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Ajouter SharePoint comme source de connaissances

SharePoint en tant que source de connaissances au niveau de l’assistant pour les réponses génératives fonctionne en associant votre assistant à une URL SharePoint ou à des listes SharePoint. Cette option offre la prise en charge complète de SharePoint dans Copilot Studio.

Note

  • Dans la boîte de dialogue Ajouter des connaissances, il existe deux options SharePoint. L’option SharePoint dans la section de chargement de fichiers est utilisée pour charger des fichiers ou dossiers SharePoint individuels et active les fonctionnalités de synchronisation de fichiers. Cet article traite de l’option SharePoint qui fournit la prise en charge complète de SharePoint dans Copilot Studio.

  • Pour obtenir la liste des limites et des fonctionnalités SharePoint prises en charge, consultez les limites SharePoint de l’application web Copilot Studio.

  • Pour ajouter des fichiers ou dossiers SharePoint individuels, consultez Ajouter des fichiers et dossiers SharePoint.

  • Les réponses de l’assistant qui utilisent SharePoint comme source de connaissances ne sont pas incluses dans les transcriptions de conversation.

  • Pour les agents mis au point dans les sources de connaissances SharePoint, l’activation du graphe client avec la recherche sémantique offre une meilleure récupération des connaissances et une qualité de réponse significative. Cette fonctionnalité utilise des outils internes de récupération de pointe, qui permettent à l’assistant d’obtenir un volume de contexte plus important, avec une plus grande précision. Toutefois, en raison de la complexité accrue du système, certains utilisateurs et requêtes peuvent rencontrer une faible augmentation de la latence.

Lorsque vous publiez votre agent, les appels utilisant des réponses génératives sont effectués au nom de l’utilisateur qui discute avec l’agent, en utilisant les paramètres d’authentification configurés dans l’agent. Par défaut, les assistants créés dans Copilot Studio et dans Microsoft Teams sont configurés avec l’option d’authentification Authentifier avec Microsoft, qui fonctionne dans des environnements tels que Microsoft Teams, Power Apps et Microsoft 365 Copilot.

Note

Il est possible d’utiliser des réponses génératives avec des données SharePoint dans les conversations instantanées Microsoft Teams sans nécessiter d’authentification manuelle. Pour utiliser cette méthode pour un assistant précédemment publié, reconfigurez l’assistant pour qu’il utilise Authentifier avec Microsoft, puis publiez-le à nouveau sur Microsoft Teams. Quelques heures peuvent s’écouler avant que cette modification ne prenne effet. Si un utilisateur est au milieu d’une conversation et que le changement ne semble pas avoir pris effet, il peut saisir « recommencer » dans la conversation instantanée pour forcer le redémarrage de la conversation avec la version la plus récente de l’agent. Ces modifications sont désormais disponibles pour les conversations Teams 1:1 entre l’utilisateur et l’agent. Elles ne sont pas encore disponibles pour les conversations de groupe ou les messages de canal.

Si vous souhaitez utiliser l’authentification manuelle pour votre agent, voir Scénarios d’authentification avancés.

Ajouter des sites SharePoint en tant que source de connaissances

Lorsqu’un utilisateur pose une question et que l’agent n’a pas de rubrique à utiliser pour une réponse, l’agent recherche l’URL et tous les sous-chemins. Par exemple, une URL telle que contoso.sharepoint.com/sites inclut également des sous-chemins tels que contoso.sharepoint.com/sites/policies. Les réponses génératives résument ce contenu en une réponse ciblée.

Pour ajouter un site SharePoint en tant que source de connaissance, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l’agent.

  2. Sélectionnez Ajouter des connaissances dans les pages Vue d’ensemble ou Connaissances, ou les Propriétés d’un nœud de réponses génératives.

  3. Dans la section Sélection , sélectionnez SharePoint.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Ajouter des connaissances, mettant en évidence l’option SharePoint.

  4. Indiquez l’URL SharePoint. Séparez plusieurs URL par des sauts de ligne manuels (utilisez Maj + Entrée).

  5. Ajoutez un nom et une description. La description doit être aussi détaillée que possible, en particulier si l’IA générative est activée, car la description facilite l’orchestration générative.

  6. Sélectionnez Ajouter pour finir d’ajouter la source de connaissances.

Ajouter des listes SharePoint en tant que source de connaissances

Les listes SharePoint sont un moyen populaire de stocker des données tabulaires et de fournir un accès rapide et facile aux informations. Votre assistant peut utiliser ces listes comme source de connaissances. En ajoutant une liste SharePoint en tant que source de connaissances, vous créez une connexion en temps réel à la source, de sorte que les données les plus actuelles sont utilisées pour les requêtes et le raisonnement. Les utilisateurs sont authentifiés à l’aide de leurs informations d’identification SharePoint, ce qui garantit qu’ils ont l’autorisation d’accéder aux données avant que votre assistant fournisse une réponse.

  1. Ouvrez l’agent.

  2. Sélectionnez Ajouter des connaissances dans les pages Vue d’ensemble ou Connaissances, ou les Propriétés d’un nœud de réponses génératives.

  3. Dans la section Sélection , sélectionnez SharePoint.

  4. Sélectionnez Parcourir les éléments pour rechercher votre liste souhaitée ou entrez l’URL d’une liste SharePoint spécifique.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Ajouter des connaissances, une fois l’option SharePoint sélectionnée, mettant en surbrillance les éléments Parcourir et entrez les options d’URL.

