Zdefiniuj role i obowiązki

Określenie ról i obowiązków ma kluczowe znaczenie dla pomyślnego wdrożenia platformy Power Platform, ponieważ zapewnia przejrzystość, odpowiedzialność i wydajność. Takie podejście sprzyja współpracy, dostosowuje inicjatywy do celów strategicznych oraz zapewnia zgodność i bezpieczeństwo.

Planując Centrum doskonałości Power Platform, ważne jest, aby przypisać dobrze zdefiniowane role i obowiązki rosnącej grupie interesariuszy. W miarę ewolucji zaangażowania poszerzają się grupy interesariuszy, co wymaga bardziej szczegółowych ról i działań, które można śledzić w stosunku do odpowiedzialnych osób. Dobrze skonstruowana macierz RACI (odpowiedzialny, konsultowany, poinformowany) zapewnia przejrzystość ról i obowiązków, zapewniając płynniejsze zarządzanie.

Zdefiniuj jasne role i obowiązki w zakresie wspierania:

• Odpowiedzialność: Upewnij się, że każdy zna swoje konkretne obowiązki, co pomaga pociągnąć poszczególne osoby do odpowiedzialności za ich zadania.
• Efektywność: Jasno zdefiniuj role, aby zapobiec nakładaniu się i redundancji oraz efektywnie wykorzystywać zasoby i czas.
• Współpraca: Wspieraj lepszą współpracę i komunikację między członkami zespołu, ponieważ każdy rozumie swoją rolę w szerszym kontekście.
• Spójność: Utrzymuj spójność procesów i praktyk, co ma kluczowe znaczenie dla skalowania i utrzymania adopcji Power Platform.
• Nadzór: Ustal jasne role nadzoru, aby zapewnić, że zasady i procedury są przestrzegane oraz że platforma jest używana bezpiecznie i zgodnie z przepisami.
• Upodmiotowienie: Wzmocnij pozycję członków zespołu, zapewniając im jasne zrozumienie ich ról i zadań, aby czuli się pewnie.
• Przejrzystość: Zapewnij jasne role i obowiązki, aby pomóc obywatelskim twórcom wiedzieć, z kim się skontaktować w celu uzyskania zatwierdzenia, zapewniając, że działania są autoryzowane wydajnie i prawidłowo.

Aby pomyślnie wdrożyć Power Platform, należy zrównoważyć realizację szans z ograniczaniem ryzyka. Równowaga ta zależy od trzech kluczowych założeń: jasności celów, jasności ról i przejrzystości zadań. W tym artykule dowiesz się, jak zidentyfikować role i obowiązki związane z Wdrożeniem Power Platform, opisać zadania i inicjatywy, jakie podejmują, a także ustanowić macierz RACI (odpowiedzialny, konsultowany, poinformowany), aby zapewnić przejrzystość tych ról i obowiązków.

Przejrzystość celu

Przejrzystość celu pomaga każdemu zrozumieć cele i cel pracy. Jasne cele wyznaczają kierunek i motywację, pomagając członkom zespołu dostosować swoje wysiłki do celów strategicznych organizacji.

Wyobraź sobie, że za rok platforma Power Platform zostanie dobrze przyjęta i zarządzana w Twojej organizacji. ​Jak sytuacja może wyglądać inaczej w przypadku Ciebie i użytkowników? Czy zobaczyłbyś bardziej usprawnione procesy, w których twórcy efektywnie tworzą i zarządzają rozwiązaniami, które zwiększają wartość biznesową? Czy platforma zostałaby wykorzystana w pełni, wspierając innowacje i współpracę między działami?

Bez odpowiedniego nadzoru może pojawić się znaczne ryzyko. Słaby nadzór może prowadzić do luk w zabezpieczeniach, naruszeń danych i niezgodności z przepisami branżowymi. Może to również skutkować nieefektywnym wykorzystaniem zasobów, powielaniem wysiłków i źle dostosowanymi projektami. Podobnie bez planu usprawnień dla twórców mogą nie odkryć zalet Power Platform, mieć trudności ze znalezieniem odpowiednich zasobów wewnętrznie lub nie mieć świadomości ich możliwości, co może prowadzić do słabego zwrotu z inwestycji. Zapewnienie przejrzystości celów jest kluczowym krokiem w ograniczaniu tego ryzyka i pomyślnym przyjęciu platformy Power Platform.

