非作用中信箱可讓您在前員工離開組織之後保留其電子郵件，而且可由已因合規性或法律原因而獲授與 電子檔探索許可權 的授權人員存取。 例如，系統管理員、合規性主管和記錄管理員，他們可以使用內容搜尋來搜尋和匯出非作用中信箱的內容。 非作用中的信箱無法接收電子郵件，也不會顯示於貴組織的共用通訊錄或其他清單中。
如需非使用中的信箱詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。
建立非使用中信箱
將信箱設為非作用中需要保留信箱，然後刪除信箱或對應的使用者帳戶。
若要讓信箱處於非作用中狀態，必須 正確授權 信箱，才能在刪除信箱之前將保留套用至信箱。 刪除使用者帳戶之後，與使用者帳戶相關聯的任何 Exchange Online 授權都可以指派給新使用者。
建議您使用 Microsoft 365 保留來套用信箱的保留。 其他方法請參閱 瞭解非使用中信箱。
刪除信箱的最佳方式是在 Microsoft 365 系統管理中心中刪除對應的使用者帳戶。 如需刪除使用者帳戶的相關資訊，請參閱 從組織中刪除使用者。 不過，您也可以使用 Exchange Online PowerShell 中的 Remove-Mailbox Cmdlet 來刪除信箱。 如需詳細資訊，請參閱 刪除或還原 Exchange Online 中的使用者信箱。
下表摘要說明程序，讓不同保留案例的非使用中信箱。
| 到。。。 | 執行這項作業... | 結果 |
|---|---|---|
| 只有在員工離職之後無限期保留信箱內容 | 1. 套用 Microsoft 365 保留設定，並針對信箱 (保留原則) 或特定電子郵件項目， (一或多個保留標籤) 。 2. 等待套用保留設定。 3. 刪除使用者的 Microsoft 365 帳戶。 |
非作用中信箱中已套用保留設定的所有內容，包括 [可復原的郵件] 資料夾中的專案，都會無限期保留。 |
| 在員工離開組織後，將所有信箱內容保留一段時間，然後刪除信箱 | 1. 將 Microsoft 365 保留原則套用至信箱，其保留設定會保留，然後在保留期間到期時刪除專案。 2. 等待套用保留設定。 3. 刪除使用者的 Microsoft 365 帳戶。 |
當信箱專案的保留期間到期時，專案會移至 [可復原的郵件] 資料夾，然後在 Exchange 信箱 (的已刪除專案保留期間到期時，從非作用中信箱永久刪除 (清除) ) 。 Microsoft 365 保留原則的保留期間一律以接收或建立信箱專案的原始日期為基礎。 |
注意事項
如果設定為保留或保留然後刪除內容的 Microsoft 365 保留設定已套用至信箱或信箱專案，或已將訴訟保留放在信箱上，或者您只需要刪除對應的使用者帳戶即可建立非作用中信箱。
檢視非使用中信箱的清單
您可以使用 Microsoft Purview 入口網站來檢視組織中非作用中信箱的清單。
注意事項
入口網站最多只能顯示 5,000 個非作用中信箱。 若要檢視超過 5,000 個非使用中信箱，您必須使用 Exchange Online PowerShell，如步驟指示之後所述。
針對此設定，請使用 Microsoft Purview 入口網站 和組織的合規性系統管理員帳戶。
登入 Microsoft Purview 入口網站>解決方案>資料生命週期管理>預訂須知>保留原則。
選取 [非作用中信箱 ] 選項。 例如，從 Microsoft Purview 入口網站：
![資料生命週期管理中 [保留原則] 頁面上的非作用中信箱選項。](media/inactive-mailbox-option.png)
[非作用中信箱] 頁面會顯示非作用中信箱的清單。 選取其中一個以查看該非作用中信箱的詳細數據。 詳細數據包括信箱的 Exchange 識別碼，以及它是否處於 訴訟保留狀態。
您不會在詳細數據窗格中看到其他類型的保留，例如 Microsoft 365 保留原則或電子檔探索保留。 若要尋找這項資訊，請參閱 如何識別 Exchange Online 信箱上放置的保留類型。
如果您有許多非使用中信箱，您可能會發現搜尋和排序 CSV 檔案會更輕鬆，以取得您在清單中看到的詳細數據：在 [非使用中信箱] 頁面上，選取 
[匯出]。
或者，您可以在 Exchange Online PowerShell 中執行下列命令，以顯示非使用中信箱的清單：
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted
您也可以執行下列命令，將非作用中信箱清單和其他資訊匯出至 CSV 檔案。 在此範例中，CSV 檔案是在目前目錄中建立。
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoTypeInformation
注意事項
非作用中信箱可能與作用中使用者信箱具有相同的 SMTP 位址。 在此情況下， DistinguishedName 或 ExchangeGuid 屬性的值可用來唯一識別非使用中信箱。
搜尋並匯出非作用中信箱的內容
您可以使用 Microsoft Purview 入口網站中的內容搜尋工具來存取非作用中信箱的內容。 如需詳細資訊，請參閱 內容搜尋的功能參考 一文。
變更非作用中信箱的保留持續時間
信箱設為非作用中之後，您或許可以變更套用至非作用中信箱的保留持續時間。
如需逐步程式，請參閱 變更非作用中信箱的保留持續時間。
復原非作用中的信箱
如果前員工返回您的組織，或如果聘用新員工來承擔前員工的工作職責，您可以復原非使用中信箱的內容。
當您復原不在作用中的信箱時，信箱轉換成新的信箱、 保留的內容和非使用中的信箱資料夾結構，及信箱連結至新的使用者帳戶。 它會復原之後，非使用中的信箱不存在。
如需復原非使用中信箱時所發生的逐步程式和詳細資訊，請參閱 復原非使用中信箱。
將非使用中信箱的內容還原至另一個信箱
如果其他員工承擔前員工的工作職責，或其他人需要存取非使用中信箱的內容，您可以還原 (，或將非使用中信箱的內容) 合併至現有的信箱。
當您還原非使用中信箱內容複製到另一個信箱。 非使用中的信箱，則會保留與會維持不在作用中的信箱。 非使用中信箱仍可以使用電子檔探索進行搜尋、其內容可以還原至另一個信箱，或稍後復原或刪除。
如需逐步程式，請參閱 還原非使用中信箱。
刪除非作用中的信箱
如果您不再需要保留非使用中信箱的內容，您可以移除套用至非使用中信箱的保留，以永久刪除非使用中信箱。
如需詳細資訊和逐步程式，請參閱 刪除非作用中信箱。