Rollen und Verantwortlichkeiten definieren

Die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung von Power Platform , da sie Klarheit, Verantwortlichkeit und Effizienz gewährleistet. Dieser Ansatz fördert die Zusammenarbeit, richtet Initiativen an strategischen Zielen aus und gewährleistet Compliance und Sicherheit.

Bei der Planung Ihres Power Platform Center of Excellence ist es wichtig, der wachsenden Gruppe von Stakeholdern klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Mit der Weiterentwicklung des Engagements erweitern sich die Stakeholder-Gruppen, was eine detailliertere Nachverfolgung der Rollen und Aktionen anhand der verantwortlichen Personen erfordert. Eine gut aufgebaute RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) schafft Klarheit über Rollen und Verantwortlichkeiten und sorgt für ein reibungsloseres Management.

Definieren Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten zur Unterstützung:

• Rechenschaftspflicht: Stellen Sie sicher, dass jeder seine spezifischen Aufgaben kennt, was dazu beiträgt, den Einzelnen für seine Aufgaben zur Rechenschaft zu ziehen.
• Effizienz: Definieren Sie klar Rollen, um Überschneidungen und Redundanzen zu vermeiden und Ressourcen und Zeit effizient zu nutzen.
• Zusammenarbeit: Fördern Sie eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, da jeder seine Rolle im Gesamtbild versteht.
• Konstanz: Halten Sie die Konstanz von Prozessen und Praktiken aufrecht, die für die Skalierung und Aufrechterhaltung der Einführung von Power Platform entscheidend ist.
• Governance: Legen Sie klare Governance-Rollen fest, um sicherzustellen, dass Richtlinien und Verfahren befolgt und die Plattform sicher und konform verwendet wird.
• Empowerment: Befähigen Sie Teammitglieder, indem Sie ihnen ein klares Verständnis ihrer Rollen und Aufgaben vermitteln, damit sie sich zuversichtlich fühlen.
• Klarheit: Stellen Sie klare Rollen und Verantwortlichkeiten bereit, damit die Citizen Maker wissen, an wen sie sich für Genehmigungen wenden können, und stellen Sie sicher, dass Aktivitäten effizient und korrekt autorisiert werden.

Für eine erfolgreiche Einführung von Power Platform müssen Sie die Realisierung von Chancen mit der Risikominderung in Einklang bringen. Dieses Gleichgewicht hängt von drei Hauptgrundsätzen ab: Zielklarheit, Rollenklarheit und Aufgabenklarheit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten identifizieren, die an der Einführung von Power Platform beteiligt sind, die Aufgaben und Initiativen skizzieren, die sie übernehmen, und eine RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) einrichten, um Klarheit in diese Rollen und Verantwortlichkeiten zu bringen.

Klarheit des Ziels

Die Klarheit des Ziels hilft jedem, die Ziele und den Zweck seiner Arbeit zu verstehen. Klare Ziele geben Richtung und Motivation vor und helfen den Teammitgliedern, ihre Bemühungen an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten.

Stellen Sie sich vor, in einem Jahr wird Power Platform in Ihrer Organisation gut angenommen und geregelt. Inwiefern könnten die Dinge für Sie und die Benutzer anders sein? Würden Sie optimierte Prozesse sehen, bei denen Entwickler effizient Lösungen erstellen und verwalten können, die den Geschäftswert steigern? Würde die Plattform ihr volles Potenzial ausschöpfen und Innovation und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fördern?

Ohne eine angemessene Governance können erhebliche Risiken entstehen. Schlechte Governance kann zu Sicherheitslücken, Datenschutzverletzungen und der Nichteinhaltung von Branchenvorschriften führen. Es kann auch zu einer ineffizienten Nutzung von Ressourcen, doppeltem Aufwand und falsch ausgerichteten Projekten führen. Ebenso könnten Ersteller ohne einen Enablement-Plan die Vorteile von Power Platform nicht entdecken, Schwierigkeiten haben, intern geeignete Ressourcen zu finden, oder sich ihrer Fähigkeiten nicht bewusst sein, was zu einer schlechten Kapitalrendite führt. Die Gewährleistung der Zielklarheit ist ein entscheidender Schritt, um diese Risiken zu mindern und eine erfolgreiche Einführung von Power Platform zu erreichen.