Wezwanie do działania: Przeprowadź warsztaty z kluczowymi interesariuszami, aby zdefiniować i udokumentować jasne cele wdrożenia Power Platform. Skoncentruj się na dostosowaniu tych celów do celów strategicznych organizacji, zidentyfikowaniu potencjalnych zagrożeń i ustanowieniu praktyk nadzoru w celu ograniczenia tego ryzyka. Upewnij się, że wszyscy uczestnicy rozumieją, jak ważna jest jasność celów i w jaki sposób wpływa ona na pomyślne przyjęcie platformy i nadzór nad nią.

Dowiedz się więcej: Opracuj wizję adopcji Power Platform

Przejrzystość ról

Wdrażając platformę Power Platform, ważne jest osiągnięcie przejrzystości ról i zdefiniowanie ról w organizacji. Jasne role i obowiązki zapewniają, że każdy rozumie swoje zadania, co prowadzi do bardziej wydajnej i efektywnej współpracy. Pomaga także uniknąć nakładania się i luk w obowiązkach, zapewniając uwzględnienie wszystkich aspektów procesu adopcyjnego.

Weź pod uwagę role odpowiedzialne za wykonywanie działań, a także role, z którymi należy się konsultować i informować. Takie podejście zapewnia zaangażowanie wszystkich zainteresowanych stron, a proces adopcji ma charakter włączający i kompleksowy.

W miarę dojrzewania wdrożenia role w organizacji mogą wymagać dostosowania. Początkowo jedna osoba może pełnić wiele ról, ale w miarę rozwoju organizacji i procesu adopcji staje się coraz bardziej złożony, okazuje się, że należy udoskonalić i rozszerzyć te role w oparciu o potrzeby zespołu i opinie. Podobnie role mogą się różnić w zależności od wielkości organizacji oraz dojrzałości jej ról i możliwości.

W następnej sekcji omówiono kluczowe role zwykle związane z wdrażaniem platformy Power Platform i sposób, w jaki przyczyniają się one do jej sukcesu.

Role strategiczne i wykonawcze

• Power Platform właściciel produktu: Nadzorowanie kierunku strategicznego, nadzoru i zarządzania Power Platform. Ustaw wizję i plan działania dla Power Platform tak, aby był zgodny z celami organizacji, zapewniał zgodność z zasadami i przepisami oraz zarządzał ogólnymi ramami ładu.
• Kierownictwo/kadra kierownicza: Kieruj kierunkiem strategicznym i zapewniaj zgodność inicjatyw Power Platform z celami biznesowymi. Promuj przyjęcie rozwiązań przez użytkowników i zapewniaj odpowiednie zasoby.
• Zarządzanie zmianą: Zarządzaj przejściem i adaptacją Power Platform, zapewniając płynne Wdrożenie i akceptację użytkowników.
• Analitycy biznesowi: Identyfikuj potrzeby biznesowe i opracowuj rozwiązania Power Platform spełniające te potrzeby. Zapewnij zgodność z celami organizacji.
• Biuro zarządzania projektami: Upewnij się, że projekty niskokodowe są zarządzane zgodnie ze standardami organizacyjnymi i mechanizmami kontroli projektu. Zapewnij nadzór i zarządzanie, aby zapewnić pomyślną realizację projektu.