  5. Lorsque vous sélectionnez Parcourir les éléments, la boîte de dialogue est automatiquement remplie avec Mes listes et Listes récentes. Mes listes affiche uniquement les listes créées dans l’application Listes SharePoint. Toutes les autres listes apparaissent dans les listes récentes. Si vous ne voyez pas de liste dont vous avez besoin, ouvrez SharePoint et accédez à la liste, puis la liste apparaît dans Listes récentes.

    Capture d’écran de la boîte de dialogue Ajouter des connaissances, une fois l’option SharePoint sélectionnée, et le créateur a sélectionné l’option Parcourir les éléments pour sélectionner des listes.

    Vous pouvez sélectionner jusqu’à 15 listes à la fois. Chaque liste est ajoutée aux sources de connaissances de l’assistant en tant qu’éléments individuels. Pour ajouter d’autres listes à l’assistant, utilisez à nouveau ces étapes et sélectionnez d’autres listes.

    Note

    Si vous souhaitez utiliser une liste SharePoint à laquelle vous avez accès partagé, mais qui n’est pas affichée dans Listes récentes, collez l’URL de la liste dans la sélection d’URL.

  6. Après avoir sélectionné vos listes souhaitées, sélectionnez Confirmer la sélection.

  7. Ajoutez un nom et une description. La description doit être aussi détaillée que possible, en particulier si l’IA générative est activée, car la description facilite l’orchestration générative.

  8. Sélectionnez Ajouter pour finir d’ajouter la source de connaissances.

Scénarios d’authentification avancés

Par défaut, Copilot Studio préconfigure les assistants pour authentifier les utilisateurs à l’aide de l’authentification Microsoft pour accéder aux sources SharePoint lorsqu’ils se connectent à un assistant via Microsoft Teams, Power Apps ou Microsoft 365 Copilot. Toutefois, si vous devez configurer manuellement l’authentification, les étapes suivantes sont nécessaires pour que les réponses génératives fonctionnent avec les sources de données SharePoint.

Important

Si la recherche SharePoint restreinte est activée, l’utilisation de SharePoint est bloquée.

  • Les réponses génératives provenant de sources SharePoint ne sont pas disponibles pour les utilisateurs invités dans les applications compatibles avec l’authentification unique.

  • Pour authentifier votre agent, consultez Authentification.

  • Pour obtenir des instructions sur la façon de créer l’enregistrement de l’application Microsoft Entra ID nécessaire, consultez Configurer l’authentification de l’utilisateur avec Microsoft Entra ID. Lors de la création de cet enregistrement, vous ou votre administrateur devez spécifier les étendues Sites.Read.All et Files.Read.All dans l’enregistrement de l’application Microsoft Entra ID.

  • Si vous sélectionnez Aucune authentification, cela spécifie que votre assistant ne récupère pas d’informations de SharePoint.

  • Lorsque vous configurez l’authentification, les étendues contrôlent l’accès utilisateur. Spécifiez Sites.Read.All et Files.Read.All dans le champ d’étendues à proximité des valeurs profile et openid existantes dans Copilot Studio. Ces étendues ne fournissent pas aux utilisateurs davantage d’autorisations lors de l’utilisation de l’assistant, mais autorisent leur contenu éligible partir du site SharePoint, tel que configuré pour les réponses génératives.

  • SharePoint prend en charge le paramètre Authentifier manuellement avec les fournisseurs de services d´authentification suivants :

    • Microsoft Entra ID
    • Microsoft Entra ID V2 avec des informations d’identification fédérées
    • Microsoft Entra ID V2 avec des certificats
    • Microsoft Entra ID V2 avec secrets client

  • SharePoint ne prend pas en charge l’authentification manuelle à l’aide d’OAuth générique.

  • Cette configuration s’applique uniquement aux réponses génératives et ne s’applique pas aux connecteurs Power Platform.

Filtrez votre source SharePoint

Les créateurs peuvent aider les performances de la source de connaissances SharePoint de leur assistant en spécifiant les paramètres de requête de recherche. Ces paramètres de requête définissent ce qui sera recherché dans la source de connaissances. Par exemple, vous pouvez spécifier que vous souhaitez uniquement rechercher des éléments qui ont été modifiés au cours des 6 derniers mois. Ce type de filtre est construit comme suit :

Attribut Opérateur Valeur
Modified on on or after X date

Capture d’écran des paramètres avancés de la source de connaissances SharePoint, affichant un exemple des paramètres configurés.

Créer des conditions de filtre

Après avoir ajouté une source de connaissances SharePoint, vous pouvez définir des conditions de recherche.

  1. Sur la page Connaissances , sélectionnez votre source SharePoint.

  2. Sélectionnez les trois points (...) pour la source SharePoint et sélectionnez Modifier.

  3. Sélectionnez Paramètres avancés.

  4. Générez vos filtres pour inclure ou exclure des informations de votre source de connaissances SharePoint. Vous pouvez baser le filtre sur l’une des sélections suivantes :

    • Civilité
    • Auteur
    • Modifié par
    • Modifiée le

  5. Vous pouvez définir la valeur de la condition sur l’une des valeurs suivantes :

  6. Lorsque vous avez terminé de configurer vos filtres, sélectionnez Enregistrer.

Si vous souhaitez filtrer votre source SharePoint, vous devez désactiver les paramètres suivants :

  • Recherche Web
  • Au niveau de l’assistant, le paramètre Utiliser des connaissances générales dans les paramètres IA générative de l’assistant
  • Au niveau de la rubrique, Autoriser l’IA à utiliser ses propres connaissances générales (version préliminaire) dans le nœud de réponses génératives

La désactivation de ces paramètres garantit que l’assistant répond sans réponse s’il ne trouve pas de résultat dans la source de connaissances SharePoint filtrée.

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