au moins un utilisateur de votre organization doit se voir attribuer une licence Copilot (cet utilisateur n’a pas besoin d’être administrateur SharePoint).
• Licence Microsoft SharePoint Advanced Management : Disponible en tant qu’achat autonome.

Configuration requise pour l’administrateur

Vous devez être administrateur SharePoint ou disposer d’autorisations équivalentes.

Informations supplémentaires

Si votre organization dispose d’une licence Copilot et qu’au moins une personne de votre organization se voit attribuer une licence Copilot, les administrateurs SharePoint ont automatiquement accès aux fonctionnalités de gestion avancée sharePoint nécessaires au déploiement de Copilot.

Pour les organisations sans licence Copilot, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de gestion avancée sharePoint en achetant une licence SharePoint Advanced Management autonome.

Fonctionnement des stratégies de site inactives

Étendue des stratégies de site inactives

Vous pouvez configurer des paramètres pour une stratégie de site inactif, comme la période d’inactivité, le type de modèle, la source de création de site, les étiquettes de confidentialité et l’exclusion de jusqu’à 100 sites.

Activités de site dans l’étendue

Les stratégies de site inactives analysent l’activité sur SharePoint et les plateformes connectées comme Teams, Viva Engage (anciennement Yammer) et Exchange pour détecter la dernière activité d’un site.

Étendue des activités de l’application

Les stratégies de site inactives ne prennent pas en compte l’activité de l’application via un jeton d’application. L’activité de l’application via un jeton d’utilisateur est prise en compte uniquement lorsqu’un agent utilisateur est impliqué et répond aux critères suivants.

Modèles de site dans l’étendue

La gestion du cycle de vie des sites passe en revue l’activité des sites de communication, des sites classiques, des sites connectés à Teams et des sites connectés à des groupes avec les types de modèles de site suivants :

Sites hors de l’étendue

Les sites suivants sont considérés comme hors de l’étendue et exclus de la détection d’activité de site :

• Sites OneDrive

• Sites créés par les utilisateurs système

• Sites de catalogue d’applications

• Sites racine

• Sites d’accueil

• Sites d’administration de locataire

• Sites associés aux canaux Teams partagés et privés

Modes de stratégie

Lors de la configuration d’une stratégie de cycle de vie de site, vous pouvez choisir entre une stratégie de simulation et une stratégie active.

Mode simulation

La stratégie de simulation s’exécute une seule fois et génère un rapport basé sur les paramètres définis. En cas d’échec, vous devez le supprimer et en créer un nouveau. Une fois que vous avez validé une stratégie de simulation, vous pouvez la convertir en stratégie active.

Mode actif

La stratégie active s’exécute tous les mois, générant des rapports et envoyant des notifications aux propriétaires de site pour confirmer la status du site. S’il échoue pendant un mois particulier, il s’exécute à nouveau selon la planification suivante. La stratégie applique des actions sur les sites qui restent noncertifiés ou non testés par le propriétaire ou l’administrateur du site, à condition que vous l’mettez en place pour prendre des mesures d’application.

Comment créer une stratégie de site inactif

Pour créer une stratégie de site inactif, développez Stratégies et sélectionnez Gestion du cycle de vie du site dans le Centre d’administration SharePoint :

1. Sélectionnez + Créer une stratégie , puis Suivant.

   

2. Choisissez l’option d’étendue de votre stratégie, puis sélectionnez Suivant.

Si vous sélectionnez Charger un fichier CSV avec une liste de jusqu’à 10 000 URL, vous pouvez charger une liste d’URL de site de sites sélectionnés pour la stratégie.

5. Définissez la configuration de la stratégie en sélectionnant la période d’inactivité, les destinataires de l’e-mail et les actions d’application. Sélectionnez Suivant.

   Au cours de l’étape de configuration, vous pouvez :

   • Choisissez d’envoyer des e-mails aux propriétaires de site ou aux administrateurs de site, ou aux deux.
   • Personnalisez le contenu de l’e-mail pour fournir davantage de contexte et d’instructions aux destinataires de l’e-mail.
   • Choisissez des actions d’application s’il n’y a pas de réponse de la part des propriétaires ou administrateurs du site après trois notifications.

   Choisir des actions d’application

   Pour les sites qui ne sont pas certifiés ou attestés après 3 notifications mensuelles pour l’une des stratégies de gestion du cycle de vie des sites, vous pouvez effectuer l’une des actions de mise en application suivantes.