Administracja i nadzór

• Administratorzy Power Platform: administruj Power Platform, zarządzaj ustawieniami zabezpieczeń, monitoruj wydajność i rozwiązuj problemy. Zespół ten jest odpowiedzialny za stan platformy, higienę i monitorowanie, a także za wdrażanie poręczy i utrzymywanie stałego poziomu bezpieczeństwa.
• Power Platform Administratorzy środowiska: Nadzorują zarządzanie środowiskami i ich Power Platform konfigurację. Zespół ten wykonuje podobne zadania jak administratorzy Platformy, ale jest delegowany do mniejszej podsekcji organizacji.
• Zespół ds. zarządzania informacjami: Upewnia się, że informacje generowane i używane są odpowiednio obsługiwane, z zachowaniem zgodności ze standardami ochrony danych i przepisami.
• Zespół ds. bezpieczeństwa informacji i zgodności: Upewnia się, że Power Platform jest zgodne z przepisami branżowymi i politykami wewnętrznymi. Zespół ten zapewnia, że Power Platform spełnia cele cyberbezpieczeństwa organizacji i jest zgodny z przepisami dotyczącymi sztucznej inteligencji.

Wsparcie i umożliwianie

• Liderzy społeczności i umożliwienia: Zapewnianie szkoleń i wsparcia użytkownikom Power Platform, upewniając się, że rozumieją i potrafią efektywnie korzystać z narzędzi. Ta rola pomaga osobom adoptującym w pełni wykorzystać platformę poprzez szkolenia, wskazówki i wzajemne wsparcie. Ta rola często tworzy społeczność liderów poprzez identyfikację i szkolenie entuzjastycznych użytkowników, wspieranie współpracy i docenianie wkładu w podtrzymanie zaangażowania i dzielenie się wiedzą.
• Operacje IT (pomoc techniczna): zapewnienie pierwszej linii pomocy technicznej dla aplikacji i rozwiązań opartych na platformie, rozwiązywanie problemów użytkowników i zapewnianie płynnego działania.
• Administrator usługi Azure: nadzorowanie administrowania usługami Azure na poziomie dzierżawy. Wspierają administratorów Power Platform w konfigurowaniu funkcji Azure, takich jak konfigurowanie wystąpienia usługi Azure Application Insights lub konta magazynu Azure w celu wsparcia monitorowania.
• Microsoft 365 admin: Wspieraj Power Platform zespół za pomocą funkcji administracyjnych Microsoft 365, takich jak przypisywanie licencji i konfiguracja użytkownika.
• Inni administratorzy usługi: role administratorów specyficzne dla usług, które administrują usługami, takimi jak Copilot, Power BI oraz Microsoft Teams, zapewniają prawidłową konfigurację i pomoc techniczną. Obsługują administratorów Power Platform za pomocą funkcji administracyjnych specyficznych dla usługi.

Rozwój i architektura

• Twórcy (od obywateli do pro-deweloperów): Efektywnie korzystaj z platformy, aby rozwiązywać problemy biznesowe, pozostając w ramach obsługiwanych barier ochronnych.
• Inżynier DevOps: Łączenie rozwoju i operacji, wdrażanie i automatyzacja procesów w celu usprawnienia cyklu życia tworzenia oprogramowania. Pomagają skonfigurować ciągłą integrację i dostarczanie, poprawiając wydajność i niezawodność.
• Architekci korporacyjni: Projektowanie i nadzorowanie architektury Power Platform w celu dostosowania jej do strategii technologicznych organizacji. Zapewniają integrację z systemami branżowymi (LOB) i określają kryteria dotyczące tego, kiedy należy korzystać z platformy Power Platform, a kiedy z innych systemów.
• Architekci rozwiązań: Opracowywanie i wyprowadzanie architektury rozwiązań, zapewniając, że spełniają one potrzeby biznesowe i wymagania techniczne przy użyciu usług Power Platform, Microsoft 365 i Azure.

Dane i sztuczna inteligencja

• Zarządcy danych: Utrzymują jakość, bezpieczeństwo i zgodność danych. Ustanawiają zasady nadzoru nad danymi i zarządzają uprawnieniami dostępu.
• Strateg AI: Dopasowuje strategię AI do celów biznesowych, zapewniając, że inicjatywy AI wspierają i ulepszają cele organizacji.
• Oficer ds. etyki AI: Monitoruje standardy etyczne AI i zgodność z nimi poprzez przeprowadzanie przeglądów etycznych AI i raportów oceny ryzyka. Zapewniają przestrzeganie odpowiedzialnych standardów sztucznej inteligencji i uwzględnianie ich w projektach obejmujących funkcje sztucznej inteligencji.