Aufruf zum Handeln: Führen Sie einen Workshop mit den wichtigsten Stakeholdern durch, um klare Ziele für die Einführung von Power Platform zu definieren und zu dokumentieren. Konzentrieren Sie sich darauf, diese Ziele an den strategischen Zielen der Organisation auszurichten, potenzielle Risiken zu identifizieren und Governance-Praktiken zur Minderung dieser Risiken festzulegen. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie wichtig die Zielklarheit ist und wie sie die erfolgreiche Einführung und Steuerung der Plattform vorantreibt.

Weitere Informationen finden Sie unter Eine Vision für die Einführung von Power Platform entwickeln

Rollenklarheit

Bei der Einführung von Power Platform ist es wichtig, Rollenklarheit zu erreichen und Rollen innerhalb Ihrer Organisation zu definieren. Klare Rollen und Verantwortlichkeiten sorgen dafür, dass jeder seine Aufgaben versteht, was zu einer effizienteren und effektiveren Zusammenarbeit führt. Es hilft auch dabei, Überschneidungen und Lücken in den Zuständigkeiten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Aspekte des Adoptionsprozesses abgedeckt werden.

Berücksichtigen Sie die Rollen, die für die Durchführung von Aktionen verantwortlich sind, sowie die Rollen, die konsultiert und informiert werden müssen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle Beteiligten einbezogen werden und dass der Einführungsprozess inklusiv und umfassend ist.

Mit zunehmender Akzeptanz müssen sich die Rollen in Ihrer Organisation möglicherweise anpassen. Anfangs kann eine Person mehrere Rollen erfüllen, aber wenn die Organisation wächst und der Einführungsprozess komplexer wird, stellen Sie fest, dass Sie diese Rollen basierend auf den Anforderungen und dem Feedback des Teams verfeinern und erweitern müssen. Ebenso können die Rollen je nach Größe der Organisation und dem Reifegrad ihrer Rollen und Fähigkeiten variieren.

Der nächste Abschnitt befasst sich mit den Schlüsselrollen, die typischerweise bei der Einführung von Power Platform eine Rolle spielen, und wie sie zu ihrem Erfolg beitragen.

Strategische und leitende Rollen

• Power Platform-Produktbesitzer: Beaufsichtigt die strategische Ausrichtung, Governance und das Management von Power Platform. Legen Sie die Vision und den Fahrplan für Power Platform zur Ausrichtung auf die Organisationsziele fest, stellen Sie die Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften sicher und verwalten Sie den gesamten Governance-Rahmen.
• Führung/Führungskräfte: Leiten die strategische Ausrichtung und stellen sicher, dass die Power Platform-Initiativen in Einklang mit den Geschäftszielen gebracht werden. Fördern Sie die Benutzerakzeptanz und stellen Sie eine angemessene Ressourcenausstattung sicher.
• Änderungsmanagement: Verwalten Sie den Übergang und die Einführung von Power Platform, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen.
• Business-Analysten: Identifizieren Sie Geschäftsanforderungen und entwickeln Sie Lösungen mithilfe von Power Platform , um diese Anforderungen zu erfüllen. Stellen Sie die Ausrichtung auf die Unternehmensziele sicher.
• Projektmanagementbüro: Stellen Sie sicher, dass Low-Code-Projekte in Übereinstimmung mit den Projektstandards und -kontrollen der Organisation verwaltet werden. Sorgen Sie für Aufsicht und Governance, um eine erfolgreiche Projektabwicklung zu gewährleisten.

Verwaltung und Governance

• Power Platform-Administratoren: Verwalten Sie Power Platform, verwalten Sie Sicherheitseinstellungen, überwachen Sie die Leistung und beheben Sie Probleme. Dieses Team ist für den Zustand, die Integrität und die Überwachung der Plattform sowie für die Implementierung von Leitplanken und die Aufrechterhaltung des fortlaufenden Sicherheitsstatus verantwortlich.
• Power Platform Umgebungsadministratoren: Überwachen Sie die Verwaltung und Konfiguration von Power Platform-Umgebungen. Dieses Team führt ähnliche Aufgaben wie die Plattform-Administratoren aus, denen jedoch Aufgaben für einen kleineren Teilbereich der Organisation delegiert werden.
• Information-Governance-Team: Stellen Sie sicher, dass die generierten und konsumierten Informationen angemessen behandelt werden, wobei die Einhaltung von Datenschutz- und Regulierungsstandards gewahrt bleibt.
• Team für Informationssicherheit und Compliance: Stellen Sie sicher, dass Power Platform die Branchenvorschriften und internen Richtlinien erfüllt. Dieses Team stellt sicher, dass Power Platform die Cybersicherheitsziele des Unternehmens erfüllt und die KI-Vorschriften eingehalten werden.

