在您的中小型企業中設定 Microsoft Teams

本指南旨在幫助中小型企業的 IT 系統管理員了解和設置 Teams。 根據預設，註冊並購買商務用 Microsoft 365 訂用帳戶的人員會取得系統管理員權限。 該人員可以將系統管理員許可權指派給其他人，以協助他們管理組織的 Microsoft 365。

Microsoft Teams 是一個數位中心，可將對話、會議、檔案和應用程式集中在一個地方。 由於它是以 Microsoft 365 為基礎，因此企業可以從與熟悉的 Office 應用程式和服務的整合中受益。

Microsoft Teams 可讓您：

• 與客戶、合作夥伴、供應商和同事在線會面。 出席者不需要 Teams 即可加入 Teams 會議。
• 透過 Bookings 分享可用性並排定聚會。
• 透過聊天從您的網站回答客戶的詢問。
• 使用 Teams 電話授權撥打電話。
• 舉辦高品質的網路研討會。
• 使用檔案、聊天和應用程式進行協作。

本指南可協助您開始：

• 新增使用者並授予他們 Teams 的存取權。
• 將您企業的網域連線到 Teams。
• 將現有的行事曆與 Teams 同步處理。
• 為您的中小型企業設定 Teams 功能。
• 安裝 Teams。
• 獲得支援並分享回饋。

如果您要尋找如何使用 Teams 或訓練其他人使用 Teams 的相關資訊，請參閱我們的 Microsoft 採用網站 或 Microsoft Teams 訓練。

新增使用者並授予他們 Teams 的存取權

每個使用者都需要使用者帳戶和授權，才能登入並存取 Teams。 您可以遵循這些指示，使用 Microsoft 365 系統管理中心新增使用者。

如果您已設定具有作用中 Teams 授權的全域或使用者系統管理員帳戶，您也可以使用 Teams 內的管理員應用程式來新增使用者。

1. 在 Teams 中安裝並啟動管理員應用程式。
2. 選取 [管理員] 應用程式首頁或 [使用者] 頁面中的 [新增使用者] 選項。
3. 輸入所需資訊來新增單一或多個使用者。
4. 請依照提示購買授權，並將授權指派給使用者。

您可以隨時從「使用者」頁面中選取使用者來變更使用者的授權。 您可以使用 Teams 中管理員應用程式中的 [訂用帳戶] 頁面來管理環境中可用的授權。

了解有關 Teams 許可證的更多信息， 請訪問此鏈接。

如果您想要讓使用者有機會在擁有 Teams 授權之前試用 Teams，您可以設定 Teams 探索。 深入瞭解 Teams 探索。

將您企業的網域連線到 Teams

當您購買 Microsoft 365 時，您會獲得一個預設網域 (例如： contoso.onmicrosoft.com) 。 如果沒有額外設定，Microsoft 365 使用者的 Microsoft 365 使用者名稱中就會有這個預設網域 (例如： jane@contoso.onmicrosoft.com) 。

如果您的企業已有網域 (，則此預設網域可能會造成混淆例如：contoso.com) 。 連線您的網域可讓您的使用者使用其現有的使用者名稱登入，並確保您的合作夥伴和客戶在透過 Teams 與您互動時看到一致的身分識別。 將您的網域連線到 Teams 不會影響您的網域用於電子郵件、網站或 Microsoft 365 以外的其他產品的方式。

深入瞭解使用整合 商務電子郵件與 Microsoft Teams 一文來連線網域所需採取的步驟。 您也可以遵循下列步驟，在 Microsoft 365 系統管理中心連線您的網域。

將現有的行事曆與 Teams 同步處理

根據預設，Teams 已連線到 Exchange 以進行行事曆。 如果您使用 Exchange 以外的提供者進行電子郵件和行事曆，您可以連線您的網域來設定與 Teams 的行事曆同步處理。 此同步可讓您和您的使用者在兩個行事曆中查看所有 Teams 和其他會議。 它也會確保不會錯過傳入和傳出的 Teams 會議，並收到接受和拒絕等會議回應。