Użytkownicy końcowi

• Użytkownicy końcowi: Używaj Power Platform do codziennych zadań, korzystając z jego możliwości w celu poprawy produktywności i wydajności.

Przejrzystość zadań

Jasność zadań odnosi się do jasnej definicji i zrozumienia konkretnych zadań, które należy wykonać. Dzięki przejrzystości zadań każdy członek zespołu wie dokładnie, czego się od niego oczekuje, w tym kroki i standardy wymagane do wykonania swoich zadań. Ta przejrzystość pomaga zmniejszyć zamieszanie, poprawia wydajność i gwarantuje, że wszyscy pracują na rzecz tych samych celów.

Aby zidentyfikować i zdefiniować zadania:

• Podziel cele: Zacznij od podzielenia ogólnych celów na mniejsze, łatwe do wykonania zadania. To ćwiczenie pomaga określić, co należy zrobić, aby osiągnąć większe cele.
• Przypisz obowiązki: Przypisz każde zadanie do określonej roli lub osoby. Upewnij się, że wszyscy znają swoje obowiązki i sposób, w jaki ich zadania przyczyniają się do ogólnych celów.
• Szczegółowe kroki i standardy: Zdefiniuj kroki wymagane do wykonania każdego zadania i standardy, które należy spełnić. Określ na przykład terminy, oczekiwania dotyczące jakości i wszelkie niezbędne zasoby.
• Komunikuj się jasno: Upewnij się, że wszyscy członkowie zespołu są świadomi swoich zadań i mają informacje potrzebne do ich wykonania. Regularna komunikacja pomaga rozwiać wszelkie wątpliwości i zapewnić wszystkim jedność.
• Monitoruj i dostosowuj: Stale monitoruj postęp zadań i wprowadzaj poprawki w razie potrzeby. Takie podejście gwarantuje efektywną realizację zadań i szybkie rozwiązywanie problemów.

Identyfikując i definiując zadania, zastanów się, w jaki sposób bieżące procesy Twojej organizacji można zastosować w Power Platform. Kluczowe czynniki, które należy wziąć pod uwagę, to:

• Wymagania dotyczące przeglądu cyberbezpieczeństwa: zdefiniuj konkretne scenariusze i progi, które wymagają przeglądu cyberbezpieczeństwa, aby upewnić się, że aplikacja spełnia standardy zabezpieczeń organizacji.
• Oceny wpływu na biznes/architekturę/bezpieczeństwo: Przeprowadź dokładne oceny potencjalnego wpływu na operacje biznesowe, architekturę systemu i stan zabezpieczeń.
• Standardy wielkości i realizacji projektu: Ustal jasne wytyczne dotyczące szacowania zakresu projektu i przestrzegania harmonogramów realizacji, aby zapewnić spójną i wydajną realizację projektu.
• Zatwierdzanie: Przedstaw proces zatwierdzania. Uwzględnij interesariuszy i dokumentację niezbędną do zatwierdzenia uruchomienia.
• Dołączanie: Szczegółowo opisz kroki i zasoby potrzebne do efektywnej integracji nowych użytkowników lub zespołów ze środowiskiem Power Platform.
• Zarządzanie zmianami: Opracuj ustrukturyzowane podejście do zarządzania zmianami. Uwzględnij plany komunikacji i szkolenia, aby ograniczyć zakłócenia.
• Przekazanie do pomocy technicznej: Zapewnij płynne przejście do zespołów pomocy technicznej, dostarczając kompleksową dokumentację i szkolenia w celu utrzymania stałego zadowolenia użytkowników.