Support und Aktivierung

• Community- und Aktivierungs-Leads: Bieten Sie Schulungen und Support für Power Platform-Benutzer an, um sicherzustellen, dass sie die Tools verstehen und effektiv nutzen können. Diese Rolle hilft Anwendern, das Beste aus der Plattform herauszuholen, indem sie Schulungen, Anleitungen und Unterstützung durch Kollegen bietet. Diese Rolle schafft oft eine Champion-Community, indem sie begeisterte Benutzer identifiziert und schult, die Zusammenarbeit fördert und Beiträge zur Aufrechterhaltung des Engagements und des Wissensaustauschs anerkennt.
• IT-Betrieb (Support): Bereitstellung von Frontline-Support für Apps und Lösungen, die auf der Plattform basieren, um Benutzerprobleme zu lösen und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.
• Azure-Dienstadministrator: Beaufsichtigt die Verwaltung von Azure-Diensten auf Mandantenebene. Sie unterstützen Power Platform-Administratoren bei der Konfiguration von Azure-Funktionen, z. B. dem Einrichten einer Azure Application Insight-Instanz oder eines Azure-Speicherkontos zur Unterstützung der Überwachung.
• Microsoft 365-Administrator: Sie unterstützen das Power Platform-Team bei administrativen Funktionen in Microsoft 365, wie z. B. Lizenzzuweisung und Benutzerkonfiguration.
• Andere Dienstadministratoren: Dienstspezifische Administratorrollen, die Dienste wie Copilot, Power BI und Microsoft Teams verwalten, um die ordnungsgemäße Konfiguration und Unterstützung sicherzustellen. Sie unterstützen Power Platform-Administratoren mit dienstspezifischen administrativen Funktionen.

Entwicklung und Architektur

• Ersteller (von Citizen Developer bis professioneller Entwickler): Nutzen Sie die Plattform effektiv, um Geschäftsprobleme zu lösen und dabei innerhalb der unterstützten Leitplanken zu bleiben.
• DevOps Engineer: Überbrücken Sie Entwicklung und Betrieb, implementieren und automatisieren Sie Prozesse zur Verbesserung des Softwareentwicklungslebenszyklus. Sie helfen bei der Konfiguration der kontinuierlichen Integration und Bereitstellung und verbessern die Effizienz und Zuverlässigkeit.
• Unternehmensarchitekten: Entwerfen und überwachen Sie die Architektur von Power Platform , um sie an den Technologiestrategien des Unternehmens auszurichten. Sie stellen die Integration mit Geschäftsanwendungssystemen sicher und bestimmen Kriterien für den Einsatz von Power Platform im Vergleich zu anderen Systemen.
• Lösungsarchitekten: Entwickeln und leiten eine Lösungsarchitektur ab, um sicherzustellen, dass sie die geschäftlichen und technischen Anforderungen mithilfe von Power Platform, Microsoft 365 und Azure-Services erfüllen.

Daten und KI

• Datenverwalter: Sorgen für Datenqualität, -sicherheit und -konformität. Sie legen Data-Governance-Richtlinien fest und verwalten Zugriffsberechtigungen.
• KI-Strategen: Richten die KI-Strategie an den Geschäftszielen aus und stellen sicher, dass KI-Initiativen die Unternehmensziele unterstützen und verbessern.
• Ethikbeauftragte: Überwachen die ethischen Standards und die Einhaltung von KI-Standards, indem sie KI-Ethikprüfungsprozesse und Risikobewertungsberichte durchführen. Sie stellen sicher, dass verantwortungsvolle KI-Standards befolgt und in Projekte mit KI-Funktionen integriert werden.