為獲得最佳體驗，您應該先連結商家的網域，再設定日曆同步。 請依照下列步驟，使用整合 您的商務電子郵件與 Microsoft Teams 一文來設定行事曆同步處理。 請依照以下步驟設定 Google 日曆和 Teams 之間的同步設定與 Google Workspace 的日曆同步。

為您的中小型企業設定 Teams 功能

有許多方法可以自訂 Teams。 下列各節說明如何設定 Teams 以符合您商務的需求。 您設定每個 Teams 功能的順序取決於您。 請經常回來查看新功能的設定指南。

跳至您感興趣的節：

• 聊天、團隊和頻道
• 會議和研討會
• 網路研討會
• 含通話方案的 Teams 電話
• 透過 Bookings 排程
• 從 Google 日曆安排 Teams 會議
• 使用即時聊天在您的網站上與客戶聯繫
• 透過 Copilot 進行 AI 支援的協作
• 檔案共用
• Teams 中的應用程式

聊天、團隊和頻道

聊天、團隊和頻道是 Teams 的基石。 聊天 可讓一或多個使用者彼此交談、共用檔案，以及私下開會。 團隊可以對組織中的每個人可見，也可以只對特定受眾可見，讓合適的人員在任何任務或場合進行協作，無論是長期執行的專案還是組織員工入職材料。 團隊內的頻道可以為特定主題、項目、部門或任何其他對您的團隊有意義的分類提供集中討論空間。

如需在推出聊天、團隊和頻道之前應考慮的事項的詳細資訊，請參閱 團隊和頻道概觀。

您不需要為使用者執行其他動作，使用者即可開始使用聊天、團隊和頻道。 不過，有許多選項可用來控制 Teams 的使用方式。 您可以立即進行變更，或等到您可以看到人們如何使用 Teams 為止。 Teams 系統管理中心可讓您存取所有傳訊原則和設定。 您也可以使用 Teams 中的管理員應用程式來調整最受歡迎的設定。 如需詳細資訊，請查看下列文章：

• 管理 Teams 中的訊息原則
• Teams 設定

使用聊天、團隊和頻道進行外部協作

透過聊天、小組和頻道進行共同作業，可以與組織內部和外部的人員進行。 啟用外部共同作業可能需要您調整 Teams 原則和設定。

透過適當的設定，您可以與屬於受信任 Microsoft 365 組織的企業外部 Teams 使用者聊天 (例如，具有 Microsoft 365 公司或學校帳戶) 的客戶或合作夥伴，或不受組織管理的 Teams 和 Skype 使用者 (例如，具有 Microsoft 365 或 Skype 個人帳戶) 的客戶。 啟用外部聊天不會向您聊天的 Teams 使用者開放 Teams 環境的其他部分，例如會議或檔案。 深入瞭解 允許外部聊天所需的 Teams 設定和原則更新。

如果您想要將外部連絡人的擴充存取權授與 Teams 環境，您可以授與他們來 賓存取權。 來賓存取可讓您將小組、頻道中的文件、聊天和應用程式的存取權授予組織外部的人員，同時保持對企業資料的控制。 任何擁有 Microsoft 365 公司、學校或個人帳戶的人都可以新增為來賓。 深入瞭解 如何為您的環境開啟訪客存取權。 啟用來賓存取之後，請 遵循本指南， 以深入瞭解如何邀請來賓加入您在 Teams 中。

Teams 中的共用頻道會 建立共同作業空間，您可以在其中邀請不在裝載頻道的小組中的人員。 只有共享頻道的所有者或成員的用戶才能訪問該頻道。 來賓無法新增至共用頻道，但如果組織外部的人員擁有 Teams 公司或學校帳戶，您可以邀請他們參與。 深入瞭解 如何在共用頻道中設定與外部參與者的協作。

會議和研討會

會議和會議可讓您組織中的人員與合作夥伴、廠商、客戶和同事在線上開會。 任何擁有 Teams 用戶端的人都可以加入他們受邀參加 的會議 。 如果出席者沒有 Teams，他們也可以使用桌面上的 Web 用戶端或 從其行動應用程式市集的 Teams 行動應用程式加入。 深入瞭解 與外部參與者的 Teams 會議。