Priorytetyzuj zadania według horyzontów czasowych

Mapowanie horyzontu to technika używana do wizualizacji i ustalania priorytetów zadań w różnych horyzontach czasowych. Mapując zadania na horyzonty bezpośrednie, krótkoterminowe i długoterminowe, organizacje zapewniają, że zaspokoją pilne potrzeby, planując przyszłe cele. Takie podejście pomaga w zrównoważeniu krótkoterminowych wymagań z długoterminowymi celami strategicznymi, zapewniając trwały postęp i zgodność z ogólnymi celami biznesowymi.

• Horyzont 1 (natychmiastowy): Zadania, które muszą zostać wykonane w krótkim okresie, zazwyczaj w ciągu kilku dni lub tygodni. Zadania te są pilne i krytyczne dla bezpośrednich celów.
• Horyzont 2 (krótkoterminowy): Zadania, które są ważne, ale nie pilne, zaplanowane na najbliższe miesiące. Zadania te wspierają cele średniookresowe.
• Horyzont 3 (długoterminowy): Zadania będące częścią planowania długoterminowego, często obejmujące od kilku miesięcy do lat. Zadania te są zgodne z celami strategicznymi i przyszłym rozwojem.

Mapując zadania w horyzonty, należy wziąć pod uwagę zależności między inicjatywami, budżetem, bieżącymi i planowanymi projektami oraz ruchami osób podczas tworzenia planu działania.

Przykładowa lista zadań

Zadania różnią się w zależności od wielkości organizacji i stopnia zaawansowania wdrożenia Power Platform. Jednak podczas ustanawiania procesów zarządzania i pielęgnowania platformy Power Platform są zwykle zaangażowane następujące zadania. Ta lista zadań nie jest wyczerpująca, ale służy jako podstawowy przewodnik ułatwiający rozpoczęcie planowania strategii wdrażania Power Platform.

Przykładowa macierz RACI

Po zidentyfikowaniu ról i zadań uporządkuj je w matrycę RACI. Celem macierzy RACI jest wyjaśnienie ról i obowiązków poprzez zdefiniowanie, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i poinformowany w odniesieniu do każdego zadania.

1. Zacznij od wyszczególnienia wszystkich zadań i ról związanych z Twoim projektem. Wypisz wszystkie zadania w kolumnie po lewej stronie i wszystkie role w górnym wierszu macierzy.

2. Przypisz odpowiednią wartość RACI do każdej roli: a. Odpowiedzialny (R): Osoba wykonująca zadanie. b. Rozliczalny (A): Osoba ostatecznie odpowiedzialna za wykonanie zadania. c. Konsultowany (C): osoby, które wnoszą wkład i przekazują informacje zwrotne. d. Poinformowany (I): Osoby, które muszą być informowane o postępach i wynikach.

3. Upewnij się, że każde zadanie ma jedną osobę odpowiedzialną i że obowiązki są jasno rozdzielone.

4. Udostępnij matrycę RACI zespołowi, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją swoje role i obowiązki.

Ten przykład ilustruje sposób tworzenia macierzy RACI:

Ciągłe doskonalenie

W miarę postępów organizacji we wdrażaniu platformy Power Platform stale rozwijaj swoje role i obowiązki. Ta ciągła ocena pomaga identyfikować nowe zadania, które pojawiają się w miarę dojrzewania adaptacji, i zapewnia, że istniejące zadania są nadal istotne i efektywnie zarządzane. Zarządzanie zmianami odgrywa kluczową rolę w tym procesie, zapewniając ustrukturyzowane podejście umożliwiające płynną realizację zmian. Regularnie przeglądając i aktualizując matrycę RACI, możesz dostosować się do nowych wyzwań, usprawnić przepływ pracy i zachować zgodność ze swoimi celami strategicznymi.

Następny krok

Zdefiniowanie zorganizowanego modelu dostarczania i organizacji jest niezbędne do pomyślnego wdrożenia Power Platform w Twojej organizacji. Dobrze zdefiniowany model ustanawia jasne role i obowiązki oraz sprzyja współpracy i innowacjom.