   Action de mise en application	Comportement de stratégie
   Ne rien faire	Les propriétaires de site ou les administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Après cette période, aucune notification n’est envoyée pour les trois prochains mois. Si le site n’est pas testé après six mois, les notifications mensuelles reprennent. Le rapport d’exécution de stratégie répertorie les sites non testés comme non traités par le propriétaire du site. Vous pouvez télécharger ce rapport et filtrer les sites marqués comme non traités.
   Accès en lecture seule	Les propriétaires de site ou les administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Si les destinataires de la notification ne marquent pas le site comme attesté pendant cette période, le site passe en mode lecture seule.
   Archive sites après la période de lecture seule obligatoire	Les propriétaires de site ou les administrateurs de site reçoivent des notifications mensuelles pendant trois mois. Si les destinataires de la notification ne marquent pas le site comme attesté pendant cette période, le site passe en mode lecture seule pour une durée configurable (3, 6, 9 ou 12 mois). Après le nombre de mois configuré, le site est archivé via Microsoft 365 Archive. L’archivage est soumis au fait que le locataire active Microsoft 365 Archive dans le Centre Administration Microsoft.

   La capture d’écran suivante montre un exemple de configuration des actions d’application pour une stratégie d’attestation de site :

   Remarque

   Si vous configurez la stratégie pour effectuer une action d’application :

   • Les notifications ne seront pas envoyées une fois l’action de stratégie réussie.
   • Le site et son status sont inclus dans le rapport mensuel.

   

6. Nommez la stratégie, ajoutez une description (facultative) et sélectionnez un mode de stratégie. Sélectionnez Terminer. Votre stratégie est maintenant créée et peut être consultée et gérée à partir du tableau de bord Stratégie de site inactive gestion > du cycle de vie du site.

   

Notifications de site inactifs aux propriétaires de site ou aux administrateurs de site

Les notifications informent les propriétaires ou administrateurs de site SharePoint lorsqu’un site est inactif pendant un nombre spécifié de mois. Pour conserver le site, les destinataires de la notification doivent sélectionner le bouton Certifier le site dans l’e-mail de notification. Une fois certifiée, la gestion du cycle de vie du site n’case activée pas l’activité du site pendant un an.

Sites gérés par plusieurs stratégies de gestion du cycle de vie des sites

Pour chaque type de stratégie de gestion du cycle de vie du site (stratégie de propriété du site, stratégie de site inactif et stratégie d’attestation de site), si plusieurs stratégies sont créées sous le même type, les e-mails de notification ne sont pas répétés. Si une notification a été envoyée au cours des 30 derniers jours à partir d’une stratégie de ce type et que le site n’est pas certifiée, aucune autre notification n’est envoyée. Le rapport d’exécution de stratégie affiche la status du site comme « Notifié par une autre stratégie ».

Par exemple, si un site est couvert par deux stratégies de site inactif différentes et reçoit un e-mail de notification de la première stratégie, aucune notification supplémentaire ne sera envoyée à partir de la deuxième stratégie dans les 30 prochains jours si le site reste sans certificat.

Il est recommandé de s’assurer que les stratégies du même type n’ont pas d’étendues qui se chevauchent. Si les sites relèvent de plusieurs stratégies du même type, la planification des notifications et les actions de mise en œuvre sur le site peuvent devenir imprévisibles.

Actions d’application

Le tableau suivant récapitule le comportement de la stratégie de site inactif en fonction de l’action d’application sélectionnée :

Mode lecture seule

Une stratégie de site inactive configurée avec l’action d’application en lecture seule envoie des notifications supplémentaires pour informer les propriétaires de site ou les administrateurs de site en l’absence de réponse.

Une notification est envoyée lorsque le site passe en mode lecture seule.

Une fois que le site est en mode lecture seule, la bannière suivante est ajoutée au site :

Supprimer le site du mode lecture seule

Pour supprimer un site du mode lecture seule dans le Centre d’administration SharePoint, accédez à la page Sites actifs , sélectionnez le site, puis sélectionnez Déverrouiller dans le panneau page du site.

Les propriétaires de site ne peuvent pas supprimer un site du mode lecture seule et doivent contacter l’administrateur client pour supprimer le mode lecture seule.

Annuler l’archivage d’un site

Pour annuler l’archivage d’un site dans le Centre d’administration SharePoint, développez Sites et sélectionnez Sites archivés. Sélectionnez le site que vous souhaitez annuler l’archivage, puis sélectionnez Réactiver.

Reporting

Les sites avec inactivité pendant six mois sont répertoriés dans le rapport d’exécution de la stratégie. Le rapport est disponible en téléchargement sous la forme d’un fichier .csv et vous permet de filtrer les sites considérés comme non traités par les propriétaires de sites.

Le tableau suivant décrit les informations incluses dans le rapport d’exécution de la stratégie :

Articles connexes

• Stratégie d’expiration de groupe Microsoft 365

• Restaurer les groupes supprimés

• Vue d’ensemble de Microsoft 365 Archive