參與者可以使用其設備的麥克風、攝像頭和屏幕加入對話，而無需電話。 參與者可以使用電腦或行動裝置與其他參與者聊天、進行語音通話，以及分享影片和應用程式。

您可以使用多種會議功能來強化您的企業品牌。 會議主題包含在 Teams 進階版中。 它們允許管理員透過套用特定主題來自訂預先加入和大廳畫面的視覺外觀。 會議主題包括您企業的品牌顏色、代表您品牌的自訂圖像以及您企業的標誌。 若要深入瞭解 Microsoft Teams 中的會議主題，請參閱 會議主題。

自定義會議背景可讓 Teams 進階版系統管理員上傳自定義組織映像，供其使用者在會議期間用作虛擬背景。 此功能可協助使用者維護隱私、減少干擾或為會議增添商業品牌統一感。 您可以使用使用者或群組原則，將唯一的背景指派給特定個人或部門。 如果您沒有 Teams 進階版，個別使用者可以在 Teams 桌面上上傳和使用自己的會議背景。 若要深入瞭解如何管理自訂會議背景，請參閱 會議背景。

音訊會議 可讓參加者撥打會議電話號碼並輸入會議 ID，以使用一般電話加入會議。 當參與者沒有良好的因特網連線、會議是純語音的，或其他一些情況不允許他們透過 Teams 桌面或行動應用程式加入時，音訊會議很有用。

Teams 中的會議依預設為啟用狀態，不過，您可以控制召集人和參與者的會議體驗。 您也可以設定會議之前和會議期間，允許和不允許人員執行哪些工作。 如需詳細資訊，請參閱下列文章：

• 系統管理員快速入門 - Microsoft Teams 的會議和即時活動

網路研討會

Teams 網路研討會可讓您為客戶執行互動式簡報。 當您在 Teams 中設定網路研討會時，您可以：

• 設定活動註冊。
• 發布演講者簡介。
• 通過網絡研討會報告深入了解您的網絡研討會出席情況。

網路研討會預設會在您的 Teams 環境中啟用。 深入瞭解 如何管理誰可以為您的企業排定網路研討會。

含通話方案的 Teams 電話

含通話方案的 Microsoft 365 Teams 電話適用於使用者少於 300 位的企業，提供您辦公室電話系統的所有功能。 Teams 電話包括語音信箱、來電顯示、電話系統功能表、免付費電話號碼等等，您不需要管理複雜且昂貴的內部部署電話系統。

有關適用於中小型企業的 Teams 電話 (含通話方案) 詳細資訊，請參閱 Teams 電話中小型企業指南。 如果您需要更多瞭解或部署 Teams 電話的協助，請在此處與我們聯絡： ContactTeamsPhoneSMB@microsoft.com。

透過 Bookings 排程

Microsoft Bookings 功能可協助您排程和管理與客戶、客戶或同事的約會。 Bookings 包含以 Web 為基礎的預約頁面，該頁面與 Microsoft Outlook 和 Teams 整合，以最佳化您的行事曆，並讓您的客戶能夠彈性地預訂最適合他們的時間。

• 深入瞭解 Bookings 如何協助您的企業簡化排程。
• 深入瞭解如何讓企業中的使用者可以使用適用於 Teams 的 Bookings 應用程式。

從 Google 日曆安排 Teams 會議

您可以使用 Google 日曆的 Teams 會議插件直接從 Google 日曆安排 Teams 會議。 深入瞭解 如何安裝附加元件。 IT 管理員也可以從 Google Workplace 管理員控制台安裝外掛程式。

使用即時聊天在您的網站上與客戶聯繫

實時聊天允許您網站的訪問者通過面向客戶的網站上的聊天小部件與您的企業聊天。 訪客可以透過您網站的聊天提出問題，將他們直接連接到 Teams 中的支援團隊。 深入瞭解 如何設定和管理即時聊天室。