Endbenutzer

• Endbenutzer: Verwenden von Power Platform für tägliche Aufgaben und profitieren von seinen Funktionen zur Verbesserung von Produktivität und Effizienz.

Aufgabenklarheit

Aufgabenklarheit bezieht sich auf die klare Definition und das Verständnis der spezifischen Aufgaben, die erledigt werden müssen. Durch die Klarheit der Aufgaben weiß jedes Teammitglied genau, was von ihm erwartet wird, einschließlich der Schritte und Standards, die zur Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich sind. Diese Klarheit trägt dazu bei, Verwirrung zu vermeiden, die Effizienz zu verbessern und sicherzustellen, dass alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

So identifizieren und definieren Sie Aufgaben:

• Ziele aufschlüsseln: Beginnen Sie damit, die Gesamtziele in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Diese Übung hilft dabei, herauszufinden, was getan werden muss, um die übergeordneten Ziele zu erreichen.
• Verantwortlichkeiten zuweisen: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Rolle oder Person zu. Stellen Sie sicher, dass jeder seine Verantwortlichkeiten kennt und weiß, wie seine Aufgaben zu den Gesamtzielen beitragen.
• Detailschritte und Standards: Definieren Sie die Schritte, die erforderlich sind, um jede Aufgabe zu erledigen, und die Standards, die erfüllt werden müssen. Geben Sie z. B. Fristen, Qualitätserwartungen und alle erforderlichen Ressourcen an.
• Klare Kommunikation: Stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder ihre Aufgaben kennen und über die Informationen verfügen, die sie benötigen, um sie zu erledigen. Regelmäßige Kommunikation hilft, Unsicherheiten auszuräumen und alle auszurichten.
• Überwachen und anpassen: Überwachen Sie kontinuierlich den Fortschritt von Aufgaben und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Aufgaben effektiv erledigt und Probleme umgehend behoben werden.

Überlegen Sie beim Identifizieren und Definieren von Aufgaben, wie die aktuellen Prozesse Ihrer Organisation auf Power Platform angewendet werden können. Zu den wichtigsten Faktoren, die es zu berücksichtigen gilt, gehören:

• Anforderungen an die Cybersicherheitsprüfung: Definieren Sie die spezifischen Szenarien und Schwellenwerte, die eine Cybersicherheitsüberprüfung erfordern, um sicherzustellen, dass die App die Sicherheitsstandards der Organisation erfüllt.
• Folgenabschätzungen für Unternehmen, Architektur und Sicherheit: Führen Sie gründliche Bewertungen durch, um die potenziellen Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb, die Systemarchitektur und die Sicherheitslage zu bewerten.
• Projektgrößen- und Lieferstandards: Legen Sie klare Richtlinien für die Schätzung des Projektumfangs und die Einhaltung von Lieferfristen fest, um eine konsistente und effiziente Projektabwicklung zu gewährleisten.
• Genehmigung: Skizzieren Sie den Genehmigungsprozess. Beziehen Sie die Stakeholder und die Dokumentation ein, die für die Genehmigung der Liveschaltung erforderlich sind.
• Onboarding: Beschreiben Sie die Schritte und Ressourcen, die erforderlich sind, um neue Benutzer oder Teams effektiv in die Power Platform-Umgebung zu integrieren.
• Änderungsmanagement: Entwickeln Sie einen strukturierten Ansatz für die Verwaltung von Veränderungen. Integrieren Sie Kommunikationspläne und Schulungen, um Unterbrechungen zu reduzieren.
• Übergabe an den Support: Sorgen Sie für einen reibungslosen Übergang zu den Supportteams, indem Sie umfassende Dokumentationen und Schulungen bereitstellen, um die kontinuierliche Benutzerzufriedenheit aufrechtzuerhalten.

Aufgaben nach Horizonten priorisieren

Horizon-Zuordnung ist eine Technik zur Visualisierung und Priorisierung von Aufgaben über verschiedene Zeithorizonte hinweg. Durch die Zuordnung von Aufgaben in unmittelbare, kurz- und langfristige Horizonte stellen Unternehmen sicher, dass sie dringende Bedürfnisse erfüllen und gleichzeitig für zukünftige Ziele planen. Dieser Ansatz hilft dabei, kurzfristige Anforderungen mit langfristigen strategischen Zielen in Einklang zu bringen und einen nachhaltigen Fortschritt und eine Ausrichtung auf die allgemeinen Geschäftsziele zu gewährleisten.