透過 Copilot 進行 AI 支援的協作

Copilot in Teams 可以：

• 透過人工智慧的力量幫助您的企業更快地執行任務並增強協作。
• 協助您將工作自動化，以便您可以在會議、通話和聊天交談期間專注於讓客戶和合作夥伴全神貫注。
• 總結會議和通話中的關鍵討論要點，包括誰在發言、他們說了什麼，以及人們在哪些方面一致或不同意。
• 建議行動項目並回答您的任何問題，所有這些都在會議期間或會議後實時進行。
• 幫助您重寫和編輯聊天和頻道消息，以提高語氣、長度和清晰度。
• 透過整合文件、簡報、電子郵件、行事曆、筆記和連絡人的資料，協助您尋找和使用隱藏在文件中或遺失在交談中的資訊。
• 使用 Teams 中的資訊來協助您快速趕上或識別工作。

從 以小型企業為中心的 Copilot 採用網站 或 Microsoft 365 Copilot 檔，深入瞭解如何在 Teams 環境中啟用 Copilot。

檔案共用

當您透過 Teams 啟用檔案共用時，可讓您的企業與合作夥伴、廠商、客戶和同事共同作業，同時保護企業的智慧財產權和敏感性資訊。 透過 Teams 共用的檔案是由您的企業擁有和管理，而不是個人。 用戶可以從 Teams 頻道、聊天、會議和 Teams 中的 OneDrive 應用程序共享文件。

根據預設，會啟用使用外部存取、來賓存取或匿名存取與組織外部的人員共用，但共用通道和跨雲端案例需要額外的設定。 深入瞭解 如何為組織外部的廠商、合作夥伴和客戶啟用安全共用。

Teams 中的應用程式

Teams 中的應用程式可協助使用者將商務工具和服務集中在一個位置，以便與他人共同作業。 Teams 應用程式是由 Microsoft 和其他公司發佈。 您也可以專門為您的企業建立 Teams 應用程式。 應用程式的一些範例如下：

• 用於將任務共享和分配給頻道中的各種用戶的應用程序。
• 一款與您的客戶管理系統整合並追蹤客戶線索和進度的應用程式。
• 一款可幫助您安排員工輪班和日程安排的應用程序。

身為管理員，您可以控制允許哪些應用程式。 您也可以協助為使用者自動安裝應用程式。 深入瞭解 Teams 應用程式以及如何管理它們。

安裝 Teams

當您準備好讓使用者開始使用 Teams 時，他們可以在其 Windows、Mac 或 Android 或 iOS 裝置上安裝 Teams 用戶端。 使用者可以直接從 https://teams.microsoft.com/downloads下載 Teams 用戶端。

使用者無需使用 Web 在桌面上安裝應用程式即可使用 Teams。 從 此網站存取 Teams 網頁版。

請確定組織中的每個使用者都有 Teams 授權，才能使用 Teams。 如需指派 Teams 授權的詳細資訊，請參閱 管理使用者對 Teams 的存取權。

使用者將擁有使用 Teams 授權和應用程式加入會議的最佳體驗，但不是必需的。 客戶或合作夥伴不需要 Teams 授權即可加入 Teams 會議。 深入瞭解 如何為 Teams 環境啟用匿名會議加入。

如果您想要部署 Teams 用戶端的詳細資訊，請參閱 安裝 Teams 用戶端之組織的準備檢查清單。

取得支援並分享意見反應

如果您需要更多協助來設定小型企業的 Teams 環境，您可以連絡我們的即時支援專員。 透過 Teams 管理員應用程式要求支援：

1. 在 Teams 用戶端中啟動 Teams 管理員應用程式。
2. 選取左側導覽中的 支援 。
3. 搜尋您需要協助的問題。
4. 如果提供的文章不符合您的需求，請選取 [連絡支援]。
5. 選擇一種支援方式，支援代理將與您聯繫。

如果您對我們如何改善中小型企業的 Teams 體驗有意見反應，您可以在我們的 Microsoft Teams – 小型企業社群中分享您的想法。