• Horizont 1 (unmittelbar): Aufgaben, die kurzfristig erledigt werden müssen, in der Regel innerhalb von Tagen oder Wochen. Diese Aufgaben sind dringend und entscheidend für die unmittelbaren Ziele.
• Horizont 2 (kurzfristig): Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und für die nächsten Monate geplant sind. Diese Aufgaben unterstützen mittelfristige Ziele.
• Horizont 3 (langfristig): Aufgaben, die Teil einer langfristigen Planung sind, die sich oft über mehrere Monate bis Jahre erstreckt. Diese Aufgaben richten sich nach den strategischen Zielen und dem zukünftigen Wachstum.

Berücksichtigen Sie bei der Zuordnung von Aufgaben zu Horizonten die Abhängigkeiten zwischen den Initiativen, dem Budget, den laufenden und geplanten Projekten sowie den Personenbewegungen während der Roadmap-Erstellung.

Beispiel für eine Aufgabenliste

Die Aufgaben variieren je nach Größe der Organisation und dem Grad der Einführung von Power Platform. Die folgenden Aufgaben sind jedoch in der Regel mit der Einrichtung der Power Platform-Governance und dem Ausbau verbunden. Diese Aufgabenliste ist nicht vollständig, dient aber als grundlegender Leitfaden, der Ihnen hilft, mit der Planung Ihrer Strategie zur Einführung von Power Platform zu beginnen.

Beispiel RACI-Matrix

Nachdem Sie die Rollen und Aufgaben identifiziert haben, organisieren Sie sie in einer RACI-Matrix. Der Zweck einer RACI-Matrix besteht darin, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären, indem definiert wird, wer für jede Aufgabe verantwortlich, rechenschaftspflichtig, konsultiert und informiert ist.

1. Beginnen Sie damit, alle Aufgaben und Rollen aufzulisten, die an Ihrem Projekt beteiligt sind. Listen Sie alle Aufgaben in der linken Spalte und alle Rollen in der oberen Zeile der Matrix auf.

2. Weisen Sie jeder Rolle den entsprechenden RACI-Wert zu: a. Verantwortlich (R): Die Person, die die Aufgabe ausführt. b. Rechenschaftspflichtig (A): Die Person, die letztendlich für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist. c. Konsultiert (C): Personen, die Input und Feedback geben. d. Informiert (I): Personen, die über Fortschritte und Ergebnisse auf dem Laufenden gehalten werden müssen.

3. Stellen Sie sicher, dass es für jede Aufgabe eine verantwortliche Person gibt und dass die Verantwortlichkeiten klar verteilt sind.

4. Teilen Sie die RACI-Matrix mit dem Team, um sicherzustellen, dass jeder seine Rollen und Verantwortlichkeiten versteht.

Dieses Beispiel veranschaulicht, wie Sie eine RACI-Matrix erstellen:

Kontinuierliche Verbesserung

Entwickeln Sie Ihre Rollen und Verantwortlichkeiten kontinuierlich weiter, während Ihre Organisation die Einführung von Power Platform vorantreibt. Diese fortlaufende Evaluierung hilft dabei, neue Aufgaben zu identifizieren, die sich mit zunehmender Reife Ihrer Einführung ergeben, und stellt sicher, dass bestehende Aufgaben weiterhin relevant sind und effektiv verwaltet werden. Das Change Management spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle und bietet einen strukturierten Ansatz, um Übergänge reibungslos abzuwickeln. Durch die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung Ihrer RACI-Matrix können Sie sich an neue Herausforderungen anpassen, Arbeitsabläufe rationalisieren und Ihre strategischen Ziele beibehalten.

Nächster Schritt

Die Definition eines strukturierten Bereitstellungs- und Organisationsmodells ist für die erfolgreiche Einführung von Power Platform in Ihrer Organisation unerlässlich. Ein klar definiertes Modell legt klare Rollen und Verantwortlichkeiten fest und fördert Zusammenarbeit und Innovation.